Ναι, η αβλαβής αλήθεια είναι ότι όλοι αποφεύγουν ενεργά τη διεξαγωγή μιας δύσκολης συνομιλίας. Αυτό πιθανόν να περιλαμβάνει εσάς. Μάθαμε τον σκληρό τρόπο που κανείς δεν κερδίζει όταν ο ηγέτης καθυστερεί να αντιμετωπίσει ένα δύσκολο θέμα.
Είτε είστε ο προϊστάμενος πρώτης γραμμής που έχει λάβει παράπονα (που έχετε επικυρώσει) ότι ο Μπομπ μπορεί να θέλει να αλλάξει ή να χρησιμοποιήσει αποσμητικό, ή είστε ο CEO που καθυστερεί να αντιμετωπίσει την πραγματικότητα ότι η ενοικίαση αστέρι του είναι φλεγόμενη , υπάρχει μια σκληρή κουβέντα ενοικιάζοντας χώρο στο μυαλό σας κάπου.
Ήρθε η ώρα να απελευθερώσετε αυτόν τον χώρο και να μειώσετε την ανησυχία σας πριν από τη συνομιλία με κάποια κατάλληλη προετοιμασία.
Συμβουλές για το σχέδιο για μια παραγωγική δύσκολη συζήτηση:
- Ξεκινήστε τον προγραμματισμό σας εστιάζοντας στα οφέλη της διεξαγωγής αυτής της καθυστερημένης συνομιλίας . Στις πιο σοβαρές καταστάσεις, η υγεία της ομάδας σας, της επιχείρησής σας και ακόμη και της φήμης σας επηρεάζονται δυσμενώς από τις προσπάθειές σας. Αντιμετωπίζοντας και διεξάγοντας τη συζήτηση, θα εξαλείψετε αποτελεσματικά ένα εμπόδιο, λύνοντας ένα μακροχρόνιο πρόβλημα ή / και επιτρέποντας σε κάποιον ή κάποια ομάδα να ενισχύσει την επιδίωξη επιτυχίας. Και ναι, θα απελευθερώσετε το χώρο που η εν λόγω εκδήλωση που προκαλεί άγχος έχει εκμισθωθεί στο μυαλό σας.
- Αξιολογήστε την κατάσταση και την επιθυμητή κατεύθυνση για τη συζήτηση. Ρωτήστε τον εαυτό σας: σε τι είδους κατάσταση αντιμετωπίζουμε εδώ; Σκεφτείτε την κατάσταση και εστιάστε στον εντοπισμό της πιο πιθανής προσέγγισης ή αποτελέσματος. Είναι χρήσιμο για ορισμένα στελέχη να κατηγοριοποιήσουν την κατάσταση πριν από τη διεξαγωγή της συζήτησης. Αν και δεν υπάρχει καθολική κατηγοριοποίηση, το πλαίσιο του προπονητή , του τρένου, του συμβούλου ή της εξουσιοδότησης είναι ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης.
Κάποιες καταστάσεις αξίζουν την προπόνηση, όπου ενθαρρύνετε, προσφέρετε ανατροφοδότηση και προκαλείτε το άτομο να προσαρμοστεί ή να προσαρμοστεί μέσω της πρακτικής.
Άλλες καταστάσεις είναι ξεκάθαρα παραδείγματα όπου οι δεξιότητες είναι το θέμα. Σε αυτή την περίπτωση, η εκπαίδευση είναι μια βιώσιμη προσέγγιση ακολουθούμενη από παρατήρηση και καθοδήγηση.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, η προσαρμογή συμπεριφοράς είναι απαραίτητη για την ασφάλεια, την αποδεκτή απόδοση ή την ευρύτερη παραγωγικότητα. Ο χρονίως καθυστερημένος υπάλληλος θέτει σε κίνδυνο την απόδοση της ομάδας. Ο καυστικός υπάλληλος θέτει σε κίνδυνο την υγεία της ομάδας. Αυτές οι καταστάσεις πρέπει να είναι πλήρεις με επιπτώσεις. Αναφέρομαι αυτά τα ευφημιστικά ως "συμβουλευτικές συνομιλίες".
Σε περιπτώσεις όπου ένα άτομο επιδεικνύει ικανότητα ή γνώση, η κατάσταση απαιτεί την ενδυνάμωση του να κάνει περισσότερα. Ενώ μια θετική κατάσταση, πολλά άτομα είναι άνετα να είναι άνετα και θα σας προκληθεί να τα καθοδηγήσετε σε νέους τομείς και προκλήσεις.
- Επικεντρωθείτε στον εντοπισμό του βασικού ζητήματος συμπεριφοράς. Ο σκοπός μιας συζήτησης ανατροφοδότησης ή καθοδήγησης είναι να υποστηρίξει την αλλαγή συμπεριφοράς ή την ενίσχυση. Η στάση δεν είναι συμπεριφορά. Ποια είναι η βασική συμπεριφορά που παρατηρήσατε εσείς και οι άλλοι που επηρεάζει την απόδοση; Να είστε συγκεκριμένοι.
