Συμβουλές για το πώς να είστε πιο αποτελεσματικοί
Για πρόσθετες στρατηγικές, ανατρέξτε σε αυτές τις συμβουλές διαχείρισης χρόνου και συμβουλές για την ισορροπία εργασίας-ζωής .
Πώς να εργαστείτε έξυπνα και να είστε πιο αποτελεσματικοί
Η αποτελεσματικότερη χρήση του χρόνου είναι μια σημαντική δεξιότητα που μπορεί να μάθει ο καθένας από τον ρεσεψιονίστ μέχρι τον διαχειριστή του.
Η υιοθέτηση του σωστού συνδυασμού πρακτικών διαχείρισης χρόνου μπορεί να μειώσει το άγχος και να σας εξοικονομήσει έως και μία ώρα την ημέρα. Παρακάτω υπάρχουν εννέα συμβουλές για το πώς να εργάζεστε έξυπνα και να είστε αποτελεσματικότεροι.
1. Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία για να οργανωθείτε. Δεν μπορείτε να είστε το πιο παραγωγικό σας αν είστε αποδιοργανωμένοι και περιτριγυρισμένοι από ακαταστασία. Ξεφορτωθείτε τους τυχαίους σωρούς των χαρτιών και των κολλητικών σημειώσεων και χρησιμοποιήστε ένα απλό ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης. Υπάρχουν πολλά προγράμματα λογισμικού που μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε ένα ευρύ φάσμα στοιχείων πελατών και προϊόντων, επιτρέποντας γρήγορη και εύκολη πρόσβαση. Επίσης, υιοθετήστε ένα προσωπικό πρόγραμμα προγραμματισμού που σας επιτρέπει να διατηρείτε ένα ημερολόγιο, λίστες υποχρεώσεων, σχέδια εργασίας και έναν κατάλογο επαφών.
2. Ομαδοποιήστε εισερχόμενα μηνύματα. Η συνεχής επαλήθευση και η απάντηση στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, το φωνητικό ταχυδρομείο και άλλα μηνύματα διακόπτουν μόνο το μυαλό σας και εμποδίζουν την παραγωγικότητα, ειδικά σε θέσεις εργασίας που απαιτούν δημιουργική, καινοτόμο ή στρατηγική σκέψη .
Μάθετε να απαντάτε στα εισερχόμενα μηνύματα σε παρτίδες και να εξετάζετε τις εξετάσεις τους μόνο τρεις ή τέσσερις φορές την ημέρα.
3. Να υιοθετήσετε μια προσέγγιση "με ένα πάτημα". Χρησιμοποιήστε την αρχή "Να κάνετε, να αναθέσετε, να διαγράψετε ή να αρχειοθετήσετε" για την αντιμετώπιση ηλεκτρονικών μηνυμάτων, επιστολών, λογαριασμών, μηνυμάτων κειμένου, φωνητικών μηνυμάτων και άλλων αιτημάτων.
4. Απορρίμματα χρόνου πτώσης. Πολύς χρόνος χάνεται στη δουλειά με την αναβολή, την "πολυάσχολη εργασία", την επίσκεψη σε αποσπάσματα ιστοσελίδων (ειδικά σε δικτυακούς τόπους κοινωνικών μέσων ), την παρακολούθηση περιττών συναντήσεων, την υπερβολική επεξεργασία εκθέσεων και την αλληλεπίδραση με συνηθισμένους συναδέλφους που κουτσομποίνουν ή διαμαρτύρονται.
Επικεντρωθείτε στα καθήκοντα και τις δραστηριότητες που πραγματικά "μετακινούν τη βελόνα" της επιχείρησης και μειώνετε ή εξαλείφετε αυτά που δεν συμβαίνουν.
