Το τελικό προϊόν της λογιστικής αμοιβαίων κεφαλαίων είναι η ακριβής τιμολόγηση αυτών των επενδυτικών μέσων και η σωστή εκχώρηση των εσόδων από επενδύσεις στους κατόχους τους. Αυτά είναι, συνεπώς, σημαντικές ανησυχίες για τους επικεφαλής χρηματοοικονομικούς λειτουργούς, ελεγκτές και διαχειριστές επιχειρήσεων των εταιρειών αμοιβαίων κεφαλαίων.
Όψεις της λογιστικής των Αμοιβαίων Κεφαλαίων
Περιλαμβάνει ποικίλα βασικά καθήκοντα, τα οποία μπορούν να εκτελεστούν από εσωτερικούς υπαλλήλους ή εξωτερικά σε άλλους παρόχους, όπως οι τράπεζες θεματοφυλακής:
- Υπολογισμός της αξίας του επενδυτικού χαρτοφυλακίου σε καθημερινή βάση. Δείτε τη συζήτηση για την καθαρή αξία ενεργητικού (ΚΑΕ) παρακάτω.
- Προβλέψτε και καταγράψτε όλα τα έσοδα, όπως τα μερίσματα και τους τόκους.
- Η σωστή συγκέντρωση τόκων επί ομολόγων και άλλων ομοειδών τίτλων σταθερού εισοδήματος που κατέχονται στο επενδυτικό χαρτοφυλάκιο.
- Η ορθή απόσβεση της έκπτωσης ή του ασφαλίστρου από τις αγορές ομολόγων. Δείτε λεπτομερή εξήγηση παρακάτω.
- Καταγραφή όλων των συναλλαγών επί τίτλων, όπως αγορά και πώληση επενδύσεων χαρτοφυλακίου.
- Καταγραφή όλων των πραγματοποιηθέντων κεφαλαιουχικών κερδών, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα, που προκύπτουν από συναλλαγές τίτλων στο αμοιβαίο κεφάλαιο.
- Καταγραφή όλων των εισροών και εκροών κεφαλαίων λόγω αγορών και εξαγορών μετοχών από επενδυτές.
- Διατηρώντας τα αρχεία των μετοχών που κατέχουν και των συναλλαγών που πραγματοποιούνται από κάθε μέτοχο στο ταμείο.
- Παρακολούθηση των κατανομών των εσόδων και των κεφαλαιακών κερδών που πραγματοποιήθηκαν στους μετόχους στο ταμείο.
Στα καλύτερα τμήματα λογιστικής αμοιβαίων κεφαλαίων, αυτές οι δραστηριότητες θα είναι ιδιαίτερα αυτοματοποιημένες. Ωστόσο, ορισμένες χειροκίνητες εισροές, αναθεωρήσεις και προσαρμογές μπορεί να είναι απαραίτητες.
Καθαρή αξία ενεργητικού
Συχνά συντομογραφείται η ΚΑΕ, είναι η συνολική αξία του επενδυτικού χαρτοφυλακίου ενός αμοιβαίου κεφαλαίου διαιρούμενο με τον αριθμό των μετοχών που εκκρεμούν. Η τυποποιημένη σύμβαση είναι να υπολογίζεται η ΚΑΕ στο τέλος κάθε ημέρας διαπραγμάτευσης, με βάση τις τιμές κλεισίματος όλων των τίτλων που τηρούνται σε αυτήν. Η ΚΑΕ λαμβάνει επίσης υπόψη τις άλλες δραστηριότητες που αναφέρονται παραπάνω.
Οι εντολές αγοράς ή πώλησης μετοχών ενός αμοιβαίου κεφαλαίου εκτελούνται στην κλειόμενη ΚΑΕ για την ημέρα, εάν παραληφθούν πριν από την ολοκλήρωση της αγοράς. Εάν όχι, εκτελούνται στην ΚΑΕ κλεισίματος για την επόμενη ημέρα διαπραγμάτευσης.
Αποσβέσεις ομολόγων
Όταν τα ομόλογα αγοράζονται με έκπτωση ή με ασφάλιστρο στην ονομαστική τους αξία (δηλαδή, σε τιμή χαμηλότερη ή μεγαλύτερη από την αξία του κεφαλαίου που θα επιστραφεί στον επενδυτή που την κατέχει όταν λήξει το ομολογιακό δάνειο), η διαφορά μεταξύ της τιμής αγοράς και της παρτίδας η αξία καταγράφεται με την πάροδο του χρόνου ως προσαρμογή στα έσοδα από τόκους που δημιουργεί το ομολογιακό δάνειο.
Τα έσοδα από τόκους που αναγνωρίζονται σε ομόλογο που αγοράστηκε με έκπτωση θα είναι υψηλότερα από τα πραγματικά εισπραχθέντα επιτόκια.
