Αν και αυτός ο ορισμός μπορεί να φαίνεται περίπλοκος, οι διευθυντές διαχείρισης έργων έχουν στην πραγματικότητα την ρίζα τους στην κοινή λογική και την πρακτικότητα.
Εάν θέλετε να παρέχετε διαχείριση έργων στους πελάτες σας ή ο στόχος σας είναι να γίνετε διαχειριστής έργου, εξετάστε τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης έργων βήμα προς βήμα. Πριν ξεκινήσετε, προσδιορίστε αν η υπηρεσία που πρόκειται να προσφέρετε (ή η ανάθεση που αναλαμβάνετε) είναι πραγματικά ένα έργο.
Γενική Διοίκηση και Διαχείριση Έργου
Πώς αποφασίζετε αν κάτι είναι ή δεν είναι έργο; Για να ξεπεραστεί αυτό το πρόβλημα, χωρίστε τους δύο διαφορετικούς τομείς διαχείρισης σε λειτουργική (ή γενική) διαχείριση και διαχείριση έργων.
Λειτουργική ή γενική διαχείριση είναι η συνεχής λειτουργία μιας εργασίας. Ένα παράδειγμα θα ήταν αν έχετε μια εταιρεία τεχνολογίας και έχετε έναν πελάτη για τον οποίο παρέχετε υποστήριξη δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και διαχειρίζεστε συνεχώς τον ετήσιο λογαριασμό σας, δημιουργώντας αντίγραφα ασφαλείας των διακομιστών τους και παρέχοντάς τους μια εβδομαδιαία αναφορά δραστηριότητας. Εάν το κάνετε αυτό για πέντε χρόνια και έχετε μια ανανεώσιμη σύμβαση με τον πελάτη, το έργο σας είναι συνεχές και συνεπώς γενικό ή λειτουργικό.
Εάν, ωστόσο, ο πελάτης σας θέλει να εφαρμόσει ένα νέο σύστημα διαχείρισης περιεχομένου και έχουν ένα χρόνο για να αναπτύξουν το νέο σύστημα και να σας ζητήσουν να οδηγήσετε την ανάπτυξή του, ο πελάτης σας σας έχει εμπλακεί σε ένα έργο.
Ομοίως, εάν εργάζεστε με ανθρώπινους πόρους και η δουλειά σας είναι να διαχειριστείτε τον προϋπολογισμό του τμήματος και να εποπτεύσετε τους κατώτερους συνεργάτες σας, τότε έχετε μια λειτουργική δουλειά επειδή είναι μια συνεχής δουλειά που δεν έχει ορισμένο φινίρισμα.
Αφ 'ετέρου, αν έχετε την ίδια θέση εργασίας και ο διευθυντής του τμήματος σας σας ζητάει να εφαρμόσετε ένα νέο πρόγραμμα προσλήψεων (και σας παρέχει προθεσμία και προϋπολογισμό) και σας κάνει τον υπεύθυνο του έργου, τότε αυτό είναι ένα έργο επειδή έχει ημερομηνία έναρξης και λήξης και η εργασία γίνεται μόνο μία φορά.
Προβολή του έργου σας σε τρία μέρη
Τώρα που καταλαβαίνετε την ουσία του τι συνιστά ένα έργο, μπορείτε να πάρετε μια πιο προσεκτική ματιά στη διαχείριση του έργου. Χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα προσλήψεων ως παράδειγμα, τώρα που ξέρετε ότι υπάρχει ανάγκη για ένα έργο, το επόμενο βήμα περιγράφει το εύρος, τον χρόνο και τον προϋπολογισμό που χρειάζονται.
Η διαχείριση του έργου είναι ο σχεδιασμός, η οργάνωση και ο έλεγχος του πεδίου εφαρμογής, του προϋπολογισμού και του χρόνου του προγράμματος του προγράμματος προσλήψεων. Για να συμβάλλετε στην απεικόνιση του έργου, σχεδιάστε μια απλή πυραμίδα. Κάθε γραμμή της πυραμίδας αντιπροσωπεύει ένα από τα τρία κύρια μέρη ενός έργου (δηλαδή πεδίο εφαρμογής, χρόνο και προϋπολογισμό). Ο κενός χώρος στη μέση της πυραμίδας είναι η ποιότητα του παραδοθέντος προϊόντος. Η πυραμίδα είναι ένα σημαντικό εργαλείο που πρέπει να θυμάστε καθώς σχεδιάζετε το σχέδιό σας επειδή, καθώς τα τρία κύρια μέρη σας μεγαλώνουν ή συρρικνώνονται, επηρεάζεται η ποιότητα του προϊόντος.
