Προσθέστε στην πραγματικότητα ότι τα έργα είναι το πώς καινοτομούμε? πώς εκτελούμε τη στρατηγική και πώς κατασκευάζουμε την υποδομή και τις δυνατότητες του οργανισμού μας, είναι προφανές ότι οι ανώτεροι ηγέτες πρέπει να κάνουν ό, τι είναι δυνατόν για να υποστηρίξουν τους διαχειριστές έργων της επιχείρησής τους .
Ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες προώθησης της επιτυχίας του έργου είναι η παρουσία ενός αποτελεσματικού, δεσμευμένου εκτελεστικού χορηγού. Αυτή η θέση έχει από καιρό συνδεθεί με την επιτυχία των έργων στις μελέτες της βιομηχανίας, ωστόσο μια ανασκόπηση της βιβλιογραφίας που περιγράφει τις πρακτικές πρακτικής γύρω από τη χορηγία υποδεικνύει ότι έχουμε πολύ δρόμο να θεσμοθετήσουμε την παρουσία και τις πρακτικές του ρόλου του χορηγού στις οργανώσεις μας. Ένα μικρό πλαίσιο είναι κατάλληλο. Πρώτον, ας αναθεωρήσουμε τις πρωταρχικές ευθύνες του χορηγού.
Πρωταρχικές Ευθύνες του Εκτελεστικού Χορηγού του Έργου
- Αναλάβετε την ευθύνη για το αποτέλεσμα ενός έργου. (Αυτό το σημείο συχνά περιγράφεται ως κοινή ευθύνη με τον υπεύθυνο του έργου.)
- Χάρτης του έργου και ανάθεση εξουσίας στον υπεύθυνο του έργου και στα μέλη της ομάδας.
- Υποστήριξη της ομάδας έργου για πόρους και προβολή.
- Εξασφάλιση της παρουσίας και της υποστήριξης αποτελεσματικών αξιών της ομάδας, συμπεριλαμβανομένης της λογοδοσίας και της διαφάνειας.
- Υποστηρίξτε την ομάδα ενόψει εξαιρετικών δυσκολιών.
- Προπονήστε τον υπεύθυνο του έργου.
- Υπερασπίστε την ομάδα του έργου ενάντια στην οργανωτική παρέμβαση.
Τι συμβαίνει όταν ο Εκτελεστικός Χορηγός είναι εκτός εικόνας
Ελλείψει υποστηρικτικού εκτελεστικού χορηγού, όλες οι παραπάνω ευθύνες εμπίπτουν στον ήδη υπερφορτωμένο διαχειριστή του έργου, ο οποίος συνήθως στερείται του εύρους ζώνης και της πολιτικής ικανότητας να εκπληρώσει αυτά τα καθήκοντα.
Η έλλειψη ενός αποτελεσματικού χορηγού αυξάνει τον κίνδυνο προβλημάτων έργου, μεταξύ των οποίων είναι η αποτυχία, η μη βέλτιστη απόδοση σε σχέση με το χρόνο, οι στόχοι κόστους και ποιότητας και η αυξημένη αναταραχή των ομάδων.
Με απλά λόγια, η παρουσία ενός αποτελεσματικού εκτελεστικού χορηγού είναι ένας θετικός παράγοντας διαφοράς για το πολύπλοκο έργο της επιτυχίας των πιο σημαντικών προσωρινών και μοναδικών μας πρωτοβουλιών. Δεδομένης της προφανής σημασίας του ρόλου, μπορεί να είναι εύλογο να υποθέσουμε ότι οι περισσότερες οργανώσεις παίρνουν σοβαρά τη δουλειά τους με τους εκτελεστικούς χορηγούς. Δυστυχώς, λίγος χρόνος που δαπανάται στον πραγματικό κόσμο υποδηλώνει διαφορετικά.
