Αυτή η μορφή είναι απλώς ένας οδηγός. Οι παραλλαγές και οι προσαρμογές είναι κοινές. Θέλετε να κάνετε λήψη αυτού του δείγματος χωρίς τα γραφικά; Κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη δειγμάτων εδώ ή στο παρακάτω μενού.
Πλήρη συστατικά επιστολής επιχειρησιακής επιστολής
Διεύθυνση επιστροφής: Αν το χαρτικά σας έχει επιστολόχαρτο, παραλείψτε το. Διαφορετικά, πληκτρολογήστε το όνομα, τη διεύθυνσή σας και, προαιρετικά, τον αριθμό τηλεφώνου. Αυτές τις μέρες, είναι συνηθισμένο να περιλαμβάνει και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ημερομηνία: Πληκτρολογήστε την ημερομηνία της επιστολής σας δύο έως έξι γραμμές κάτω από το επιστολόχαρτο. Τρία είναι στάνταρ. Αν δεν υπάρχει επιστολόχαρτο, πληκτρολογήστε το ό, τι φαίνεται.
Γραμμή αναφοράς: Εάν ο παραλήπτης ζητήσει συγκεκριμένα πληροφορίες, όπως μια αναφορά εργασίας ή αριθμό τιμολογίου, πληκτρολογήστε την σε μία ή δύο γραμμές, αμέσως κάτω από την ημερομηνία (2). Εάν απαντάτε σε μια επιστολή, ανατρέξτε σε αυτήν εδώ. Για παράδειγμα:
- Re: Εργασία # 625-01
- Re: Η επιστολή σας με ημερομηνία 1/1 / 200x.
Ειδικές ειδοποιήσεις ταχυδρομείου: Πληκτρολογήστε όλους τους κεφαλαίους χαρακτήρες, εάν χρειάζεται.
Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- ΕΙΔΙΚΗ ΠΑΡΑΔΟΣΗ
- ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ
- ΑΕΡΟΠΟΡΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ
Ειδοποιήσεις κατά την άφιξη: Πληκτρολογήστε όλους τους κεφαλαίους χαρακτήρες, εάν χρειάζεται. Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε μια σημείωση στην ιδιωτική αλληλογραφία, όπως μια επιστολή παραίτησης. Συμπεριλάβετε το ίδιο στον φάκελο. Παραδείγματα είναι:
- ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΣ
- ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΣ
Εσωτερική διεύθυνση: Πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνση του ατόμου ή / και της εταιρείας στην οποία στέλνετε το γράμμα, τρεις έως οκτώ γραμμές κάτω από το τελευταίο στοιχείο που πληκτρολογήσατε.
Τέσσερις γραμμές είναι στάνταρ. Εάν πληκτρολογήσετε μια Γραμμή Προσοχής, παραλείψτε το όνομα του ατόμου εδώ. Κάνετε το ίδιο στο φάκελο.
Γραμμή προσοχής: Πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου στο οποίο στέλνετε την επιστολή. Εάν πληκτρολογήσετε το όνομα του ατόμου στην Εσωτερική διεύθυνση, παραλείψτε το. Κάνετε το ίδιο στο φάκελο.
Χαιρετισμός: Πληκτρολογήστε εδώ το όνομα του παραλήπτη. Πληκτρολογήστε τον κ. Ή την κα. [Επώνυμο] για να δείξετε σεβασμό, αλλά μην υποθέσετε ορθογραφία ή φύλο. Μερικές κοινές χαιρετισμοί είναι:
- Κυρίες:
- Αντρών:
- Αγαπητέ κύριε:
- Αγαπητέ κύριε ή κυρία:
- Αγαπητέ [Πλήρες όνομα]:
- Προς κάθε ενδιαφερόμενο:
Θέμα Γραμμή: Πληκτρολογήστε την ουσία της επιστολής σας σε όλους τους κεφαλαίους χαρακτήρες, είτε εκτυφλωθείτε αριστερά είτε κεντραρισμένα. Να είστε συνοπτικοί σε μια γραμμή. Εάν πληκτρολογήσετε μια Γραμμή Αναφοράς, σκεφτείτε αν χρειάζεστε πραγματικά αυτή τη γραμμή. Παρόλο που δεν είναι πραγματικά απαραίτητο για τα περισσότερα γράμματα που σχετίζονται με την απασχόληση, τα παραδείγματα είναι πιο κάτω.
