Τα επίσημα έργα ακολουθούν μια διαδικασία πέντε σταδίων όπως ακολουθεί
- Έναρξη: δημιουργία ομάδας έργου, ναύλωση έργων και έναρξη.
- Προγραμματισμός: οριστικοποίηση της εμβέλειας του έργου, καθορισμός της λεπτομερούς εργασίας, αξιολόγηση του κινδύνου, προσδιορισμός των απαιτήσεων πόρων, οριστικοποίηση του προγράμματος και προετοιμασία για την πραγματική εργασία.
- Εκτέλεση: Εκτέλεση της πραγματικής εργασίας που απαιτείται από τον ορισμό του έργου και το πεδίο εφαρμογής.
- Παρακολούθηση και έλεγχος: η πραγματική διαχείριση , αναφορά και έλεγχος των πόρων και των προϋπολογισμών κατά τη διάρκεια της φάσης εκτέλεσης.
- Κλείσιμο έργου: παράδοση του έργου, αξιολόγηση των διδαγμάτων, αναβολή της ομάδας του έργου.
Παραδοσιακή ροή έργου
Ανεξάρτητα από το μέγεθος του έργου, η κίνηση μέσω των σταδίων είναι η ίδια. Το έργο ξεκίνησε ή ξεκίνησε με ένα χάρτη που αναγνωρίζει τον διαχειριστή του έργου και περιγράφει τη σημασία του έργου.
Μόλις ξεκινήσει το έργο, μεταβαίνει στη φάση σχεδιασμού. Εδώ, οι ομάδες πυρήνα και εργασίας προσδιορίζουν την απαραίτητη εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί για να επιτευχθεί το πεδίο εφαρμογής του έργου και να αναπτυχθούν εκτιμήσεις και εκτιμήσεις για το χρόνο, το κόστος, τους πόρους και τους κινδύνους.
Μετά τη φάση προγραμματισμού, το έργο ξεκινά και συμβαίνει σε μια καθορισμένη σειρά που είναι απαραίτητη για να προχωρήσουμε από τις προηγούμενες δραστηριότητες σε δραστηριότητες διαδόχου.
Οι εξαρτήσεις έργων διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτή τη φάση.
Ενώ η εκτέλεση συνεχίζεται, ο διευθυντής του έργου και τα μέλη της ομάδας παρακολουθούν, αναφέρουν και ελέγχουν το συνολικό έργο, με έμφαση στις δραστηριότητες κρίσιμης διαδρομής. Η εργασία αυτή συνεχίζεται έως ότου ολοκληρωθεί η φάση εκτέλεσης και το έργο παραδοθεί στον πελάτη.
Η τελική φάση, κοντά στο έργο, περιλαμβάνει την ολοκλήρωση της παράδοσης, την αξιολόγηση των διδαγμάτων και την αναστολή της ομάδας του έργου, έτσι ώστε τα μέλη να μπορούν να προχωρήσουν στην επόμενη πρωτοβουλία τους.
Για ευέλικτα ή επαναληπτικά αναπτυξιακά έργα, ο προγραμματισμός και η εκτέλεση πραγματοποιούνται σε σύντομες εκτοξεύσεις ή σπριντ, με τα στάδια να επαναλαμβάνονται έως ότου ολοκληρωθεί το έργο για να ικανοποιηθεί ο πελάτης.
Λεπτομερής επεξήγηση για κάθε στάδιο
Έναρξη: Ένα ξεκάθαρο ξεκίνημα του έργου όχι μόνο θα θέσει το σχέδιό σας για επιτυχία, αλλά θα θέσει επίσης τις βάσεις για όλα τα μελλοντικά στάδια. Κατά τη διάρκεια της έναρξης, θα ανατεθούν τα μέλη της ομάδας έργου, θα ενημερωθούν για τους συνολικούς στόχους του έργου και θα ζητήσουν από τον πελάτη ή τον ιδιοκτήτη του έργου όσο το δυνατόν περισσότερες ερωτήσεις, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε το έργο αποτελεσματικά. Είναι επίσης πολύ ωραίο να οικοδομήσουμε τον ενθουσιασμό της ομάδας για το έργο και να συλλέξουμε τυχόν λεπτομέρειες της τελευταίας στιγμής που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τον προγραμματισμό του έργου. Επιπλέον βήματα περιλαμβάνουν:
- Ανάλυση φορέων
- Ανάθεση εκτελεστικού χορηγού
- Ανάπτυξη και επικοινωνία εγγράφων χαρτών
- Επίσημη συνάντηση εναρκτήριο λάκτισμα
Προγραμματισμός : Μόλις ξεκινήσετε το έργο και συγκεντρώσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες, θα αρχίσετε να σχεδιάζετε το έργο σας. Το στάδιο του σχεδιασμού εξαρτάται από το μέγεθος του έργου σας, από πόση πληροφορία πρέπει να οργανώσετε και πόσο μεγάλη είναι η ομάδα σας.
