Και πώς μπορείτε να τους κατασκευάσετε
Έχετε ακούσει για το βιβλίο του Stephen Covey, Οι 7 συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων . Σήμερα, ας δούμε τις 10 συνήθειες που μοιράζονται οι πολύ επιτυχημένοι διευθυντές έργων.
Έχω δει αυτές τις συνήθειες να αναφερθούν ξανά και ξανά στις αξιολογήσεις των επιδόσεων και στις αναθεωρήσεις στο τέλος του έργου, όπου ο πελάτης, η ομάδα ή ο χορηγός προσφέρει ανατροφοδότηση στον υπεύθυνο του έργου.
Δεν χρειάζεται να έχετε 10 χρόνια εμπειρίας για να παραδίδετε με επιτυχία κάθε φορά. Με την αλλαγή των συνηθειών σας και την εξάσκηση των δεξιοτήτων σας, μπορείτε να βελτιώσετε δραστικά τις πιθανότητες επιτυχίας του έργου σας (και να δώσετε στον εαυτό σας έναν λιγότερο αγχωτικό χρόνο στην εργασία σας).
Και σε καμία συγκεκριμένη σειρά (εκτός από τον αριθμό 10) ας ξεκινήσουμε!
Χρησιμοποιώντας τη σωστή ομάδα
Οι πιο αποτελεσματικοί και επιτυχημένοι διαχειριστές έργων γνωρίζουν τις δυνατότητες των μελών της ομάδας τους. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να διαθέσουν το σωστό έργο στους σωστούς ανθρώπους.
Η χρήση λανθασμένου πόρου σε μια εργασία μπορεί να οδηγήσει σε μεγαλύτερο χρονικό διάστημα ή σε κακή εκτέλεση. Βοηθά να γνωρίζετε τις δυνάμεις και τις αδυναμίες των ατόμων που εργάζονται μαζί σας, έτσι ώστε να μπορείτε να τα διαθέσετε καλύτερα σε εργασίες έργου.
Διαχείριση Θέματα Έργου
Όλα τα έργα χτύπησαν θέματα από καιρό σε καιρό. Οι επιτυχημένοι υπεύθυνοι έργων δεν τους αφήνουν να τους ανησυχούν. Γνωρίζουν τις διαδικασίες διαχείρισης των εκδόσεων και επίσης τον καλύτερο τρόπο αντιμετώπισης των προβλημάτων που προκύπτουν.
Μπορείτε να το κάνετε και αυτό. Μόλις μάθετε πώς μπορείτε να αξιολογήσετε ένα ζήτημα έργου, θα διαπιστώσετε ότι η διαχείριση των ζητημάτων γίνεται μια εύκολη συνήθεια να ενσωματωθεί στην εβδομαδιαία σας ρουτίνα. Αφήστε λίγο χρόνο για να περάσετε από το ημερολόγιο προβλημάτων σας κάθε εβδομάδα και σύντομα θα διαπιστώσετε ότι είναι εύκολη η δουλειά να παραμείνετε στην κορυφή της διαχείρισης των προβλημάτων.
Αντιμετώπιση των αλλαγών
Τα έργα έχουν σχεδιαστεί για να αλλάξουν τα πράγματα, αλλά αυτό το είδος αλλαγής συμβαίνει σε άλλους ανθρώπους! Είναι πιο δύσκολο να διαχειριστείτε την αλλαγή που απευθύνεται αποκλειστικά στην ομάδα του έργου, ανατρέποντας το λεπτομερές χρονοδιάγραμμα των έργων και δημιουργώντας νέα εργασία και ένα σωρό ενημερωμένες εκδόσεις τεκμηρίωσης.
Οι επιτυχημένοι διαχειριστές έργων έχουν μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγών που ακολουθούν. Ακολουθώντας τα καθορισμένα βήματα διευκολύνεται η μετατροπή οποιασδήποτε ενέργειας σε συνήθεια, διότι είναι δομημένη και επαναλαμβανόμενη.
Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών μοιάζει με αυτό:
- Λάβετε πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή
- Αξιολογήστε την αλλαγή
- Καθορίστε πόση δουλειά θα ήταν η αλλαγή
- Προετοιμάστε μια σύσταση για το αν αξίζει να προχωρήσετε.
Στη συνέχεια λαμβάνετε μια απόφαση από τον χορηγό σας σχετικά με το εάν πρέπει να ενσωματώσετε την αλλαγή ή όχι.
Σημείωση: Μπορείτε να εγκρίνετε κάποιες μικρές αλλαγές μόνοι σας όσο βρίσκονται εντός των επιπέδων εντολής και εξουσίας.
Οι επιτυχημένοι υπεύθυνοι έργων γνωρίζουν ότι η αντιμετώπιση των αλλαγών είναι μέρος της δουλειάς και έχουν ένα σχέδιο για να τις αντιμετωπίσουν καθώς και πότε προκύπτουν.
Διαχείριση των δαπανών του Έργου
Είναι πολύ πιθανό ότι το σχέδιό σας θα επιβαρυνθεί με έξοδα, ακόμα κι αν δεν έχετε τον εαυτό σας πλήρη έλεγχο του ίδιου του πορτοφολιού. Η ικανότητά σας να διαχειρίζεστε οικονομικά στοιχεία υπό τον έλεγχό σας πρέπει να είναι μια συνήθεια.
Εάν δεν το πλησιάζετε τακτικά και συνηθισμένα, θα διαπιστώσετε ότι η δουλειά γίνεται τόσο μεγάλη, είναι αδύνατο να το κάνετε καλά.
Οι φανταστικοί διαχειριστές έργων παραμένουν στην κορυφή των δαπανών με συστήματα αρχειοθέτησης που λειτουργούν για τιμολόγια, αποσπάσματα και εκτιμήσεις. Πάρτε τη συνήθεια να χρησιμοποιείτε το λογισμικό του προϋπολογισμού σας (ακόμα και αν αυτό είναι απλώς ένα υπολογιστικό φύλλο).
Δεν μπορείτε να διαχειριστείτε το κόστος του έργου σας μέχρι να έχετε ένα σχέδιο για το τι πρόκειται να ξοδέψετε. Διαβάστε αυτό για τον τρόπο δημιουργίας ενός προϋπολογισμού έργου ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε.
Χτίσιμο ομάδας
Η ομάδα του έργου πιθανότατα δεν θα δουλέψει για εσάς, γιατί γιατί η teambuilding αποτελεί μέρος των συνηθειών επιτυχημένων διαχειριστών του έργου;
Είναι επειδή χρειάζεστε να εργάζονται αποτελεσματικά μαζί και χρειάζεστε τα άτομα που εμπλέκονται στο έργο να έρθουν γρήγορα σε ένα σημείο όπου εμπιστεύονται ο ένας τον άλλον. Αυτό το παίρνετε μέσα από την οικοδόμηση της ομάδας.
Προσέξτε για καταστάσεις όπου η ομάδα σας καταρρέει. Ειδικότερα, η συμπεριφορά εκφοβισμού είναι απαράδεκτη.
Κατανόηση διαδικασιών
Η έκτη συνήθεια των εξαιρετικά επιτυχημένων διαχειριστών έργων είναι ότι κατανοούν τις διαδικασίες που υπάρχουν μέσα στη σφαίρα ελέγχου τους.
Αυτό σημαίνει ότι γνωρίζουν ποιες διαδικασίες εργασίας πρέπει να ακολουθηθούν. Δεν χάνουν χρόνο προσπαθώντας να βρουν πώς να γράψουν μια επιχειρηματική υπόθεση επειδή γνωρίζουν ότι υπάρχει μια διαδικασία γι 'αυτό και μπορούν να ακολουθήσουν τα βήματα.
Οι πιο επιτυχημένοι διαχειριστές έργων δεν είναι σκλάβοι που θα επεξεργαστούν. Ξέρουν όταν το σωστό είναι να ακολουθήσουν τη διαδικασία. Ξέρουν πότε είναι καλύτερο να το τσιμπώ ελαφρώς για να κάνουν τα καθήκοντα συνολικά ευκολότερα για όλους. Ένα παράδειγμα θα ήταν να αφαιρεθεί η γραφειοκρατία από ένα μικρό έργο, προσαρμόζοντας τις διαδικασίες ανάλογα.