Σε ένα ομόλογο που αγοράζεται με ασφάλιστρο, θα είναι χαμηλότερο. Το καθαρό αποτέλεσμα είναι ότι οποιαδήποτε έκπτωση ή πριμοδότηση για την αγορά ομολόγου που κρατείται μέχρι τη λήξη δεν θα αναγνωρίζεται ως κέρδος ή ζημία κεφαλαίου, αλλά ως προσαρμογή στα έσοδα από τόκους. Η απόσβεση των ομολόγων υπολογίζεται σε ημερήσια βάση από αμοιβαία κεφάλαια.
Μελέτη περιπτώσεων
Αυτό είναι επίσης ένα πρωτότυπο παράδειγμα των ειδών εμπλοκών που συναντώνται στον τομέα των διαβουλεύσεων επιχειρήσεων. Μια κορυφαία τράπεζα θεματοφυλακής προσέφερε λογιστικές υπηρεσίες αμοιβαίων κεφαλαίων σε εταιρείες αμοιβαίων κεφαλαίων που την χρησιμοποίησαν ήδη για τη φύλαξη τίτλων. Η λογιστική των αμοιβαίων κεφαλαίων, στο πλαίσιο αυτό, αφορούσε κυρίως τον καθημερινό υπολογισμό της καθαρής αξίας ενεργητικού (NAV). Η τράπεζα και οι πελάτες αμοιβαίων κεφαλαίων της ήταν ικανοποιημένοι από την επικαιρότητα και την ακρίβεια των υπολογισμών της ΚΑΕ που γίνονται.
Η τράπεζα προσέλαβε μια ομάδα συμβούλων από μια μεγάλη εταιρεία λογιστικής Big Four για να μελετήσει τις διαδικασίες στο τμήμα λογιστικής αμοιβαίων κεφαλαίων και να προτείνει αλλαγές για να την βελτιώσει. Η ομάδα συμβούλων της επιχείρησης Big Four πέρασε αρκετές μέρες παρατηρώντας πώς λειτουργεί η υπηρεσία λογιστικής αμοιβαίων κεφαλαίων, σκιάζοντας τους υπαλλήλους της καθώς εκτελούσαν τα καθημερινά τους καθήκοντα. Οι σύμβουλοι ζήτησαν επίσης συνέντευξη από τους υπαλλήλους και τους διευθυντές τους, για να κατανοήσουν καλύτερα τον τρόπο με τον οποίο είδαν τις ευθύνες τους, καθώς και για να αξιολογήσουν τον τρόπο με τον οποίο γνώριζαν σχετικά με τον τομέα λογιστικής των αμοιβαίων κεφαλαίων.
Η ομάδα συμβούλων ανέπτυξε λεπτομερή flowcharts των διαδικασιών στο τμήμα και συζήτησε αυτά με τη διοίκηση, επισημαίνοντας όπου μπορούν να βελτιωθούν οι διαδικασίες εργασίας. Οι σύμβουλοι πρότειναν επίσης βελτιωμένη αυτοματοποίηση. Μετά τη λήψη της έγκρισης από τη διαχείριση των τραπεζών, οι σύμβουλοι έψαχναν για προμηθευτές λογισμικού που είχαν πακέτα κατάλληλα για την κατάσταση της τράπεζας. Εντοπίστηκαν εκείνοι που ήταν πρόθυμοι να προσαρμόσουν το υπάρχον σύστημα ώστε να ανταποκριθούν στις προδιαγραφές που απαιτούνται για τη μοναδική κατάσταση της τράπεζας και το μείγμα πελατών της.
Στη συνέχεια, οι σύμβουλοι επεξεργάστηκαν αυτές τις προδιαγραφές λεπτομερώς και διεξήγαγαν εκτεταμένες δοκιμές του λογισμικού καθώς ολοκληρώθηκε κάθε ενότητα, για να βεβαιωθούμε ότι οι υπολογισμοί έγιναν σωστά και το σύστημα ήταν ανθεκτικό και αξιόπιστο. Η φάση δοκιμής αποδοχής του χρήστη χρειάστηκε αρκετούς μήνες και απαιτούσε μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια.
Όταν το σύστημα ολοκληρώθηκε τελικά με τις προδιαγραφές, η ομάδα συμβούλων επέβλεψε την εγκατάσταση και την εφαρμογή της και οδήγησε την κατάρτιση των εργαζομένων, παραμένοντας στην τοποθεσία έως ότου η τράπεζα αισθάνθηκε άνετα ότι οι νέες διαδικασίες λειτουργούσαν καλά. Συνολικά, το έργο διήρκεσε σχεδόν ακριβώς ένα χρόνο, με μια ομάδα τριών συμβούλων επί τόπου στην τράπεζα καθημερινά.