Γιατί θα θέλατε να στείλετε ένα επαγγελματικό email; Υπάρχουν πολλοί λόγοι. Μπορείτε να στείλετε τη συνοδευτική σας επιστολή σε έναν δυνητικό εργοδότη, μια ευχαριστήρια επιστολή σε έναν συνάδελφο ο οποίος συμφώνησε να είναι μια αναφορά, μια επιστολή παραίτησης στον τρέχοντα προϊστάμενό σας ή μια αίτηση για συστατική επιστολή.
Μπορεί να έχετε άλλους λόγους για την αποστολή μη προσωπικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στην πραγματικότητα, είναι καλή ιδέα να βεβαιωθείτε ότι όλα τα email σας είναι οργανωμένα και επαγγελματικά. Ακολουθεί το τι πρέπει να συμπεριλάβετε στα μηνύματά σας, τι να μην συμπεριλάβετε και πώς να κλείσετε, να υπογράψετε και να στείλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Επαγγελματικές οδηγίες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ελέγξτε αυτά τα βήματα για να γράψετε ένα υψηλής ποιότητας επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα έχετε πάντα μεγάλη εντύπωση στον παραλήπτη:
- Θέμα Γραμμή: Η γραμμή θέματος πρέπει να μεταφράζει συνειδητά τον σκοπό σας για γραφή. Η γραμμή θέματος σας μπορεί να είναι τόσο απλή όσο "Ευχαριστώ" ή "Αίτημα για σύσταση".
- Χαιρετισμός: Ακόμη και αν γράφετε ένα πολύ σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλάβετε ένα χαιρετισμό. Αν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, συμπεριλάβετε το. Εάν δεν είστε με βάση το όνομα του ατόμου, καλέστε τους με τον τίτλο τους.
- Μήκος: Κρατήστε το email σας όσο το δυνατόν πιο σύντομα. Οι άνθρωποι τείνουν να αποφεύγουν τα μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε περιλαμβάνουν μόνο βασικές πληροφορίες.
- Στυλ γραμματοσειράς: Αποφύγετε τις διακοσμητικές, παιχνιδιάρικες ή χρωματιστές γραμματοσειρές. αυτά απλά αποσπά την προσοχή του παραλήπτη από το πραγματικό μήνυμα σας. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε τολμηρούς και πλάγιους χαρακτήρες, οι οποίοι κάνουν το email να φαίνεται γεμάτο. Μη γράφετε με όλα τα κεφαλαία γράμματα, επίσης. αυτό έρχεται όπως θυμωμένος ή υπερβολικός σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Emoticons: Μην συμπεριλάβετε τα emoticons σε ένα επαγγελματικό email. εκτός από αυτά για προσωπική αλληλογραφία.
- Ορθογραφία και Γραμματική: Ακριβώς επειδή γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να είστε αλαζονικός σχετικά με την ορθογραφία και τη γραμματική. Επεξεργαστείτε προσεκτικά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν το στείλετε Ένα μήνυμα χωρίς σφάλματα ενημερώνει τον παραλήπτη ότι το email σας πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη.
- Κλείσιμο: Αποσυνδεθείτε με ένα σύντομο μήνυμα "Ευχαριστούμε", "Καλύτερο" ή άλλη απλή αποστολή, και στη συνέχεια το όνομά σας. Οι περισσότεροι λογαριασμοί email σας επιτρέπουν να ενσωματώσετε μια υπογραφή με το όνομα, τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτός είναι ένας καταπληκτικός τρόπος για να κάνετε κάθε αλληλογραφία πιο επαγγελματική.
Πρόσθετες συμβουλές για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αφού γράψετε το email σας, προχωρήστε σε όλα αυτά τα βήματα προτού κάνετε κλικ στο κουμπί "αποστολή":
- Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι πλήρες: Διπλός έλεγχος για να βεβαιωθείτε ότι συμπληρώνεται η γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, έχετε συμπεριλάβει μια υπογραφή , στέλνετε το μήνυμα στο σωστό άτομο επικοινωνίας και συμπληρώσατε το πεδίο Bcc για να στείλετε ένα μήνυμα αντιγράψτε στον εαυτό σας, ώστε να έχετε μια εγγραφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Απόδειξη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας: Πριν να στείλετε μήνυμα αποστολής, φροντίστε να ελέγχετε ορθογραφικά και να ελέγχετε τη γραμματική και την κεφαλαιοποίηση. Είναι εξίσου σημαντικές στην αλληλογραφία αναζήτησης εργασίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς είναι σε μια επιστολή.
- Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δοκιμής: Πριν να στείλετε πραγματικά το email σας, στείλτε πρώτα το μήνυμα στον εαυτό σας για να ελέγξετε ότι η μορφοποίηση λειτουργεί και τίποτα δεν φαίνεται να χωράει. Εάν όλα φαίνονται καλά, προχωρήστε και στείλτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εταιρεία ή στο άτομο που επικοινωνείτε.
- Στείλτε ένα αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας: Χρησιμοποιήστε το πεδίο Bcc για να στείλετε ένα αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας, ώστε να έχετε μια εγγραφή για το πότε στείλατε το μήνυμα και για το ποιος σας το στείλατε. Μπορείτε επίσης να βρείτε αυτές τις πληροφορίες στο φάκελο που έχετε στείλει.
- Αρχειοθετήστε τα αντίγραφα σας: Με πολλά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορείτε να στείλετε φακέλους για να διευκολύνετε την εύρεση οποιωνδήποτε σημαντικών παρελθόντων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ρυθμίστε ένα φάκελο για όλα τα ηλεκτρονικά μηνύματα αναζήτησης εργασίας και αρχειοθετήστε τα αντίγραφα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε στο φάκελο αναζήτησης εργασίας.
Ελέγξτε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο τακτικά
Ο χρόνος είναι ουσιαστικός όταν ψάχνετε για δουλειά, επομένως είναι σημαντικό να ελέγχετε τακτικά και συχνά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε να μην χάσετε τις σημαντικές ευκαιρίες. Τουλάχιστον, ελέγξτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας το πρωί και κατά τη διάρκεια της νωρίς το απόγευμα, οπότε θα έχετε χρόνο να απαντήσετε έγκαιρα στα μηνύματα που λαμβάνετε.
Αυτές τις μέρες, το να έχετε ένα smartphone μπορεί να σας διευκολύνει να ελέγχετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου κι αν βρίσκεστε και όποτε θέλετε - να μην πετάτε πάνω στον υπολογιστή σας. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορείτε να τα διαβάσετε μόλις φτάσουν στα εισερχόμενά σας.