Ενημέρωση του χρονοδιαγράμματος
Τα χρονοδιαγράμματα των έργων δεν πρέπει να αφεθούν στην τύχη και οι πιο επιτυχημένοι υπεύθυνοι έργων θα κάνουν τη συνήθεια να ελέγχουν τακτικά τους χρονοδιαγράμματα ακρίβειας και να ενημερώνουν τους.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να παρακολουθήσετε την πρόοδο του έργου σας, αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι το κάνετε! Εάν αγωνίζεστε να κάνετε τη συνήθεια αυτή τη δική σας, κάντε μια σύντομη συνάντηση στο ημερολόγιό σας με τον εαυτό σας και το πρόγραμμά σας μία φορά την εβδομάδα. Χρησιμοποιήστε την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα και διαρκέστε 30 λεπτά για να ελέγξετε πού βρίσκεστε και πού πρέπει να είστε. Πραγματοποιήστε τις απαραίτητες τροποποιήσεις, πείτε την ομάδα και συνεχίστε με το έργο.
Σημείωση: Εάν οι αλλαγές του χρονοδιαγράμματος έχουν αντίκτυπο στην ημερομηνία λήξης του έργου ή την ημερομηνία παράδοσης για τα μεγάλα ορόσημα, τότε μιλήστε στο χορηγό σας. Δεν πρέπει να αλλάξετε τα βασικά στοιχεία του βασικού σας σχεδίου χωρίς να περάσετε από μια επίσημη διαδικασία έγκρισης.
Διαχείριση του Κινδύνου του Έργου
Η γνώση του τι πρέπει να συμπεριλάβετε στο μητρώο κινδύνου σας είναι ένα πράγμα, αλλά το συνήθη ανασκόπηση και η ανάληψη δράσης σε σχέση με τους κινδύνους που τίθενται είναι κάτι διαφορετικό.
Δεν αρκεί να χρησιμοποιήσετε την αρχή του έργου σας για να εντοπίσετε κινδύνους και στη συνέχεια να μην το ξανασκεφτείτε. Η διαχείριση των κινδύνων πρέπει να είναι μέρος των συνηθειών του έργου σας, διότι χωρίς αυτό θα διαπιστώσετε ότι οι κίνδυνοι μετατρέπονται σε ζητήματα και δημιουργούν προβλήματα για εσάς.
Είναι ένας άλλος τομέας όπου οι τυποποιημένες διαδικασίες και η κράτηση μιας τακτικής υποδοχής για την αναθεώρηση του κινδύνου μπορούν να βοηθήσουν. Μπορείτε να το συμπεριλάβετε ως μέρος των συναντήσεων της ομάδας σας. Κάντε τη συνήθεια να αναθεωρείτε τους κινδύνους σας με την ομάδα, να κλείσετε όσα δεν είναι πλέον απειλή και να προγραμματίστε ενέργειες για όσους θέλετε να μετριάσετε.
Χρόνος παρακολούθησης
Οι διαχειριστές έργων γνωρίζουν πολλά για τη διαχείριση του χρόνου του έργου , αλλά αυτό συμβαίνει στον τομέα του προγραμματισμού και του προγραμματισμού. Αυτό που μιλάμε είναι η παρακολούθηση του χρόνου σε πιο τακτική, καθημερινή βάση. Μιλάμε για χρονοδιαγράμματα.
Οι ομάδες έργου συχνά δεν είναι τόσο πρόθυμες να χρησιμοποιούν τα φύλλα αν δεν το έχουν κάνει πριν. Πολλά εργαλεία λογισμικού διαχείρισης έργων έχουν εγγενή παρακολούθηση χρόνου στο προϊόν. Αυτό μπορεί να διευκολύνει την εισαγωγή του διακόπτη στην παρακολούθηση του χρόνου ως ομάδα.