Το τελικό αποτέλεσμα του σχεδιασμού πρέπει να είναι ένα σαφές σχέδιο έργου ή χρονοδιάγραμμα, από το οποίο όλοι θα ακολουθήσουν τα καθήκοντά τους. Η χρήση ενός προγράμματος σχεδιασμού έργου όπως το Microsoft Project ή το Basecamp είναι εξαιρετικά χρήσιμο κατά το σχεδιασμό ενός έργου. Αν δεν έχετε πρόσβαση σε ένα από αυτά τα προγράμματα, κάντε μια γενική online αναζήτηση για δωρεάν λογισμικό προγραμματισμού έργου. Παρόλο που ένα πρόγραμμα προγραμματισμού έργων είναι χρήσιμο, δεν είναι πάντα απαραίτητο. Η χρήση του Excel και του Word για να δημιουργήσετε το σχέδιό σας και να το κοινοποιήσετε στην ομάδα είναι εξίσου αποτελεσματική. Ειδικά καθήκοντα στη φάση σχεδιασμού περιλαμβάνουν:
- Δημιουργία σχεδίου επικοινωνίας για τους διάφορους ενδιαφερόμενους
- Ανάπτυξη λεπτομερούς δομής κατανομής εργασιών.
- Προσδιορισμός της κρίσιμης διαδρομής .
- Σχεδιάζοντας τους πόρους για το σχέδιο του έργου και βελτιώνοντας την αλληλουχία του έργου με βάση τις εξαρτήσεις έργων και τους περιορισμούς των πόρων.
- Ανάπτυξη λεπτομερούς χρονοδιαγράμματος.
- Αξιολόγηση των κινδύνων και εκπόνηση σχεδίου προτεραιότητας για τον κίνδυνο και μετριασμού.
Εκτέλεση: Τώρα που έχετε ένα σταθερό σχέδιο έργου, η ομάδα μπορεί να ξεκινήσει την εκτέλεση του έργου εναντίον των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί. Είναι το στάδιο όπου όλοι αρχίζουν πραγματικά να δουλεύουν. Θα θελήσετε να ξεκινήσετε επίσημα το στάδιο εκτέλεσης με προσωπικές συναντήσεις για να εξασφαλίσετε ότι όλοι έχουν αυτό που χρειάζονται για να ξεκινήσουν να εκτελούν το μέρος τους του έργου. Η απόκτηση της ομάδας που ξεκίνησε στο σωστό δρόμο είναι αναπόσπαστο κομμάτι της επιτυχίας του έργου, ώστε να διατυπωθεί σαφώς το χρονοδιάγραμμα και το σχέδιο επικοινωνίας
Παρακολούθηση και έλεγχος: Ενώ το έργο βρίσκεται στο στάδιο εκτέλεσης, θα αρχίσετε να τον παρακολουθείτε και να τον ελέγχετε για να διασφαλίσετε ότι κινείται κατά μήκος του σχεδίου. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να παρακολουθείτε και να ελέγχετε ένα έργο. Περιστασιακά check-in με τους ηγέτες των ομάδων, οργανωμένες καθημερινές "stand-ups", ή περισσότερες επίσημες συνεδριάσεις εβδομαδιαίας κατάστασης είναι αποτελεσματικές. Οι πληροφορίες που προκύπτουν από αυτές τις συναντήσεις ή τα κανάλια επικοινωνίας θα ενημερώνουν τον βρόχο ανατροφοδότησης και τελικά κάθε επανασχεδιασμό και προσαρμογές που είναι απαραίτητες για το έργο. Πρόσθετες σημαντικές δραστηριότητες σε αυτό το στάδιο περιλαμβάνουν:
Τηρήστε το προκαθορισμένο σας σχέδιο επικοινωνίας για να εξασφαλίσετε την ευαισθητοποίηση των ενδιαφερομένων για την κατάσταση του έργου.
Παρακολουθήστε ομάδες εργασίας και εργασιακές δραστηριότητες στην κρίσιμη διαδρομή.
Προσδιορισμός ευκαιριών για τη βελτίωση της απόδοσης του χρονοδιαγράμματος μέσω της ταχείας παρακολούθησης ή της ολοκλήρωσης δραστηριοτήτων παράλληλα ή όπου χρειάζεται, κατάρρευση του χρονοδιαγράμματος με την προσθήκη πόρων.
Παρακολούθηση πραγματικών και προγραμματισμένων δαπανών.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, παρακολούθηση, υπολογισμός και αναφορά της κερδοφόρας αξίας του σχεδίου του έργου.
Παρακολούθηση και μετριασμό των κινδύνων και βελτίωση του σχεδίου κινδύνου όπως απαιτείται.
Κλείσιμο έργου: Μόλις ολοκληρωθούν και εγκριθούν όλες οι λεπτομέρειες και οι εργασίες του έργου σας από τον πελάτη ή τον κάτοχο του έργου. μπορείτε τελικά να κλείσετε το έργο σας. Το κλείσιμο ενός έργου είναι εξίσου σημαντικό με την εκκίνηση, το σχεδιασμό και την εκτέλεσή του. Θα θελήσετε να τεκμηριώσετε όλες τις πληροφορίες από το έργο και να τις οργανώσετε με προσοχή ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτό, εάν είναι απαραίτητο. Είναι επίσης μια κατάλληλη στιγμή να διεξαχθεί μετά το θάνατο για το έργο έτσι ώστε όλα τα μέλη της ομάδας να μπορούν να προβληματιστούν για το τι πήγε σωστά ή λάθος κατά τη διάρκεια του έργου. Θα πρέπει επίσης να τεκμηριωθεί, ώστε το αποτέλεσμα να μπορεί να μοιραστεί με άλλα μέλη του έργου και να κατατεθεί σε ένα φάκελο ιστορικού έργου. Τέλος, είναι σημαντικό να αναβάλλετε επίσημα την ομάδα του έργου, παρέχοντας ανατροφοδότηση και αξιολογήσεις απόδοσης όπως υποδεικνύεται από την πολιτική της εταιρείας σας.
-
Ενημερώθηκε από την Art Petty