5. Πάρτε συχνές μίνι-διαλείμματα. Ακόμη και οι πιο πολυάσχολοι άνθρωποι πρέπει να καθαρίσουν το μυαλό τους και να τεντώσουν τα πόδια τους ξανά και ξανά. Πάρτε ανά τακτά χρονικά διαστήματα πέντε με δέκα λεπτά μακριά από το γραφείο σας. Πάρτε μια βιαστική βόλτα έξω εάν μπορείτε, κάντε μερικές ασκήσεις stretching ή περπατήστε πάνω και κάτω από τις σκάλες μερικές φορές. Μιλήστε σε κάποιον που σας αρέσει. Πίνουν νερό. Τρώτε ένα υγιεινό σνακ όπως φρέσκα φρούτα και λαχανικά. Η σύντομη αποχώρηση από την εργασία σας θα χαλαρώσει το σώμα σας και θα αναζωογονήσει το μυαλό σας. Επιπλέον, θα έχετε λιγότερη φρεσκάδα όταν επιστρέφετε στο σπίτι το βράδυ.
6. Αντιπρόσωπος. Δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα. Πραγματικά. Άλλοι άνθρωποι είναι αρκετά ικανοί να χειριστούν μερικά από τα καθήκοντα που γενικά διατηρείτε για τον εαυτό σας. Εξετάστε ποια καθήκοντα θα μπορούσατε να μοιραστείτε με άλλους. Στη συνέχεια, ξεκινήστε σιγά-σιγά να χωρίσετε κάποιες από αυτές τις ευθύνες. Αυτό θα σας επιτρέψει να εστιάσετε στα στοιχεία υψηλής προτεραιότητάς σας παρέχοντας ταυτόχρονα στους συναδέλφους σας την ευκαιρία να αναπτυχθούν και να λάμπουν.
7. Μάθετε να πείτε όχι. Μια τέτοια μικρή λέξη, όμως τόσο δύσκολο να το πω. Όταν κάποιος σας ζητάει να κάνετε κάτι που δεν είναι το πάθος σας ή η προτεραιότητά σας, ευγενικά αλλά σταθερά παρακμή.
Θυμηθείτε ότι η λέξη όχι σε ένα πράγμα σας δίνει την ελευθερία να πείτε ναι σε κάτι άλλο που είναι πιο ικανοποιητικό και αξίζει περισσότερο από το χρόνο και τις δεξιότητές σας.
8. Σταματήστε να επιδιώκετε την τελειότητα. Θα το φτάσετε σπάνια και είναι σχεδόν πάντα περιττό. Ο τελειομανισμός οδηγεί συχνά σε μικροδιαχείριση, φτωχές σχέσεις με συναδέλφους, αναβολή, χαμηλή παραγωγικότητα, κατάθλιψη, άγχος και άγχος. Οι πιο επιτυχημένοι άνθρωποι είναι εκείνοι που είναι ικανοποιημένοι όταν μια δουλειά γίνεται καλά και σώζουν την ανάγκη τους για τελειότητα για τα λίγα, πραγματικά σημαντικά πράγματα.
9. Ξέρτε πότε να ζητήσετε βοήθεια. Αν είστε συγκλονισμένοι στην εργασία και προκαλείτε αδικαιολόγητο άγχος, μην υποφέρετε σιωπηλά. Βάλτε την εικόνα Superwoman / Superman και εξηγήστε την κατάστασή σας στο αφεντικό ή τον προϊστάμενό σας. Ανεπιθύμητες καταστάσεις εργασίας μπορεί συνήθως να μετριαστούν, αλλά θα χρειαστεί κάποια βεβαιότητα από μέρους σας.
Ομοίως, αν μια ισορροπημένη ζωή εξακολουθεί να σας παραλείπει ή αντιμετωπίζετε χρόνιο άγχος, μιλήστε με έναν επαγγελματία (σύμβουλος, εργαζόμενος ψυχικής υγείας ή κληρικός). Επωφεληθείτε από τις υπηρεσίες που προσφέρει το Πρόγραμμα Βοήθειας Εργαζομένων (EAP). Επιτρέποντας τη ζωή σας να συντρίψει την εβδομάδα μετά την εβδομάδα, μήνα μετά το μήνα, μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρά σωματικά, ψυχικά και κοινωνικά προβλήματα. Να είστε θετικοί και γνωρίζετε ότι υπάρχουν λύσεις στα προβλήματά σας, αλλά θα πρέπει να αναζητήσετε βοήθεια.