Είτε παρακολουθείτε ή όχι την ώρα της ομάδας σας (η οποία συνιστάται), είναι σημαντικό να γνωρίζετε πού πηγαίνει η δική σας ώρα μέσα σε μια μέρα. Θα πρέπει να κάνετε μια συνήθεια να κρατάτε μια σημείωση για το πώς ξοδεύετε το χρόνο σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να καταλάβετε αν περνάτε χρόνο στις εργασίες έργου κορυφαίας προτεραιότητας. Ίσως να νομίζετε ότι είστε, αλλά είστε εσείς; Τα φύλλα χρόνου ή η καταγραφή χρόνου κάποιας μορφής θα σας βοηθήσουν, ακόμα κι αν είναι απλώς ένα ωριαίο αρχείο σε ένα σημειωματάριο.
Παρουσίαση της αλλαγής επιχείρησης
Τέλος, η συνήθεια που κάνει τους διαχειριστές του έργου πιο επιτυχείς είναι η ικανότητά τους να εξισώνουν τα αποτελέσματα των έργων με τα επιχειρηματικά αποτελέσματα. Το σχέδιό σας σχεδιάστηκε για να επιτύχει κάτι καταπληκτικό για την εταιρεία και το κάνατε αυτό. Εξαιρετική.
Αλλά αν οι χρήστες δεν χρησιμοποιούν το προϊόν σας ή το λογισμικό γρήγορα ξεπεραστεί ή οι πελάτες δεν είναι τόσο έκπληκτοι όσο είστε τότε το σχέδιό σας ήταν χάσιμο χρόνου.
Οι πιο επιτυχημένες ομάδες έργων φροντίζουν να γνωρίζουν ποια επιχειρηματικά αποτελέσματα επιδιώκουν. Κατασκευάζουν μια λύση που προσφέρει αυτή την επιχειρηματική αλλαγή με βιώσιμο τρόπο. Αυτό που παραδίδουν όταν τελειώνει το έργο χρησιμοποιείται πλήρως και υιοθετείται πλήρως από τον πελάτη. Είναι μια επιτυχία επειδή έχει κατασκευαστεί για να είναι μια επιτυχία από την αρχή.
Η κατανόηση των επιχειρηματικών στόχων αποτελεί βασικό κριτήριο για κάθε διαχειριστή έργου που επιθυμεί να επηρεάσει τους πελάτες και τους ενδιαφερόμενους. Εάν μπορείτε να δείξετε ότι έχετε παραδώσει κάτι πολύτιμο, τότε είναι εύκολο να αποδείξετε τον αντίκτυπο που έχετε και την αξία που φέρετε στην εταιρεία.
Κάνετε τη συνήθεια να ζητάτε από τους ενδιαφερόμενους σας ποια επιχειρηματική αξία αναμένουν και πώς θέλουν να χρησιμοποιήσουν ό, τι και αν είναι αυτό που σας παρέχει το έργο. Μιλήστε μαζί τους για το πώς καθορίζουν την επιτυχία. Μπορείτε να το φτιάξετε σε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία στην αρχή κάθε έργου.
Πόσα συνήθειες για την επιτυχία έχετε;
Έχοντας διαβάσει τη λίστα, πόσες από αυτές τις συνήθειες έχετε ήδη; Υπάρχουν μάλλον πράγματα εδώ που κάνετε σήμερα και άλλα που γνωρίζετε ότι θα πρέπει να κάνετε περισσότερη προσπάθεια να κάνετε τακτικά. Τα καλά νέα είναι ότι η δημιουργία μιας νέας συνήθειας είναι σχετικά εύκολη εάν δεσμευθείτε να το κάνετε. Σύντομα, αυτά τα πράγματα θα είναι δεύτερη φύση και θα είστε καλά στο δρόμο για να είστε ένας από τους πιο επιτυχημένους διαχειριστές του έργου στην εταιρεία σας.
Σε ποιες πρόκειται να αρχίσετε να εργάζεστε και να ενσωματώνετε την εβδομαδιαία σας ρουτίνα;
Περαιτέρω ανάγνωση
Σας συνιστώ να διαβάσετε τη δύναμη της συνήθειας από τον Charles Duhig.