Συνδέστε τη συμπεριφορά με την επιχείρηση, όχι με το άτομο. Αντιστοιχίστε κατηγορώντας το χρονίως καθυστερημένο άτομο ως τεμπέλης ή ανεύθυνο. Η εστίαση στην επιβράδυνση του αντίκτυπου έχει στην ικανότητα της ομάδας ή της λειτουργίας ή του ατόμου να ολοκληρώσει με επιτυχία το έργο του / της. Ομοίως, η μίσθωση αστέρι του Διευθύνοντος Συμβούλου μπορεί να είναι αναποφάσιστος σε βασικά ταλέντα ή στρατηγικά ζητήματα. Επικεντρωθείτε στον αντίκτυπο που έχει η έλλειψη έγκαιρης απόφασης στις επιχειρηματικές επιδόσεις.
Για παράδειγμα:
John, καθυστέρησες για τη βάρδια σου τρεις φορές σε δύο εβδομάδες. Όταν καθυστερείτε, τα μέλη της ομάδας σας πρέπει να καλύπτουν ταυτόχρονα την περιοχή σας και τη δική σας. Αυτό προσθέτει άγχος στην ομάδα, αυξάνει τα λάθη και θέτει σε κίνδυνο την ποιότητα των υπηρεσιών μας στους πελάτες μας.
Σέριλ, έχετε μπει σε δύο βασικές αποφάσεις για τον περασμένο μήνα. Η έλλειψη αποφάσεων σε αυτά τα θέματα ωθεί το χρονοδιάγραμμά μας. Όπως γνωρίζετε, αγωνιζόμαστε με τους ανταγωνιστές μας σε αυτές τις περιοχές και οι καθυστερήσεις από την πλευρά μας θα επηρεάσουν άμεσα τα αποτελέσματα κορυφαίας και κατώτατης γραμμής μας το επόμενο έτος.
- Σχεδιάστε και εφαρμόστε την αρχική φράση. Σε δεκάδες εργαστήρια που βοηθούν τα άτομα να μάθουν πώς να ξεκινούν με επιτυχία τις δύσκολες συζητήσεις, η δραστηριότητα της χειροτεχνίας και της άσκησης της αρχικής φράσης χαρακτηρίζεται με συνέπεια ως το πιο σημαντικό βήμα σε μια επιτυχημένη διαδικασία. Πάρτε το χρόνο να γράψετε τα θέματα και τις συμπεριφορές και τη μορφή και το πλαίσιο και στη συνέχεια να ασκήσετε την εναρκτήρια πρόταση σας. Υπάρχει ένας υψηλός βαθμός συσχέτισης μεταξύ του καρφώματος του ανοιχτή συνομιλίας και της διεξαγωγής μιας αποτελεσματικής και εποικοδομητικής συνομιλίας.
Σχεδιάστε και εφαρμόστε την εναρκτήρια φράση μέχρι να είναι άνετη. - Σχέδιο για τον τελικό προορισμό αυτής της αρχικής συζήτησης. Έχετε ήδη αξιολογήσει την κατάσταση (καθοδήγηση, κατάρτιση, παροχή συμβουλών, ενδυνάμωση). Ο στόχος σας είναι να επιτύχετε συμφωνία (ιδανική) ή συμμόρφωση (σε συμβουλευτικές περιστάσεις) για τη στήριξη της ενίσχυσης της συμπεριφοράς ή της αλλαγής. Ενώ διεξάγεται η συζήτηση είναι τόσο τέχνη και επιστήμη και ένα θέμα για μια επόμενη θέση, θα πρέπει να σχεδιάσετε για το πώς θα εισαγάγει τα επιθυμητά επόμενα βήματα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, πρόκειται για διάλογο και σε άλλες περιπτώσεις για εντολή. Μάθετε πού θέλετε να τελειώσει η συνομιλία πριν αρχίσετε τη συνομιλία.
- Σχεδιάστε ένα λογικό και σωστό χρονικό ορίζοντα. Γνωρίστε και να είστε διατεθειμένοι να διατυπώσετε εάν απαιτείται μεταβολή συμπεριφοράς αμέσως ή αν πρέπει να τηρείται με την πάροδο του χρόνου και μέσω της καθοδήγησης και της τακτικής ανατροφοδότησης. Η συζήτηση δεν είναι το τέλος της διαδικασίας και εκείνοι που κατέχουν δύσκολες συνομιλίες έχουν μια σαφή ιδέα ενός χρονικού ορίζοντα για να πραγματοποιηθούν οι σωστές αλλαγές.
Η κατώτατη γραμμή για τώρα:
Οι αποτελεσματικοί ηγέτες και οι μεγάλοι διευθυντές κατανοούν τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα των δύσκολων συνομιλιών. Και ενώ η τάση μας μπορεί να είναι να σταματήσει ή να αποφευχθεί εξ ολοκλήρου, αυτή η προσέγγιση είναι επιζήμια για όλους τους εμπλεκόμενους. Το πρώτο βήμα για την αντιμετώπιση των καθυστερημένων σας δύσκολων συζητήσεων δαπανάται καλύτερα ως προγραμματισμένη συνεδρία. Μετρήστε δύο φορές, κόψτε μια φορά. Και ναι, όλοι γνωρίζουμε ότι ο προγενέστερος σχεδιασμός αποτρέπει τις ιδιαίτερα κακές επιδόσεις.