Ο ρόλος του διαχειριστή του έργου
Διευθυντές έργων ...
Αναπτύξτε τη μεγάλη ιδέα
Η πρώτη δουλειά του διευθυντή του έργου είναι να αναπτύξει τη μεγάλη ιδέα. Δεν ήταν πάντα έτσι. Όχι πολύ καιρό οι διαχειριστές του έργου αναμενόταν να αποκτήσουν μια ολοκληρωμένη ιδέα, ίσως μια πλήρη επιχειρησιακή υπόθεση, και να την μετατρέψουν σε σχέδιο έργου που θα μπορούσε να εκτελεστεί.
Σήμερα, ο ρόλος του διαχειριστή του έργου έχει εξελιχθεί κάπως και είναι πιθανό να βρεθείτε εμπλεκόμενος νωρίτερα και νωρίτερα στο έργο, προτού να γίνει ακόμα ένα «έργο».
Θα συνεργαστείτε με τον χορηγό του έργου για να αναπτύξετε την ιδέα να σχηματίσετε μια αρχική εικόνα του έργου και να εξετάσετε εάν είναι εφικτό.
Βάλτε Μαζί Η Ομάδα
Εάν η μεγάλη σας ιδέα θεωρείται εφικτή, τότε το επόμενο βήμα σας θα είναι να συγκεντρώσετε μια ομάδα που μπορεί να εργαστεί για να μετατρέψει αυτήν την ιδέα στην πραγματικότητα. Θα χρειαστείτε πολλούς ανθρώπους που μπορούν να εκπληρώσουν διάφορους ρόλους σε μια ομάδα έργου .
Στην ιδανική περίπτωση, ψάχνετε για εμπειρογνώμονες θέμα σε κάθε λειτουργική περιοχή, αλλά θα πρέπει επίσης να λάβουν υπόψη τη διαθεσιμότητα. Οι διαχειριστές έργων δεν μπορούν πάντα να αποκτήσουν το προσωπικό που θέλουν σε μια ομάδα, επειδή αυτοί οι εμπειρογνώμονες είναι απασχολημένοι σε άλλα έργα. Αν δεν μπορείτε να περιμένετε να είναι διαθέσιμες, θα πρέπει να συνεργαστείτε με τα άτομα που είναι διαθέσιμα.
Δεν θα χρειαστείτε όλους τους συμμετέχοντες στην ομάδα όλη την ώρα. Ορισμένοι λειτουργικοί εμπειρογνώμονες, όπως δικηγόροι ή αξιωματούχοι τύπου, θα χρειαστεί να συμμετάσχουν στην ομάδα μόνο σε σχετικά σημεία στην πορεία. Μέρος των δεξιοτήτων της διαχείρισης του έργου και της διαχείρισης των πόρων είναι να σιγουρευτείτε ότι τους ενημερώνετε ότι τα καθήκοντά τους έρχονται επάνω και στη συνέχεια να τα αναβαθμίσουν στην ταχύτητα του έργου μόλις η εμπειρογνωμοσύνη τους είναι απαραίτητη.
Οργάνωση Τι πρόκειται να συμβεί
Κατά τη διάρκεια της έναρξης του έργου και τα πρώτα στάδια εκκίνησης, θα συνεργαστείτε με την ομάδα σας για να καθορίσετε ακριβώς τι πρέπει να γίνει. Αυτό περιλαμβάνει τον καθορισμό ενός σαφούς ορισμού για το έργο και την εξασφάλιση ότι όλοι κατανοούν τους στόχους.
Αξίζει να διατυπωθούν όλα αυτά από την άποψη της επιχειρηματικής αξίας ή των οφελών: με άλλα λόγια, εξηγήστε γιατί ξεκινάτε με αυτό το καινούργιο έργο.
Οδήγησε την ομάδα
Τώρα που έχετε ενώσει την ομάδα σας και όλοι γνωρίζετε τι πρέπει να πετύχετε μαζί, είναι έργο του διαχειριστή του έργου να διασφαλίσει ότι όλη η ομάδα συνεργάζεται για να το επιτύχει.
Είναι πιο δύσκολο από ό, τι ακούγεται! Η επιτυχής καθοδήγηση μιας ομάδας συνεπάγεται τη διαπραγμάτευση των προκλήσεων των διαφωνιών, των συγκρούσεων και της συνεχούς επικοινωνίας. Πρέπει να παρακινήσετε την ομάδα σας να κάνει εξαιρετική δουλειά, ακόμη και όταν οι καιροί είναι δύσκολες. Περιλαμβάνει επίσης την προπόνηση, την κατάρτιση, την καθοδήγηση και την ανάπτυξη των ανθρώπων που εργάζονται στο έργο, ακόμη και αν δεν εργάζονται άμεσα για εσάς. Αυτό είναι ένα overhead που συχνά ξεχνιέται για τα έργα, αλλά θυμηθείτε ότι οι άνθρωποι αποδίδουν καλύτερα αν αισθάνονται ότι είναι σεβαστά και ενθαρρύνονται να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους. Εάν μπορείτε να κάνετε το έργο σας ένα μέρος όπου οι άνθρωποι αναπτύσσονται και αναπτύσσουν νέες δεξιότητες, τότε οι άνθρωποι θα θέλουν να συνεργαστούν μαζί σας.
