Δημιουργήστε ένα μητρώο κινδύνου έργου που μπορεί να χρησιμοποιήσει εύκολα ο καθένας
Πόσο συχνά έχετε δει ένα μητρώο κινδύνου να εξασθενεί στο σύστημα αρχειοθέτησης; Δημιουργούνται στην αρχή ενός έργου, στη συνέχεια ξεχνούνται, γίνονται γρήγορα ξεπερασμένα.
Όλοι γνωρίζουμε ότι η καλή διαχείριση κινδύνου απαιτεί τακτικά τον εντοπισμό νέων κινδύνων, καθώς και την αναθεώρηση των υφιστάμενων κινδύνων και των δραστηριοτήτων μετριασμού του σχεδιασμού. Πώς μπορούμε λοιπόν να συμβεί αυτό;
01 Καλή σχεδίαση μητρώου κινδύνου
Ένας τρόπος για να ενθαρρυνθεί η συμμετοχή στη διαχείριση κινδύνων είναι ο καλός σχεδιασμός μητρώου κινδύνου. Ένα καλά σχεδιασμένο μητρώο θα κοινοποιεί γρήγορα το συνολικό επίπεδο κινδύνου στο έργο σε εσάς και σε άλλα μέλη της ομάδας έργου.
Θα πρέπει να επιτρέπει στους χρήστες να έχουν εύκολη πρόσβαση σε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τους μεμονωμένους κινδύνους όταν αυτό απαιτείται. Αυτό, με τη σειρά του, θα πρέπει να παροτρύνει όλους να σκέφτονται όσον αφορά τους κινδύνους - να εντοπίζουν νέους που προκύπτουν και να παρακολουθούν και να αναλαμβάνουν δράση για τον μετριασμό των υφιστάμενων κινδύνων.
02 Συμπερίληψη των σωστών πεδίων
Τουλάχιστον, το μητρώο κινδύνου πρέπει να περιλαμβάνει:
- Ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε κίνδυνο
- Μια περιγραφή του κινδύνου, συμπεριλαμβανομένης της αιτίας, του συμβάντος κινδύνου και του αποτελέσματος, όπως "Λόγω της έντονης βροχής, υπάρχει απειλή για τις πλημμύρες που θα έπλητταν τις καλλιέργειες".
- Ενέργειες αντιμετώπισης κινδύνου
- Ιδιοκτήτης κινδύνου
03 Πρόσθετα Μέτρα
Ενδεχομένως να θέλετε να συμπεριλάβετε ποσοτικά μέτρα πιθανότητας, αντίκτυπου και συνολικού κινδύνου και υπολειμματικές αξίες μετά από μετριασμό για έργα πιο επικίνδυνα.
Τα αριθμητικά και τα πεδία που υπολογίζονται αυτόματα μπορούν να σας βοηθήσουν αν χρησιμοποιείτε μια τεχνική αξιολόγησης κινδύνου όπως η μέθοδος Monte Carlo ή η αναμενόμενη χρηματική αξία. Άλλα χρήσιμα πεδία περιλαμβάνουν τις βασικές ημερομηνίες, την κατηγορία κινδύνου, την κατηγορία κινδύνου, την εγγύτητα, το κόστος μετριασμού και την κατάσταση.
Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των πεδίων που μπορείτε να συμπεριλάβετε, αλλά μόνο τα πεδία κλειδιών πρέπει να εμφανίζονται στην προβολή λίστας όλων των κινδύνων. Διαφορετικά, η προβολή λίστας μπορεί να κατακλύζεται με υπερβολικές λεπτομέρειες. Στην ιδανική περίπτωση, οι θεατές μεταφέρονται στην προβολή λεπτομερειών που δείχνει όλα τα πεδία για τον συγκεκριμένο κίνδυνο όταν κάνουν κλικ στην καταχώριση κινδύνου στην προβολή λίστας.
04 Μια άλλη επιλογή
Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων μητρώου κινδύνου για κάθε έργο, έτσι ώστε να μην περιορίζεστε σε ένα τυποποιημένο σύνολο πεδίων. Αν και ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα έργα σας, ιδιαίτερα μικρά έργα, μια πραγματική βάση δεδομένων μπορεί να είναι καλύτερη, όπως αυτά που μπορείτε να δημιουργήσετε στο Kahootz ή το Podio. Κάνουν ευκολότερη την προσθήκη εγγράφων και μεγάλου όγκου κειμένου όταν είναι απαραίτητο.
05 φώτα κυκλοφορίας
Είναι δύσκολο να νικήσετε το σύστημα φανών κυκλοφορίας για οπτική επίδραση. Οι χρήστες γνωρίζουν εντόνως ότι το κόκκινο σημαίνει υψηλό κίνδυνο, ότι το πορτοκαλί σημαίνει μεσαίο ρίσκο και ότι το πράσινο είναι χαμηλού κινδύνου. Αυτό παρέχει γρήγορες οπτικές ενδείξεις στους αναγνώστες για να βοηθήσουν στην κατανόησή τους.
06 Χαρακτηριστικά ασφαλείας
Ίσως θελήσετε να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή επιτρέποντας σε όλα τα μέλη της ομάδας του έργου και ίσως μερικούς ενδιαφερόμενους να δουν το μητρώο κινδύνων. Ωστόσο, πρέπει να ορίσετε δικαιώματα πρόσβασης για το μητρώο σας, έτσι ώστε μόνο ορισμένοι ρόλοι έργου, όπως ο Project Manager , η Υποστήριξη Έργου ή οι Ιδιοκτήτες Κινδύνων, να το επεξεργαστούν. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ίχνος ελέγχου για το ποιος άλλαξε τι και πότε.
07 Περίληψη Προφίλ κινδύνου
Τα ανώτερα μέλη της ομάδας έργου και τα ενδιαφερόμενα μέρη, όπως το συμβούλιο έργου και η εταιρική / διαχείριση του προγράμματος, ενδέχεται να μην έχουν χρόνο να αφομοιώσουν την προβολή λίστας για κάθε κίνδυνο. Για αυτούς, ένα συνοπτικό προφίλ κινδύνου δίνει μια εικόνα του συνολικού κινδύνου που παρουσιάζει το έργο με μια γρήγορη ματιά. Επεξηγεί τον αριθμό των κινδύνων σε κάθε επίπεδο πιθανότητας και αντίκτυπου.
08 Είναι θέμα επικοινωνίας
Θυμηθείτε ότι δεν πρόκειται απλώς για την καταγραφή των κινδύνων και των μέτρων μετριασμού όταν σχεδιάζετε ένα μητρώο κινδύνου έργου. Στόχος είναι να επικοινωνήσετε και να εμπλέξετε τους συναδέλφους σας στη διαχείριση κινδύνων. Ο σχεδιασμός σας πρέπει να αντικατοπτρίζει αυτόν τον στόχο με διαφορετικές απόψεις για διαφορετικά είδη κοινού. Ένα καλά σχεδιασμένο μητρώο κινδύνων μπορεί να βελτιώσει τη διαχείριση κινδύνου στο έργο σας με αυτό τον τρόπο.