Μια ματιά στο πώς οι οργανισμοί μας αντιμετωπίζουν τον ρόλο του εκτελεστικού χορηγού
Ως μεταπτυχιακός διδάσκων στη διαχείριση έργων, έχω την καλή τύχη να μαθαίνω τακτικά τις πρακτικές διαχείρισης των έργων των εργοδοτών των φοιτητών μου σε μια μεγάλη μητροπολιτική περιοχή. Από τις εταιρείες Fortune 100 έως τις μικρές, επιχειρηματικές και μη κερδοσκοπικές επιχειρήσεις, οι αντιπροσωπευτικές οργανώσεις αποτελούν μια διατομή της οικονομίας μας.
Ενώ θα ήταν λογικό να αναμένουμε σε αυτή την εποχή όπου οι πρακτικές διαχείρισης έργων είναι καλά εδραιωμένες ώστε οι περισσότερες επιχειρήσεις να εμφανίζουν ώριμες πρακτικές γύρω από το ρόλο του εκτελεστικού χορηγού, στην πραγματικότητα η κατάσταση είναι ακριβώς το αντίθετο.
Μερικά μη επιστημονικά ευρήματα από την ετήσια άτυπη έρευνα μου για τους φοιτητές MBA σχετικά με το ρόλο του εκτελεστικού χορηγού στις επιχειρήσεις τους:
- Κατά μέσο όρο, πάνω από το πενήντα τοις εκατό των σπουδαστών περιγράφουν την επιχείρησή τους ότι δεν έχουν επίσημες πρακτικές γύρω από την εκτελεστική χορηγία.
- Λίγες επιχειρήσεις έχουν τυποποιημένη κατάρτιση ή τυποποιημένη περιγραφή για το ρόλο και τις ευθύνες του χορηγού.
- Δεν έχω ακόμα μία αναφορά φοιτητών ότι η εταιρία του παρέχει κατάρτιση για τους εκτελεστικούς χορηγούς τους.
- Υπάρχει ελάχιστη συνεπής συμφωνία σχετικά με τη λογοδοσία του χορηγού για την επιτυχία του έργου.
- Όταν οι μαθητές συνεντεύουν τους υπεύθυνους των έργων στις επιχειρήσεις τους για την ικανοποίησή τους από την απόδοση και την υποστήριξη των χορηγών τους, η πλειονότητα των ερωτηθέντων εξέφρασε απογοήτευση.
Μια επισκόπηση των πιο επίσημων ερευνών από βιομηχανικούς συλλόγους και ιδιωτικές συμβουλευτικές εταιρείες ενισχύει τη γενική ισχύ των στοιχείων των φοιτητών μου.
Και ενώ η τρέχουσα κατάσταση της πρακτικής της εκτελεστικής χορηγίας μπορεί να αφήνει περιθώρια βελτίωσης, οι διαχειριστές έργων δεν έχουν άλλη επιλογή παρά να συνεχίσουν να κινούνται προς τα εμπρός με τις πρωτοβουλίες τους. Ωστόσο, υπάρχουν μερικά βήματα που μπορούν να λάβουν οι διαχειριστές έργων για να προσλάβουν την αναγκαία εκτελεστική υποστήριξη.
Πώς να αποκτήσετε εκτελεστική υποστήριξη για το έργο σας
- Προσλάβετε έναν χορηγό. Εάν το σχέδιό σας έχει στρατηγικές επιπτώσεις για την επιχείρησή σας, είτε άμεσα για πελάτες είτε έμμεσα, επιτρέποντας αποτελεσματικότερες και αποτελεσματικότερες εσωτερικές δραστηριότητες για την υποστήριξη πελατών, θα πρέπει να προσλάβετε έναν χορηγό. Να εργάζεστε άμεσα με τον υπεύθυνο αναφοράς σας ή με τον επικεφαλής του Γραφείου Διαχείρισης Έργων για να ενισχύσετε τη σημασία του έργου και να ζητήσετε βοήθεια. Τονίστε τον ρόλο και τις ευθύνες του χορηγού, όπως προσδιορίστηκαν παραπάνω, και υποδείξτε τη βιομηχανική έρευνα που συσχετίζει την επιτυχία του έργου και την αποτελεσματική χορηγία.
