Προκειμένου να παρακολουθείται η πρόοδος στην πορεία και να διασφαλίζεται η επίτευξη των βασικών παραδοτέων σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, οι υπεύθυνοι έργων χρησιμοποιούν ορόσημα.
Ο ορισμός ενός ορόσημου έργου είναι ένα καθήκον μηδενικής διάρκειας που σημαίνει ένα επίτευγμα στο έργο.
Χρησιμοποιούνται ως τρόπος που δείχνει την κίνηση προς τα εμπρός και την πρόοδο και δείχνει στους ανθρώπους τι συμβαίνει, ακόμη και αν δεν έχουν πλήρη γνώση των καθηκόντων που εμπλέκονται για να φτάσουν εκεί. Από την άποψη αυτή, είναι πολύ χρήσιμα για την επικοινωνία των ενδιαφερομένων μερών και τον καθορισμό προσδοκιών.
Πότε να χρησιμοποιήσετε τα ορόσημα του έργου
Τα ορόσημα στη διαχείριση του έργου χρησιμοποιούνται για να επισημανθούν:
- Η έναρξη σημαντικών φάσεων της εργασίας
- Το τέλος των σημαντικών φάσεων της εργασίας
- Για να σημειώσετε την προθεσμία για κάτι
- Για να δείξετε πότε λαμβάνετε μια σημαντική απόφαση.
Και άλλα σταθερά σημεία στο χρόνο που χρειάζονται έκκληση ειδικά επειδή τα ορόσημα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθήσετε το έργο σας.
Πόσο συχνά θα θέσει ορόσημα στο σχέδιό σας
Σας ενημέρωσα σχετικά με ένα μάθημα κατάρτισης για να θέσετε ορόσημα στο σχέδιό σας περίπου μία φορά το μήνα. Αυτό είναι μια χαρά και ένας καλός κανόνας, αλλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επαγγελματική κρίση σας. Μερικοί μήνες μπορεί να έχουν μεγάλη δραστηριότητα, με σημαντικές συναντήσεις να χαρακτηρίζονται ως ορόσημα, αποφάσεις που λαμβάνονται και το κλείσιμο μιας φάσης και την έναρξη ενός άλλου.
Σε άλλους μήνες μπορεί να επικεντρωθείτε στην εκτέλεση και υπάρχει πολύ λίγο, αν μη τι άλλο, ότι μπορείτε να κρεμάσετε ένα ορόσημο.
Τούτου λεχθέντος, για σκοπούς υποβολής εκθέσεων είναι χρήσιμο να δημιουργηθεί ένας λόγος να έχουμε ένα ορόσημο τουλάχιστον μία φορά σε κάθε κύκλο αναφορών και θα μιλήσουμε λίγο περισσότερο για τα ορόσημα και την επικοινωνία.
Πώς τα ορόσημα αντιπροσωπεύονται στον χάρτη Gantt
Τα ορόσημα είναι ένα από τα συστατικά ενός διαγράμματος Gantt και εμφανίζονται στο διάγραμμα ως διαμάντι. Δεν εμφανίζονται ως συνήθης εργασία επειδή έχουν μηδενική διάρκεια: με άλλα λόγια, δεν παίρνουν καθόλου χρόνο. Για τους σκοπούς του σχεδιασμού σε ένα διάγραμμα Gantt, συμβαίνουν ακριβώς!
Εάν δεν χρησιμοποιείτε διαγράμματα Gantt, μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε ορόσημα. Εδώ είναι 5 εναλλακτικές λύσεις στα διαγράμματα Gantt : μπορείτε ακόμα να ενσωματώσετε ορόσημα στο σχέδιό σας χρησιμοποιώντας αυτά.
Εάν θέλετε να παραμείνετε προσωπικά οργανωμένοι και το λογισμικό διαχείρισης έργου σας δεν είναι πλήρως ενσωματωμένο στο ημερολόγιό σας, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τις ημερομηνίες-κλειδιά στο ημερολόγιό σας. Ανάλογα με το πώς θέλετε να εργαστείτε αυτό μπορεί να είναι μια χρήσιμη συμβουλή για να σας υπενθυμίσω τι θα πρέπει να έρχεται!
Πώς να ονομάσετε ορόσημα
Τα ορόσημα πρέπει να έχουν μια σαφή περιγραφή του χρονοδιαγράμματος του έργου σας, αλλά όχι ένα που υπονοεί ότι είναι ένα καθήκον. Επομένως, δεν πρέπει να ονομάζονται "Συμφωνώ να μεταβείτε στη Φάση 2", αλλά η "Φάση 2 ξεκινά". Εάν θέλετε να αντικατοπτρίσετε την προσπάθεια να καταλήξετε σε συμφωνία για τη μετάβαση στη Φάση 2, τότε προσθέστε ένα έργο λίγο πριν από αυτό λέει αυτό.
Τα ορόσημα θα πρέπει να περιγράφουν το χρονικό σημείο που αντιπροσωπεύουν έτσι:
- Η φάση της δοκιμής ολοκληρώθηκε
- Το PID εγκρίθηκε
- Η σύμβαση υπογράφηκε
- Συνάντηση προσωπικού του Δημαρχείου
Πολλοί διαχειριστές έργων επιλέγουν να ορίζουν τα ορόσημα τους για ευκολία αναφοράς. Εάν χρησιμοποιείτε μια δομή κατανομής εργασιών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αρίθμηση από αυτήν. Διαφορετικά, είναι καλό να χρησιμοποιήσετε M1, M2 και ούτω καθεξής για να καταστήσετε σαφές αυτό που αναφέρεστε. Μια σαφής δομή ονοματοδοσίας καθίσταται πιο σημαντική για τα περισσότερα ορόσημα που έχετε, οπότε σκεφτείτε πώς θα το κάνετε αυτό αν το έργο σας διαρκεί αρκετούς μήνες.