Η καθοδήγηση της ομάδας περιλαμβάνει επίσης τη δημιουργία και τη διαχείριση της συνεργασίας στην ομάδα. Αυτό θα μπορούσε να γίνει μέσω ηλεκτρονικών εργαλείων διαχείρισης έργων ή συναντήσεων ομάδας πρόσωπο με πρόσωπο ή κάτι μεταξύ τους. Η συνεργασία και η οικοδόμηση μιας «ομάδας» θα βοηθήσει τους πόρους του έργου σας να αντεπεξέλθουν όταν υπάρξουν συγκρούσεις ή δύσκολες στιγμές στο έργο, όπως μια προθεσμία που θα παρουσιαστεί ξαφνικά.
Διαχείριση των χρημάτων
Τα έργα κοστίζουν χρήματα και η δυνατότητα συγκέντρωσης προϋπολογισμού έργου αποτελεί βασική δεξιότητα για έναν υπεύθυνο έργου. Ωστόσο, ο ρόλος σας δεν τελειώνει εκεί. Πρέπει να είστε σε θέση να διαχειριστείτε τα χρήματα και να ελέγξετε τα κόστη για το έργο που προχωράτε.
Μπορείτε να το κάνετε αυτό:
- Ανάπτυξη εκτιμήσεων που καλύπτουν όλες τις απαιτούμενες εργασίες και πόρους του έργου.
- Εργασία με τους εμπειρογνώμονές σας θέμα για να βεβαιωθείτε ότι αυτές είναι πλήρεις και πλήρεις.
- Χρησιμοποιώντας τις εκτιμήσεις σας για να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό του έργου.
- Χρησιμοποιώντας τον προϋπολογισμό σας για να εξηγήσετε στον ανάδοχο του έργου και να είστε σαφής για το πόσο κοστίζει το έργο.
Στη συνέχεια, σε όλο το έργο, μπορείτε να διαχειριστείτε το κόστος σας μέσω ακριβούς ελέγχου του κόστους. Αυτό περιλαμβάνει τη σύγκριση των δαπανών που ξοδεύετε στην πραγματική ζωή με τις εκτιμήσεις και τον προϋπολογισμό του έργου που συγκεντρώσατε. Ας ελπίσουμε ότι δεν είναι πολύ απομακρυσμένες, αλλά αν παρατηρήσετε μια τάση να δαπανήσετε πάρα πολλές ή λανθασμένες εκτιμήσεις, τότε θα είστε αρκετά νωρίς για να το διορθώσετε, με κάποια τύχη. Μπορείτε να διορθώσετε μόνο ό, τι παρατηρείτε, έτσι ο καλός έλεγχος του κόστους είναι σημαντικός.
Συμβουλή εμπειρογνωμόνων: Ο σωστός έλεγχος κόστους συνεπάγεται κάτι περισσότερο από την απλή παρακολούθηση δαπανών. Πρέπει επίσης να παρακολουθήσετε το ποσό της εργασίας που γίνεται στο έργο. Είναι ο συνδυασμός των χρημάτων και των καθηκόντων που ολοκληρώθηκαν που σας δίνει μια άποψη για το αν το έργο δαπανά πέρα από τα μέσα του.
Λαμβάνοντας αποφάσεις
Ας πάρουμε ένα πράγμα ευθεία: ενώ ο χορηγός του έργου είναι εκεί για τις γιγαντιαίες αποφάσεις, είστε υπεύθυνος του έργου και είστε υπεύθυνος για την πλειοψηφία των αποφάσεων που έγιναν για το έργο. Ακόμη και τα μεγάλα. Ακόμη και όταν δεν λαμβάνετε την απόφαση, θα υποβάλλετε μια σύσταση για την απόφαση που πιστεύετε ότι θα πρέπει να λάβει ο χορηγός, επειδή έχετε όλες τις λεπτομέρειες και έχετε περάσει αιώνες εξετάζοντας το και μπορεί να μην έχουν τη δυνατότητα να το κάνουν ότι.
