Ο σημαντικότερος ρόλος ενός Καταστατικού Χάρτη είναι να καθορίσει ακριβώς τι θα επιτύχει το έργο. Ας δούμε τι υπάρχει σε αυτό το βασικό έγγραφο του έργου.
Τι εντάσσεται σε ένα Έργο Έργου;
Το πρώτο τμήμα του Χάρτη Έργων θα αναφέρει το όνομα του έργου, τα ονόματα του χορηγού και του διαχειριστή του έργου και την ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου.
Τότε μπαίνετε στο κρέας του εγγράφου.
Τα κύρια τμήματα ενός Χάρτη Έργων έχουν ως εξής.
Σκοπός του έργου: Αυτό εξηγεί γιατί το έργο είναι επιθυμητό. Μπορείτε να ανατρέξετε σε μια επιχειρηματική περίπτωση ή τη σύμβαση που οδηγεί αυτό το έργο ή απλά να διευκρινίσετε γιατί είναι σημαντικό να κάνετε αυτό το κομμάτι της εργασίας.
Περιγραφή έργου: Εξηγήστε σε αυτή την ενότητα τι πρόκειται να επιτύχει το έργο. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με τα στοιχεία που πρόκειται να κατασκευαστούν ή τις υπηρεσίες που πρόκειται να παραδοθούν.
Προϋπολογισμός: Σε αυτό το σημείο μπορεί να μην έχετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με τις εργασίες του έργου, έτσι ώστε να μην μπορείτε να βάλετε μαζί έναν πλήρη και λεπτομερή προϋπολογισμό του έργου . Σημειώστε τυχόν περιορισμούς του προϋπολογισμού ή το αρχικό εύρος δαπανών υψηλού επιπέδου που περιμένετε.
Κίνδυνοι: Όλα τα έργα έχουν κινδύνους. Αυτό το τμήμα του Χάρτη Έργων αποτελεί την πρώιμη έκδοση του αρχείου καταγραφής κινδύνων του έργου σας. Καταγράψτε τους κινδύνους για τους οποίους γνωρίζετε σε αυτό το σημείο, ώστε η ομάδα διαχείρισης να μπορεί να δει τι μπορεί να επηρεάσει το έργο προς τα εμπρός.
Ορόσημα: Εάν γνωρίζετε τα ορόσημα υψηλού επιπέδου, τα συμπεριλάβετε στο Χάρτη Έργων σε αυτή την ενότητα. Μπορείτε να τα μεταφέρετε στο γράφημα Gantt αργότερα, όταν θα φτάσετε να δημιουργήσετε ένα λεπτομερέστερο σχέδιο. Προς το παρόν ψάχνετε μόνο νεκρές ημερομηνίες ή οτιδήποτε αναφέρεται στις συμβάσεις στις οποίες εργάζεστε.
Στόχοι του έργου: Πρόκειται για ένα πολύ σημαντικό τμήμα, αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να βρεθεί μαζί. Προσπαθείτε να απαντήσετε στην ερώτηση: "Πώς θα μάθουμε πότε θα τελειώσουμε;" Γράψτε τι περιμένετε να παραδώσει το έργο και πώς θα ξέρετε αν έχετε φτάσει εκεί. Για παράδειγμα, σε ένα σχέδιο για την εκκίνηση ενός συστήματος καταγραφής χρόνου για όλα τα τμήματα, ο στόχος θα μπορούσε να είναι: "Όλες οι ομάδες θα χρησιμοποιούν το σύστημα χρονοδιαγράμματος μέχρι το τέλος του έτους." Σημειώστε επίσης ποιος θα είναι υπεύθυνος για συμφωνώντας ότι έχετε επιτύχει αυτό το στόχο. Αυτό αποτρέπει οποιαδήποτε προβλήματα στο τέλος του έργου, όπου ξαφνικά κανείς δεν είναι διατεθειμένος να υπογράψει το έργο ως πλήρες.
Επίπεδα αρχής διαχειριστή έργου: Εκτός αν είναι πραγματικά σαφής και τεκμηριωμένη κάπου αλλού, αξίζει να συμπεριληφθεί ένα τμήμα του Χάρτη για το τι μπορείτε να κάνετε χωρίς να υποχωρήσετε περαιτέρω από κάποιον ανώτερο. Αυτό γενικά σχετίζεται με τα επίπεδα ανοχής που έχουν τεθεί στον προϋπολογισμό και τα χρονοδιαγράμματα και θα εκφραστεί ως εξής: "Ο διαχειριστής έργου έχει ανοχή 10% στον προϋπολογισμό και ανοχή 5% στο χρονοδιάγραμμα. Οποιαδήποτε απόκλιση πάνω από αυτά τα εγκεκριμένα όρια πρέπει να υπογραφεί από τον ανάδοχο του έργου. "Μπορείτε να επεκτείνετε αυτό το τμήμα για να διευκρινίσετε ποια, αν υπάρχει, εξουσιοδότηση του διαχειριστή του σχεδίου σχετικά με την πρόσληψη και την εκτόξευση προσωπικού από την ομάδα του έργου .
Έγκριση του Χάρτη Έργων
Το τελικό τμήμα του Χάρτη Έργων είναι το τμήμα εγκρίσεων. Ο υπεύθυνος του έργου και ο ανάδοχος του έργου (ή το άτομο που ξεκίνησε την εργασία, αν δεν έχει ακόμη διοριστεί χορηγός) πρέπει να υπογράψει και να δώσει ημερομηνία στο έγγραφο. Σήμερα, αυτό είναι πιθανό να είναι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να διατηρείτε ένα αντίγραφο της εξουσιοδότησης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα αρχεία του έργου σας σε περίπτωση που χρειάζεται να ανατρέξετε σε αυτό.