Το πεδίο εφαρμογής του Έργου
Ο καθορισμός του πεδίου εφαρμογής είναι συχνά το πιο δύσκολο και πολύπλοκο μέρος της διαχείρισης του έργου.
Οι λεπτομέρειες ενός έργου είναι γενικά άγνωστες στην αρχή, οπότε η εκτίμηση των δραστηριοτήτων και των καθηκόντων που απαιτούνται για την εκτέλεση του σχεδίου λαμβάνει υπόψη του. Το πεδίο εφαρμογής αποτελείται από όλες τις διάφορες δραστηριότητες και τα καθήκοντα που θα αναληφθούν για την παραγωγή του τελικού προϊόντος που θα παραδώσετε. Ο καθορισμός του πεδίου εφαρμογής του έργου θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε το χρόνο και τον προϋπολογισμό που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε το έργο. Ένας καλός τρόπος για να ξεκινήσετε είναι να γράψετε απλά αυτό που νομίζετε ότι χρειάζεται για να ολοκληρώσετε το έργο. Στη συνέχεια, συμβουλευτείτε τους άλλους για να έχετε μια ολοκληρωμένη εικόνα όλων των δραστηριοτήτων που εμπλέκονται.
Ο χρόνος του έργου
Μόλις δημιουργήσετε ένα αρχικό πεδίο εφαρμογής, μπορείτε να αρχίσετε να ορίζετε ένα χρόνο σε κάθε δραστηριότητα και εργασία και, επιπλέον, να δείτε τα έργα μεγαλύτερη εικόνα. Ρωτήστε τον εαυτό σας ποιες δραστηριότητες θα συμβούν ταυτόχρονα και ποιες θα πραγματοποιηθούν διαδοχικά.
Επίσης, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στο πόσοι άνθρωποι θα αναθεωρήσουν τις δραστηριότητες του έργου, διότι αυτό θα επηρεάσει το χρόνο που θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε ένα βήμα. Είναι εκπληκτικό το πόσο καιρό μπορεί να πάρει ένα απλό καθήκον όταν χρειάζονται τρία άτομα να το αναθεωρήσουν. Αφού υπολογίσετε το χρόνο που θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε τις αθροιστικές δραστηριότητες και τις εργασίες, είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου που θα ακολουθήσει η ομάδα του έργου.
Ο προϋπολογισμός του έργου
Σε αυτό το σημείο, έχετε καθορίσει τι (εύρος) και το μήκος (χρόνος) ενός έργου, Τώρα ήρθε η ώρα να καθορίσετε τον προϋπολογισμό. Όπως και ο υπολογισμός της χρονικής διάρκειας ενός έργου, θα πρέπει συχνά να συμβουλευτείτε άλλους, συμπεριλαμβανομένων των στελεχών του τμήματος για να καθορίσετε έναν ακριβή προϋπολογισμό. Ένας προϋπολογισμός αποτελείται από πολλαπλές σκέψεις, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης ανθρώπων και υλικών που εμπλέκονται στις δραστηριότητες που αναλαμβάνονται και για πόσο καιρό θα απαιτηθούν (δηλαδή οι άνθρωποι) και τα χρησιμοποιούμενα υλικά.
Η επικοινωνία είναι το κλειδί
Συχνά οι πελάτες (ή οι προϊστάμενοι) επιθυμούν να ολοκληρωθεί ένα έργο εντός προκαθορισμένου χρόνου και προϋπολογισμού χωρίς να ληφθεί υπόψη το πεδίο εφαρμογής του έργου. Το πρόβλημα με αυτό είναι ότι σχεδόν πάντα, το εύρος του έργου δεν μπορεί ευλόγως να ολοκληρωθεί δεδομένου του χρόνου και των δημοσιονομικών περιορισμών. Κατά συνέπεια, μέρος της διαχείρισης του έργου διαπραγματεύεται τους όρους του πεδίου του έργου με έναν πελάτη ή έναν προϊστάμενο. Σε όλη τη διάρκεια της διαδικασίας διαπραγμάτευσης, καθώς και σε όλο το μήκος του έργου, η καλή σαφής επικοινωνία είναι η μοναδική πιο σημαντική δεξιότητα που θα χρειαστείτε. Όσο πιο σαφείς επικοινωνείτε με τις προκλήσεις στην πορεία, τόσο πιο ευτυχισμένος θα είναι ο πελάτης ή ο προϊστάμενός σας.