- ΘΕΜΑ: ΠΑΡΑΤΑΣΗ
- ΣΥΣΤΑΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ
- ΕΡΕΥΝΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
Σώμα: Πληκτρολογήστε δύο κενά μεταξύ προτάσεων. Κρατήστε το σύντομο και μέχρι το σημείο.
Δωρεάν Κλείσιμο: Αυτό που πληκτρολογείτε εδώ εξαρτάται από τον τόνο και τον βαθμό διατύπωσης. Για παράδειγμα:
- Με σεβασμό τη δική σας (πολύ επίσημη)
- Ειλικρινά (τυπικό, λιγότερο επίσημο)
- Πολύ αληθινά δική σας (ευγενική, ουδέτερη)
- Καρδιακά δική σας (φιλική, ανεπίσημη)
Υπογραφή μπλοκ: Αφήστε τέσσερις κενές γραμμές μετά το συμπληρωματικό κλείσιμο για να υπογράψετε το όνομά σας.
Υπογράψτε το όνομά σας ακριβώς όπως το πληκτρολογείτε κάτω από την υπογραφή σας. Ο τίτλος είναι προαιρετικός ανάλογα με τη συνάφεια και τον βαθμό διατύπωσης. Παραδείγματα είναι:
- John Doe, Διευθυντής
- P. Smith
Διευθυντής, Τεχνική Υποστήριξη - RT Jones - Sr. Μηχανικός Πεδίου
Αρχικά στοιχεία αναγνώρισης: Εάν κάποιος πληκτρολογεί το γράμμα για εσάς, αυτός ή αυτή θα περιλαμβάνει τυπικά τρία από τα αρχικά σας σε όλους τους κεφαλαίους χαρακτήρες, στη συνέχεια δύο από τα δικά του με όλους τους πεζούς χαρακτήρες. Εάν πληκτρολογήσατε τη δική σας επιστολή, απλά παραλείψτε την επειδή το όνομά σας βρίσκεται ήδη στο Block Signature. Τα κοινά στυλ είναι παρακάτω.
- JAD / cm
- JAD: cm
- clm
Σημείωση περιβλήματος: Αυτή η γραμμή λέει στον αναγνώστη να κοιτάξει στον φάκελο για περισσότερα. Πληκτρολογήστε τον ενικό μόνο για ένα περίβλημα, τον πληθυντικό για περισσότερα. Αν δεν περικλείσετε τίποτα, παραλείψτε το. Τα κοινά στυλ είναι παρακάτω.
- Περίφραξη
- Περιφράξεις: 3
- Περιφράξεις (3)
cc: Υποστηρίζει αντίγραφα ευγενείας (παλαιότερα αντίγραφα άνθρακα). Αναφέρετε τα ονόματα των ατόμων στα οποία διανέμετε αντίγραφα, με αλφαβητική σειρά. Αν οι διευθύνσεις θα ήταν χρήσιμες για τον παραλήπτη της επιστολής, συμπεριλάβετε τους. Αν δεν αντιγράψετε την επιστολή σας σε κανέναν, παραλείψτε το.
Γενικές συμβουλές
- Αντικαταστήστε το κείμενο σε αγκύλες [] με το στοιχείο που υποδεικνύεται. Μην πληκτρολογείτε τους βραχίονες.
- Προσπαθήστε να κρατήσετε τα γράμματα σας σε μία σελίδα, αλλά δείτε τη σελίδα 2 αυτού του δείγματος εάν χρειάζεστε σελίδες συνέχισης.
- Πόσες κενές γραμμές προσθέτετε μεταξύ γραμμών που απαιτούν περισσότερες από μία, εξαρτάται από το διαθέσιμο χώρο στη σελίδα.
- Το ίδιο ισχύει και για τα περιθώρια. Μία και μισή ίντσα (108 μονάδες) για σύντομα γράμματα και μία ίντσα (72 μονάδες) για μεγαλύτερα γράμματα είναι στάνταρ. Αν υπάρχει επιστολόχαρτο, η θέση του καθορίζει το ανώτερο περιθώριο στη σελίδα 1.
- Αν δεν πληκτρολογείτε ένα από τα πιο επίσημα συστατικά, μην αφήνετε χώρο για αυτούς. Για παράδειγμα, αν δεν πληκτρολογήσετε τη Γραμμή Αναφοράς, τις Ειδικές Ταχυδρομικές Σημάνσεις και τις Σημειώσεις Άφιξης, πληκτρολογήστε την Εσωτερική Διεύθυνση τέσσερις γραμμές κάτω από την Ημερομηνία.