Πώς να αποκλείσετε τα ορόσημα
Τα ορόσημα αποτελούν μέρος του χρονοδιαγράμματος του έργου σας, οπότε όταν το πρόγραμμά σας είναι βασική, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας τα ορόσημα που υπογράψατε.
Εάν πρέπει να αλλάξετε τις ημερομηνίες των ορόσημων, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την τυπική διαδικασία ελέγχου αλλαγών για να κάνετε προσαρμογές στο σχέδιό σας. Αυτό μπορεί να είναι τόσο εύκολο όσο η συνομιλία με τον υποστηρικτή του έργου σας και να τους ενημερώσετε για ποιο λόγο οι ημερομηνίες πρέπει να αλλάξουν ή να είναι τόσο επίσημες όσο να συνθέσετε ένα νέο συνιστώμενο χρονοδιάγραμμα και να το πάρετε σε μια επιτροπή σχεδιασμού που θα έχει επικυρώσει.
Είναι καλύτερο να υπολογίσετε ποια θα είναι η διαδικασία υπογραφής του ορόσημου, αν υπάρχει, προτού να το χρησιμοποιήσετε, έτσι ώστε να μην σπαταλάτε χρόνο όταν πρέπει να κάνετε κάποια αλλαγή.
Χρησιμοποιώντας ορόσημα για επικοινωνία
Τα ορόσημα είναι χρήσιμα για την επικοινωνία και την αναφορά, επειδή αντιπροσωπεύουν τα ελάχιστα σημεία ελέγχου στο σχέδιο. Με άλλα λόγια, αν βγάλετε όλες τις άλλες εργασίες, θα μπορούσατε ακόμα να δείτε τι συνέβαινε και να κρατήσετε το έργο να προχωράει χρησιμοποιώντας μόνο τα ορόσημα.
Θα πρέπει να μπορείτε να τραβήξετε τα ορόσημα και να τα βάλετε σε ένα ταμπλό ή αναφορά έργου . Πρέπει να αναφέρουν την ιστορία του έργου με αρκετή λεπτομέρεια για να ικανοποιήσουν τα άτομα στα οποία αναφέρεστε, συνήθως ο χορηγός του έργου ή μια άλλη εκτελεστική ομάδα όπως η ομάδα καθοδήγησης (ή το συμβούλιο έργου ). Κάθε μήνα, ή στη συχνότητα αναφοράς που χρησιμοποιείτε, μπορείτε να δείτε ποια ορόσημα έχουν επιτευχθεί.
Η αναφορά σε ορόσημα είναι αρκετά απλή και γίνεται συχνά ως τραπέζι. Ορίζετε την περιγραφή του ορόσημου, την ημερομηνία κατά την οποία επρόκειτο να πληρωθεί και, στη συνέχεια, τη νέα προβλεπόμενη ημερομηνία. Όταν επιτευχθεί το ορόσημο και μπορεί να επισημανθεί ως πλήρης, προσθέτετε και αυτή την ημερομηνία. Ας ελπίσουμε ότι θα είναι η ίδια με την προβλεπόμενη ημερομηνία, αλλά τα έργα δεν λειτουργούν πάντα έτσι.
Ένας τέτοιος πίνακας καθιστά προφανές τι έχει ολοκληρωθεί και τι είναι εξαιρετικό. Θα είστε σε θέση να σχεδιάσετε την απάντηση στην ερώτηση "Γιατί δεν χτυπήσαμε αυτό το ορόσημο;" πριν πάτε να συναντήσετε τον χορηγό σας ή να στείλετε την αναφορά!
Όταν το σχέδιό σας είναι πολύ μακρύ και έχετε πολλά ορόσημα, θα είναι ευκολότερο να αποχωρήσετε από τα ολοκληρωμένα ορόσημα κάθε κύκλου αναφοράς. Αναφέρετε μόνο τα ορόσημα που είναι επερχόμενα ή ολοκληρωμένα εκείνου του μήνα: τον επόμενο μήνα απογυμνώστε οτιδήποτε ολοκληρώθηκε τον περασμένο μήνα, έτσι ώστε να μην προσθέτετε συνεχώς στη διάρκεια της έκθεσης λέγοντας στους ανθρώπους για εργασία που ήδη γνωρίζουν έχει τελειώσει.
Τα ορόσημα αποτελούν ένα πραγματικά χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης έργου για τον προγραμματισμό, τον προγραμματισμό και την αναφορά και είναι εύκολο στη χρήση. Τοποθετήστε μερικά στο επόμενο σχέδιό σας, παρακολουθήστε εναντίον τους και θα βρείτε τον εαυτό σας να μάθετε ποια συχνότητα λειτουργεί καλύτερα για εσάς.
Όπως και με τα πάντα στη διαχείριση έργων, χρησιμοποιήστε τα με ευελιξία για να παραδώσετε το αποτέλεσμα που θέλετε, χρησιμοποιώντας αυτές τις συμβουλές και οδηγίες για να ενημερώσετε τις δικές σας αποφάσεις.