Αυτό το άρθρο εξετάζει την περιοχή γνώσης της διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής του έργου από τον οδηγό του οργανισμού διαχείρισης γνώσης του έργου (Οδηγός PMBOK®) - πέμπτη έκδοση. Αυτός δεν είναι ο μόνος τρόπος για τον καθορισμό της διαχείρισης του φάσματος των έργων, αλλά είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης και θα σας βοηθήσει πολύ εάν εργάζεστε για την πιστοποίηση PMP®.
Διαδικασίες διαχείρισης πεδίου εφαρμογής
Η διαχείριση της εμβέλειας του έργου στον Οδηγό PMBOK® περιλαμβάνει 6 διαδικασίες. Οι διαδικασίες διαχείρισης του φάσματος των έργων είναι:
- Διαχείριση της εμβέλειας του σχεδίου
- Συλλέξτε τις απαιτήσεις
- Ορίστε το πεδίο εφαρμογής
- Δημιουργία δομής κατανομής εργασιών
- Επικυρώστε το πεδίο εφαρμογής
- Πεδίο ελέγχου.
Ας δούμε το καθένα από αυτά.
Διαδικασία διαχείρισης πεδίου εφαρμογής
Το ζητούμενο είναι να δώσετε ένα σχέδιο διαχείρισης πεδίου στο τέλος του. Αυτό καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο θα ορίσετε, θα διαχειριστείτε, θα επικυρώσετε και θα ελέγξετε το πεδίο εφαρμογής του έργου σας. Βάζοντας το έργο προς τα εμπρός για να ορίσετε αυτό σας δίνει κάτι για να αναφερθώ αργότερα. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σχέδιο διαχείρισης ενός άλλου έργου ως σημείο εκκίνησης, καθώς οι διαδικασίες διαχείρισης της εμβέλειας δεν διαφέρουν άγρια μεταξύ των έργων όταν η εταιρεία σας έχει εγκαταστήσει έναν τρόπο εργασίας που είναι επιτυχής για αυτούς.
Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι το σχέδιο διαχείρισης της εμβέλειας. Αυτό αποτελεί μέρος του σχεδίου διαχείρισης έργου και περιλαμβάνει:
- Πώς θα ετοιμάσετε μια λεπτομερή δήλωση περίπτωσης
- Πώς θα δημιουργήσετε τη δομή κατανομής εργασίας (WBS) από τη δήλωση πλαισίου
- Πώς θα διατηρήσετε και θα εγκρίνετε αυτό το WBS
- Πώς θα λάβετε επίσημη αποδοχή για τα παραδοτέα του έργου
- Πώς θα διαχειριστείτε τις αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής.
Το έγγραφο δεν χρειάζεται να είναι απίστευτα λεπτομερές ή πολύ επίσημο: πρέπει απλώς να είναι κατάλληλο για το σκοπό.
Συλλογή διαδικασιών απαιτήσεων
Σε αυτή τη διαδικασία, θα εξετάσετε τι επιθυμούν οι ενδιαφερόμενοι από το έργο. Αφού περιγράψατε τη μεγάλη σας ιδέα , πρέπει να τεκμηριώσετε τις απαιτήσεις και να διαχειριστείτε τις προσδοκίες των ενδιαφερομένων. Αυτό είναι σημαντικό επειδή συχνά αυτά που ζητούν δεν είναι ρεαλιστικά ή επιτεύξιμα δεδομένου άλλων περιορισμών του έργου, όπως το κόστος.
Η έξοδος των εργασιών συλλογής απαιτήσεων είναι ένα τεκμηριωμένο σύνολο απαιτήσεων. Αυτό πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πληρέστερο και συνήθως περιλαμβάνει διάφορες κατηγορίες απαιτήσεων όπως:
- Λειτουργικές και μη λειτουργικές απαιτήσεις
- Απαιτήσεις ενδιαφερομένων, όπως απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων
- Απαιτήσεις υποστήριξης και κατάρτισης
- Επιχειρηματικές απαιτήσεις
- Απαιτήσεις έργου, όπως επίπεδα υπηρεσιών ή ποιότητα
Θα τεκμηριώσετε επίσης τις εξαρτήσεις, υποθέσεις και περιορισμούς που σχετίζονται συγκεκριμένα με τις απαιτήσεις.
Ορισμός διαδικασίας διερεύνησης
Εδώ λαμβάνετε τις απαιτήσεις σας και τις μετατρέπετε σε λεπτομερή περιγραφή του προϊόντος ή της υπηρεσίας που πρόκειται να δημιουργήσει το έργο σας. Θα καταλήξετε σε μια δήλωση πεδίου εφαρμογής του έργου στην οποία μπορείτε να ανατρέξετε κατά τη διάρκεια του έργου. Θα περιλαμβάνει μια λίστα με τα όσα αφορούν το πεδίο εφαρμογής και τι είναι εκτός πεδίου εφαρμογής. Αυτό είναι σημαντικό επειδή συχνά οι άνθρωποι δεν θα θυμούνται τι ακριβώς αποκλείεται και επιστρέφουν και σας ζητούν να εργαστείτε σε αυτούς τους τομείς.
Οποιαδήποτε εγκλείσματα θα πρέπει να περάσουν από τον έλεγχο των αλλαγών.
Δημιουργία διαδικασίας δομής κατανομής εργασιών
Αυτή η διαδικασία σάς δίνει τη δυνατότητα να μετατρέψετε τη λίστα των απαιτήσεών σας σε ένα δομημένο όραμα για το τι πρέπει να κάνετε. Το κύριο έργο εδώ είναι η διάλυση μεγάλων εργασιών σε μικρότερα, διαχειρίσιμα κομμάτια.
Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι ένα WBS. Προσωπικά, δεν χρησιμοποιώ WBS για τα έργα μου, αλλά μπορεί να είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο. Εάν δεν νομίζετε οπτικά, τότε μπορείτε να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα δημιουργώντας μια λίστα.
Επαλήθευση της διαδικασίας εφαρμογής
Η διαδικασία έγκυρης εμβέλειας δεν είναι, όπως ίσως να πιστεύετε, η συμμετοχή των επιχειρηματικών φορέων να υπογράψουν το WBS σας. Πρόκειται για να βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει μια διαδικασία για να αποκτήσετε υπογραφή για τα παραδοτέα σας όταν έρθει η ώρα.
Αξίζει να τεθεί σε ισχύ αυτή η δομή, ώστε να μην έχετε ερωτήσεις σχετικά με το ποιος πρόκειται να εγκρίνει ένα παραδοτέο ή ποια κριτήρια πρόκειται να χρησιμοποιήσουν για να πει ότι είναι πλήρης.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα έχετε αποδεχτεί τα παραδοτέα, τα οποία θα εγκριθούν από όποιον χρειάζεται να τα εγκρίνει.
Διαδικασία ελέγχου του πεδίου εφαρμογής
Η διαδικασία ελέγχου του πεδίου ελέγχου είναι η τελευταία στην περιοχή γνώσεων διαχείρισης έργου. Πρόκειται για τη διασφάλιση ότι υπάρχει αποτελεσματικός έλεγχος αλλαγών, εάν το πεδίο εφαρμογής πρέπει να αλλάξει. Καλύπτει επίσης την παρακολούθηση του έργου σας με ένα καπέλο με "αντικείμενο" για να ελέγξετε ότι πρόκειται να παραδώσει αυτό που νομίζετε ότι θα το κάνει.
Αυτές οι 6 διαδικασίες συνθέτουν τις γνώσεις διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής του έργου είναι στον οδηγό PMBOK® -η πέμπτη έκδοση .