Αυτό το άρθρο εξετάζει την περιοχή γνώσης της διαχείρισης χρόνου του έργου από τον οδηγό του Οργανισμού Διαχείρισης Έργων της Γνώσης (Οδηγός PMBOK®) - πέμπτη έκδοση. Υπάρχουν άλλοι τρόποι για να δείτε τον προγραμματισμό των έργων, αλλά εάν εργάζεστε με την πιστοποίηση PMP®, τότε η προσέγγιση του PMBOK® Guide είναι αυτή που θα ακολουθήσετε και είναι καλή πρακτική για όλους τους διαχειριστές έργων.
Διαδικασίες διαχείρισης χρόνου του έργου
Η διαχείριση του χρόνου του προγράμματος στον Οδηγό PMBOK® αποτελείται από 7 διαδικασίες. Οι διαδικασίες διαχείρισης χρόνου του έργου είναι οι εξής:
- Διαχείριση του χρονοδιαγράμματος
- Ορισμός δραστηριοτήτων
- Δραστηριότητες αλληλουχίας
- Εκτιμήστε πόρους δραστηριότητας
- Εκτιμήστε τις διάρκειες της δραστηριότητας
- Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος
- Χρονοδιάγραμμα ελέγχου.
Ας ρίξουμε μια βαθύτερη ματιά σε κάθε μία από αυτές.
Διαδικασία διαχείρισης χρονοδιαγράμματος προγράμματος
Αυτό το βήμα είναι όπου καθορίζετε όλες τις πολιτικές, τις διαδικασίες και την τεκμηρίωση που απαιτούνται για τη διαχείριση του χρονοδιαγράμματος του έργου σας από το πρώτο σας σχέδιο, τη συνεχή ανάπτυξη, την εκτέλεση και στη συνέχεια τον έλεγχο του χρονοδιαγράμματος.
Το αποτέλεσμα αυτού του σχεδιασμού είναι η παραγωγή ενός σχεδίου διαχείρισης χρονοδιαγράμματος. Ωστόσο, στην πραγματική ζωή, πιθανότατα δεν θα έχετε ξεχωριστό σχέδιο για να διαχειριστείτε το πρόγραμμά σας. Πολλά από αυτά που επεξεργάζεστε εδώ θα καταλήξουν στο σχέδιο διαχείρισης έργου σας (μάθετε πώς να γράψετε ένα σχέδιο διαχείρισης έργου εδώ ) και αυτό είναι απολύτως επαρκές.
Ορισμός διαδικασίας δραστηριοτήτων
Αυτή η διαδικασία προσδιορίζει και τεκμηριώνει τι πρέπει να κάνετε για να φτιάξετε τα παραδοτέα του έργου. Με άλλα λόγια, προσδιορίζει τις εργασίες του έργου. Θα χρησιμοποιήσετε τη δήλωση πλαισίου που συγκεντρώσατε κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων διαχείρισης του αντικειμένου, για να σας βοηθήσουμε να καταργήσετε τις εργασίες σε επιμέρους εργασίες.
Το κύριο αποτέλεσμα της εργασίας μέσω αυτού είναι ότι θα καταλήξετε με μια καθορισμένη λίστα των εργασιών του έργου. Αυτό είναι χρήσιμο καθώς είναι η κύρια εισροή στην επόμενη διαδικασία.
Διαδικασία Δραστηριοτήτων Ακολουθίας
Χρησιμοποιώντας τη λίστα εργασιών σας, τώρα πρέπει να τα βάλετε στη σωστή σειρά. Στο τέλος αυτής της διαδικασίας, θα έχετε μια άποψη των σχέσεων μεταξύ των εργασιών του έργου. Αυτή η διαδικασία σάς βοηθά να τοποθετήσετε το έργο σας στη σωστή σειρά ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε αποτελεσματικά τους πόρους του έργου και να το εκτελέσετε όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Ο Οδηγός PMBOK® μιλάει για την παραγωγή ενός διαγράμματος δικτύου ως έξοδο αυτής της διαδικασίας, αλλά αυτό είναι σπάνια απαραίτητο και σίγουρα τίποτα που θα πρέπει να κάνετε με το χέρι. Εάν θέλετε να κάνετε διαγράμματα δικτύου για κάποιο λόγο, τότε χρησιμοποιήστε το λογισμικό διαχείρισης έργου για να το κάνετε. Τελικά όμως, ένας κατάλογος εξαρτήσεων και πιθανές ημερομηνίες έναρξης και λήξης για τις εργασίες θα είναι εξίσου καλές και λιγότερο χρονοβόρες.