- Εκπαιδεύστε τον χορηγό σας. Τονίστε τον ρόλο ως στρατηγικό, όχι τακτικό ή ως φιγούρα. Τα περισσότερα στελέχη έρχονται στο ρόλο του χορηγού χωρίς επίσημη κατάρτιση ή ακόμα και στο πλαίσιο των ευθυνών τους. Ενώ βρίσκεστε στον κάπως αμήχανο ρόλο της κατάρτισης ενός εκτελεστικού, τα περισσότερα από αυτά τα άτομα θα εκτιμήσουν το πλαίσιο και την καθοδήγησή σας. Τα ζητήματα της υπευθυνότητας, της ενίσχυσης των αξιών και της προστασίας της ομάδας θα πρέπει να είναι το κύριο μέλημά σας κατά την επιβίβαση στον εκτελεστικό σας χορηγό.
- Ενεργοποιήστε ενεργά και εμπλέξτε τον υποστηρικτή σας. Οι καλύτερες σχέσεις διαχειριστή έργου / εκτελεστικού χορηγού είναι εξαιρετικά διαδραστικές. Είναι σημαντικό τα δύο μέρη να καταρτίσουν ένα σαφές πρωτόκολλο επικοινωνίας για την ενημέρωση σχετικά με τις δραστηριότητες του έργου καθώς και για την επισήμανση και την αντιμετώπιση καταστάσεων έκτακτης ανάγκης. Ο υπεύθυνος του έργου θα πρέπει να ενθαρρύνει τον εκτελεστικό χορηγό να παρακολουθεί κατά καιρούς τις συναντήσεις ή τις ομάδες για να δείξει γνήσιο ενδιαφέρον και να ενεργήσει ως ενεργός μαζορέτα στον οργανισμό για επιτυχίες της ομάδας.
- Ζητήστε βοήθεια από τον υποστηρικτή σας. Είναι πάντα χρήσιμο να έχετε κάποιον με περισσότερη εμπειρία από ό, τι παρατηρείτε και προσφέροντας εποικοδομητική και θετική ανατροφοδότηση και καθοδήγηση στην απόδοσή σας. Αφήστε τον υποστηρικτή σας να σας γνωρίσει ότι χαιρετίζετε αυτή την εισροή στη δική σας προσπάθεια για βελτίωση, και όταν την παραλάβετε, την αποδεχτείτε χαριτωμένα.
- Επωφεληθείτε προσεκτικά από τον ανάδοχο για τα μεγάλα ζητήματα . Προσέξτε να μην δείτε ή να αντιμετωπίσετε πάρα πολύ τον χορηγό σας σε θέματα τακτικής. Ο υψηλότερος και βέλτιστος τρόπος χρήσης του χορηγού σας είναι να βοηθήσετε τους ασφαλείς πόρους. ενεργώντας ως εκπρόσωπος της ομάδας του έργου στην ευρύτερη ομάδα διαχείρισης και βοηθώντας σας να ενισχύσετε τις βασικές αξίες της ομάδας. Υπάρχει μια πράξη εξισορρόπησης που ο διαχειριστής του έργου πρέπει να σέβεται όταν σκέφτεται να σχεδιάσει τον υποστηρικτή σε δραστηριότητες ομάδας.
Η κατώτατη γραμμή
Ο ρόλος του εκτελεστικού χορηγού είναι ένα από τα σημαντικά κομμάτια του παζλ για την επιτυχία των πρωτοβουλιών του έργου. Οι επιτυχημένοι διευθυντές έργων κατανοούν πόσο σημαντικό είναι αυτός ο ρόλος και εργάζονται για να αποκτήσουν εκτελεστική υποστήριξη στο σωστό επίπεδο και ένταση. Αν ο ρόλος του χορηγού είναι απουσιάζει ή ασαφής, πάρτε τον εαυτό σας για να προσλάβετε και να εκπαιδεύσετε τους εκτελεστικούς χορηγούς σας για να στηρίξετε εσάς, την ομάδα σας και την επιχείρησή σας για επιτυχία.