Όταν το Multitasking σας κάνει λιγότερο παραγωγικό, δοκιμάστε αυτό
Συνηθίζαμε να αγαπάμε το multitasking.
Νόμιζα ότι θα με έκανε πιο παραγωγικό και θα με έκαναν να φαίνω υπεράνθρωπος, κάνοντας λίγο από αυτό και λίγο από αυτό όλα ταυτοχρόνως, αλλά τα αποτελέσματα αποδείχτηκαν αλλιώς: ποτέ δεν έκανα τίποτα να γίνει στο τέλος της ημέρας και ήταν συχνά απογοητευμένοι.
Η έρευνα του πανεπιστημίου Stanford απέδειξε επίσης ότι έκανα λάθος Το Forbes φέρνει μια ιστορία για μια μελέτη του Πανεπιστημίου του Λονδίνου που δείχνει όχι μόνο ότι η πολυδιαδικασία σας κάνει λιγότερο παραγωγικούς, ακόμα και σας κάνει χαζούς!
Στη συνέχεια, έτρεξα στη μέθοδο GTD. Ακούγεται καταπληκτικό και έχω καταλήξει σε μια απλοποιημένη εκδοχή για να με βοηθήσει να είμαι πιο παραγωγικός και χαρούμενος στην εργασία.
Εδώ είναι το πώς το κάνω.
01 1. Σκεφτείτε το
Μπορεί να είναι τίποτε από την υπογραφή ενός συμβολαίου επιχείρησης σε μια φιλανθρωπική εκστρατεία. Ή, μπορεί να είναι ταξίδι προσωπικού της εταιρείας, όπως στην περίπτωσή μου.
Ήξερα ακριβώς τι θέλω να επιτύχω, έτσι αυτός ήταν ο προορισμός μου. Δεν υπήρχε λόγος να ανησυχείτε για το πώς θα φτάσετε εκεί επειδή ήξερα ότι θα συμπληρώσω τις λεπτομέρειες αργότερα.
02 2. Αδειάστε το
Όπως δήλωσε ο David Allen, το μυαλό σας είναι ότι έχετε ιδέες, χωρίς να τις κρατάτε.
Τώρα έχετε κάνει το πιο εύκολο κομμάτι, ας πάμε στο επόμενο βήμα: αφαιρέστε όλες τις σκέψεις σας από το κεφάλι σας.
Ήξερα ότι οι περισσότεροι από τους υπαλλήλους μας θα ήθελαν να επισκεφτούν την Ιαπωνία, να φέρουν τις οικογένειές τους και τους φίλους τους, να δουν τα όμορφα φύλλα σφενδάμνου το φθινόπωρο, να δοκιμάσουν το διάσημο Sanuki udon κλπ. Και ήξερα ότι πρέπει να βρω ένα εύλογο ταξιδιωτικό γραφείο για να με βοηθήσει.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα στυλό ή ένα σημειωματάριο για να γράψετε τις ιδέες κάτω ή να τις πληκτρολογήσετε στο TextEdit, στο Notepad ή στα Έγγραφα Google. Ή κάνετε ό, τι έκανα, χρησιμοποιήστε έναν απλό ιστό σημειώσεων και μια εφαρμογή για κινητά όπως το Evernote.
Το ωραίο πράγμα για αυτή την δωρεάν εφαρμογή είναι ότι κάθε φορά που μια σκέψη έρχεται σε σας, μπορείτε να την προσθέσετε στις σημειώσεις σας αμέσως επειδή είναι διαθέσιμη σε όλες τις συσκευές σας. Με αυτόν τον τρόπο, είναι λιγότερο πιθανό να χάσετε μια σημαντική λεπτομέρεια, όπως (στο έργο μου), εάν κάποιο προσωπικό ήταν χορτοφάγος ή είχε αλλεργίες.
03 3. Σπάστε το
Στη συνέχεια, τοποθετήστε τις ιδέες σας εκεί που ανήκουν στις κατάλληλες κατηγορίες και σπρώξτε τους σε αντικείμενα που μπορούν να ενεργοποιηθούν.
Μετακινηθείτε μακριά από τις εργασίες λήψης σημείων σε κάτι που θα σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό. Τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών, ειδικά εκείνα με απεριόριστο αριθμό και επίπεδα εργασιών όπως το Quire, θα έρθουν πλέον χρήσιμα.
Κοιτάζοντας τις σημειώσεις μου, οι οποίες ήταν τόσο ακατάστατες και άσχημες, έκανα έναν κατάλογο εργασιών όπως το "Δρομολόγιο" με επικουρικά (ή παιδικά) καθήκοντα, όπως "Τι μέρη για να επισκεφτείτε", "Ποια εστιατόρια για φαγητό" και " σε ένα έργο που ονόμασα «Ταξίδι προσωπικού 2015».
Ενώ βρίσκεστε σε αυτό, μπορείτε να προσθέσετε συγκεκριμένες ημερομηνίες και ετικέτες για τις εργασίες σας όπως "Επείγον" ή "Αργότερα". Αυτό βοηθά ακριβώς να σας υπενθυμίσω τι πρέπει να γίνει πρώτα. Μπορείτε επίσης να τα αναδιατάξετε οποιαδήποτε στιγμή, εάν αλλάξει η προτεραιότητά τους.
04 4. Κάν 'το
Τέλος, είναι καιρός να βρεθούμε προς τα κάτω.
Αυτό είναι ίσως το πιο χρονοβόρο βήμα, όπου θα χρειαστεί να συζητήσετε, να πάρετε εξωτερική βοήθεια και να ολοκληρώσετε κάθε εργασία πριν φτάσετε στον προορισμό σας - στην περίπτωσή μου, το αεροδρόμιο Narita, στην περίπτωσή σας κατά το κλείσιμο οποιουδήποτε σχεδίου εργάζεστε .
Για παράδειγμα, μήνες πριν προσγειωθήκαμε στο αεροδρόμιο Narita, έπρεπε πρώτα να συζητήσουμε το δρομολόγιο μεταξύ μας. Είχα σπάσει αυτό στο Βήμα 3 και έπειτα έπρεπε να ψάξω για να βρω τα κορυφαία ταξιδιωτικά γραφεία, να ξαναζήσω για το ποιος θα συνεργαστεί, να έρθει σε επαφή με τον οργανισμό και ούτω καθεξής.
Ευτυχώς, θα μπορούσα να επικεντρωθώ σε μια συγκεκριμένη εργασία ή φίλτρο κατά την ημερομηνία και την ετικέτα για να μείνω επικεντρωμένη χρησιμοποιώντας τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών μου, οπότε δεν ένιωθα πιέσεις ή συγκλονισμένοι.
Έτσι, εδώ είμαι, τελειώνοντας αυτό το post με την τηλεόραση μου μακριά, iTunes κλειστά, και το στόμα μου κλείσει, ενώ αισθάνεται καλή και υπερήφανος για τον εαυτό μου. Μπορείτε να είστε πάρα πολύ.