Εκτιμήστε τη διαδικασία πόρων
Όταν ξέρετε τι πρόκειται να κάνετε, το επόμενο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιους πόρους χρειάζεστε για να το επιτύχετε αυτό. Η διαδικασία Πόροι δραστηριότητας εκτίμησης βοηθάει σε αυτό. Σε αυτή τη διαδικασία, θα καθορίσετε ποιοι ανθρώπινοι πόροι, εξοπλισμός και προμήθειες χρειάζεστε, καθώς και την ποσότητα που χρειάζεστε καθεμιά από αυτές.
Εκτιμήστε τη διαδικασία διάρκειας δραστηριότητας
Αυτό το βήμα είναι εκεί που συμβαίνει το σκληρό έργο του υπολογισμού του πόσο χρόνο θα λάβει κάθε έργο. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας θα μάθετε πόσο χρόνο θα πάρει για να κάνει κάθε δραστηριότητα, χρησιμοποιώντας τους πόρους που έχετε εντοπίσει.
Μην ξεχάσετε να λάβετε υπόψη τη διαθεσιμότητα πόρων και τις διακοπές με τις διάρκειες της δραστηριότητάς σας. Ακριβώς επειδή μια εργασία διαρκεί μόνο 8 ώρες δεν σημαίνει ότι θα τελειώσει μέχρι το πρωί.
Ανάπτυξη διαδικασίας προγραμματισμού
Τέλος, μπορείτε τώρα να δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμα των έργων σας. Με όλες τις πληροφορίες που συλλέγονται από τις παραπάνω διαδικασίες, θα πρέπει να είναι εύκολη.
Η ανάπτυξη του προγράμματος είναι μία από τις πιο πολύπλοκες διαδικασίες του Οδηγού PMBOK®. Υπάρχουν 13 εισροές (όλα παραπάνω συν τους κινδύνους, το πεδίο εφαρμογής και τα στοιχεία που σχετίζονται με το περιβάλλον του έργου). Το ίδιο το πρόγραμμα είναι μόνο ένα από τα αποτελέσματα, αλλά τα άλλα είναι (κατά τη γνώμη μου) λιγότερο σημαντικά.
Μετά από όλα, έχετε περάσει από όλα αυτά για να πάρετε το πρόγραμμα που είναι ένα κρίσιμο έγγραφο για τη διαχείριση της απόδοσης του έργου σας.
Το πρόγραμμά σας δεν χρειάζεται να είναι ένα γράφημα Gantt. Εδώ είναι 5 εναλλακτικές λύσεις στα διαγράμματα Gantt για να το εξετάσετε.
Διαδικασία ελέγχου χρονοδιαγράμματος
Τέλος, η διαδικασία του Χρονοδιαγράμματος Ελέγχου σάς παρέχει τα εργαλεία που χρειάζεστε για την παρακολούθηση και ενημέρωση του χρονοδιαγράμματος του έργου σας, διασφαλίζοντας ότι οι αλλαγές διοικούνται με τον κατάλληλο τρόπο και ότι διατηρείτε τον έλεγχο των χρονοδιαγραμμάτων του έργου σας.
Η προετοιμασία του χρονοδιαγράμματος του έργου και η παρακολούθησή του μετά είναι μεγάλα κομμάτια δουλειάς, αξίζει όμως να γνωρίζετε ότι έχετε ένα πρόγραμμα για το οποίο μπορείτε να είστε σίγουροι.