Kanban σε έργα συνήθως παίρνει τη μορφή ενός οπτικού συμβουλίου που αποτελείται από ένα πλέγμα και κάρτες. Ο πίνακας μπορεί να είναι φυσικός, αποτελούμενος από κομμάτια χαρτιού (συνήθως χαρτιά ευρετηρίου 3 "x 5" ή κολλώδεις σημειώσεις) σε ένα λευκό πίνακα ή έναν τοίχο. Εναλλακτικά, το διοικητικό συμβούλιο θα μπορούσε να είναι ηλεκτρονικό - διάφορα προγράμματα λογισμικού και πλατφόρμες υποστηρίζουν τους πίνακες διαχείρισης έργων τύπου Kanban. Μια ψηφιακή λύση είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο όταν μια ομάδα έργου δεν είναι συνιδρυμένη φυσικά ή όταν μέλη της ομάδας πρέπει να έχουν πρόσβαση στο διοικητικό συμβούλιο όταν βγαίνουν από το γραφείο.
01 Το κανάλι Kanban
Για απλά έργα, ένα πλέγμα τύπου Kanban θα μπορούσε να έχει μια μόνο σειρά και πολλές στήλες. Οι στήλες αντιπροσωπεύουν τη διαδικασία μέσω της οποίας ρέουν οι εργασίες, από αριστερά (αρχή) προς τα δεξιά (τέλος). Αν η ομάδα ασχολείται με περισσότερους από έναν τύπους εργασιών ή εάν υπάρχουν υπο-ομάδες ή διαφορετικοί τύποι ροών εργασίας, ο διοργανωτής του διοικητικού συμβουλίου μπορεί να χρησιμοποιήσει σειρές για να χωρίσει τις κάρτες κάθετα.
Οι κάρτες κινούνται σε όλες τις στήλες σύμφωνα με το τρέχον στάδιο της διαδικασίας. Αυτή η εικόνα δείχνει ένα τυπικό δίκτυο Kanban σε δράση.
Μόλις εγκατασταθεί το συμβούλιο του Kanban, η ομάδα του έργου συναντάει συνήθως γύρω από το διοικητικό συμβούλιο με τακτική συχνότητα, σε μια "μόνιμη" ή πολύ σύντομη συνάντηση. Ο στόχος της ομάδας είναι να "τραβήξει" την εργασία στην τελική στήλη του πίνακα, η οποία συχνά φέρει την ένδειξη "Έγινε". Σε αυτές τις συναντήσεις, η ομάδα συζητά πότε κάθε κάρτα θα μπορεί να μετακινηθεί στην επόμενη στήλη. Εάν κάποιος εργάζεται για να μετακινήσει την κάρτα προς τα εμπρός και έχει αντιμετωπίσει ένα εμπόδιο, αυτό θα σημειωθεί στη συνάντηση standup, με τα στοιχεία δράσης που λαμβάνονται για την επίλυση του προβλήματος.
02 Το Πλαίσιο του Νταν
- Αφαιρέστε κακή πολυδιατάραξη. Οι ψυχολόγοι και οι κοινωνιολόγοι που μελετούν την εργασία έχουν γράψει πολλά για αυτό το θέμα. Οι έρευνες δείχνουν ότι οι εργασίες αλλαγής μας επιβραδύνουν και προκαλούν ζητήματα ποιότητας λόγω διανοητικής επαναφοράς και άλλων δαπανών εγκατάστασης.
- Περιορίστε την εργασία σε εξέλιξη. Προκειμένου να φέρετε το κακό πολλαπλάσιο σε ελάχιστο επίπεδο, πρέπει να περιορίσετε τον αριθμό των καρτών που απελευθερώνονται στο σύστημα Kanban. Μην επιτρέπετε στη διοίκηση να προωθεί περισσότερες κάρτες (εργασίες, έργα ή χαρακτηριστικά) στη στήλη "Doing" του πίνακα. Αυτό το βήμα μπορεί να απαιτήσει μια σημαντική αλλαγή στη νοοτροπία των διαχειριστών που πιστεύουν ότι για να ολοκληρωθεί η εργασία εγκαίρως, πρέπει να ξεκινήσει το συντομότερο δυνατό.
- Προωθήστε μια κουλτούρα για την επίλυση προβλημάτων ως ομάδα, αντί για μια κίνητρο που κατηγορεί τους άλλους.
- Διατηρήστε την κορυφή της ανεκτέλεστης προτεραιότητας. Οι κάρτες στο επάνω μέρος της στήλης "Backlog" θα πρέπει να είναι οι επόμενες εργασίες, έργα ή χαρακτηριστικά που θα προσφέρουν τη μεγαλύτερη αξία στον πελάτη και τις επιχειρήσεις.
Ένα σύστημα Kanban είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος εκτέλεσης σε πολλούς τύπους έργων. Όπως τα περισσότερα εργαλεία Lean, λειτουργεί καλύτερα όταν συνδυάζεται με μια νοοτροπία μάθησης και συνεχή βελτίωση. Δεν υπάρχει κανένας μοναδικός "σωστός" τρόπος για την εφαρμογή ενός συμβουλίου Kanban και πολλοί παράγοντες μπορούν να επηρεάσουν τη δομή του καθώς και τις συμπεριφορές της ομάδας. Γενικά, κάθε ομάδα έργου που χρησιμοποιεί το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να εκπαιδεύεται στις έννοιες του Kanban και στη συνέχεια να μπορεί να αναπτύξει και να βελτιώσει το σύστημα Kanban καθώς το χρησιμοποιούν.
Μάθετε περισσότερα για την Monica Borrell στην πλήρη βιογραφική της έκθεση εδώ .