Συμμετοχή ενδιαφερόμενων μερών
Όχι πολύ καιρό πριν, η βιβλιογραφία για τη διαχείριση έργων μίλησε για τη «διαχείριση των ενδιαφερομένων». Σήμερα αναγνωρίζεται ότι δεν μπορείτε να «διαχειριστείτε» έναν ενδιαφερόμενο. Είναι αφελές και λίγο θλιβερό να το προτείνουμε, γι 'αυτό, μιλάμε για την «εμπλοκή» τους αντ' αυτού.
Από πρακτικής απόψεως, τα σχετικά εργαλεία δεν έχουν αλλάξει - είναι μόνο η ρητορική και η στάση που είναι διαφορετική. Θα σχεδιάσετε ακόμα ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι για το έργο και αν είναι ιδιαίτερα ισχυροί ή επιρροή σε σχέση με την εργασία που κάνετε. Δημιουργήστε ένα σχέδιο επικοινωνίας και το εφαρμόστε στην πράξη.
Η δέσμευση των ενδιαφερομένων μερών σημαίνει συνεργασία με τους ανθρώπους που επηρεάζονται από το έργο για να διασφαλιστεί ότι κατανοούν τις αλλαγές που έρχονται.
Διαβάστε παρακάτω: Αντιμετώπιση δύσκολων ενδιαφερομένων (διότι δεν είναι εύκολο να εργαστεί κανείς με όλους).
Παράδοση των στόχων του έργου
Θα το κάνετε αυτό με την εμπλοκή της ομάδας σας και αυτό είναι το αποτέλεσμα όλων των εργασιών μέχρι τώρα.
Η ικανότητά σας να αποδίδετε αποτελεσματικά σε όσα υποσχεθήκατε βασίζεται στο να είστε ξεκάθαροι για το τι θα έπρεπε να είναι αυτό. Θα χρειαστεί να τεκμηριώσετε βασικούς παράγοντες επιτυχίας και τα μέτρα που θα χρησιμοποιηθούν για να αξιολογήσετε αν έχετε επιτύχει αυτό που θέλατε να κάνετε.
Αυτό πρέπει να αναφέρεται στην επιχειρηματική περίπτωση του έργου ή στο έγγραφο έναρξης του έργου (ή και τα δύο, σε διαφορετικά επίπεδα λεπτομέρειας). Ως εκ τούτου, θα πρέπει να είναι σχετικά απλό να διαπιστώσετε ποιοι είναι οι στόχοι αυτοί - είναι λιγότερο εύκολο να βεβαιωθείτε ότι τους παρέχετε.
Ο καλός σχεδιασμός, η ισχυρή ηγεσία και η δυνατότητα να δουν τη μεγάλη εικόνα καθώς και η λεπτομέρεια θα βοηθήσουν πάρα πολύ.
Διαχειριστείτε τη μετάδοση για να ζήσετε
Η επίτευξη των στόχων του έργου δεν είναι το τέλος του ρόλου σας ως διαχειριστή έργου. Το πιο σημαντικό πράγμα στο τέλος της φάσης εκτέλεσης είναι να βεβαιωθείτε ότι παρέχετε μια σαφή και ολοκληρωμένη παράδοση στην ομάδα που πρόκειται να διαχειρίζεται το έργο προς τα εμπρός.
Μια καλή μεταβίβαση σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε ένα βήμα πίσω. Δεν θα είστε πλέον το άτομο που πηγαίνετε στο έργο και θα έχετε τη δυνατότητα να προχωρήσετε στο επόμενο έργο σας γνωρίζοντας ότι η ομάδα των επιχειρήσεων είναι σε θέση να κάνει τα καλύτερα από αυτά που έχετε παραδώσει σε αυτά.
Μοιραστείτε τη Γνώση
Τα «διδάγματα» είναι ο τρόπος με τον οποίο περιγράφουμε τι έχει μάθει μέσω του έργου και που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί σε άλλες πρωτοβουλίες στο μέλλον. Ο υπεύθυνος του έργου θα πρέπει να έχει συνάντηση από τα μαθήματα στο τέλος του έργου. Αυτό βοηθά την ομάδα να αναπτυχθεί και να διατηρήσει τις οργανωτικές γνώσεις. Με άλλα λόγια, σταματάει η εταιρεία να κάνει τα ίδια λάθη ξανά.
Έτσι είναι αυτό που κάνει ένας διαχειριστής έργου όλη την ημέρα. Η πραγματική σας λίστα εργασίας μπορεί να μοιάζει κάπως διαφορετική από αυτή τη λίστα, αλλά ουσιαστικά όλες οι εργασίες εκεί θα συμβάλλουν σε αυτά τα στοιχεία της ύπαρξης διαχειριστή έργου. Είναι μια ευρεία και προκλητική δουλειά, αλλά είναι επίσης ποικίλη και μια μεγάλη επιλογή σταδιοδρομίας!