5 τρόποι για να ξεχωρίσετε την εργασία του έργου και την συνήθη εργασία
Όταν μιλάω στους ανθρώπους σε ομάδες, συχνά μου λένε ότι δεν είναι σίγουροι αν εργάζονται σε ένα έργο ή «απλά» κάνοντας μια συνήθη λειτουργία. Και οι δύο ρόλοι απαιτούνται σε έναν οργανισμό και είναι εξίσου έγκυροι, αλλά μπορούν να βοηθήσουν στην κατανόηση του τι εργάζεστε, ώστε να μπορείτε να δείτε καλύτερα πού εντάσσεται στον οργανισμό συνολικά.
Ας ξεκαθαρίσουμε τη διαφορά, ώστε να είστε σίγουροι για το τι είναι ένα έργο και τι είναι μέρος της εργασίας ως συνήθως. Υπάρχουν πέντε βασικές διαφορές μεταξύ της εργασίας του έργου και των εργασιών ως συνήθως. Συχνά θα βλέπετε τη συνήθη πρακτική συντομογραφία ως BAU.
Σχέδια Αλλαγή της επιχείρησης Η BAU αναγνωρίζει την αλλαγή
Πρώτον, υπάρχει μια διαφορά ως προς τον τρόπο χειρισμού της αλλαγής.
Οι επιχειρήσεις ως συνήθως λειτουργούν την επιχείρηση. Κρατούν τα φώτα αναμμένα. Εξυπηρετούν τους πελάτες και χτυπούν στόχους. Οι ομάδες BAU είναι επίσης οι πρώτες που γνωρίζουν πότε οι υπάρχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες δεν λειτουργούν και δεν είναι πλέον κατάλληλες για το σκοπό. Όταν συμβαίνει αυτό, οι ομάδες BAU είναι αυτές που προσδιορίζουν την ανάγκη αλλαγής.
Ένας διαχειριστής, στο πλαίσιο μιας στρατηγικής ανασκόπησης, μπορεί να προτείνει τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν για το συγκεκριμένο τμήμα ή επιχειρηματική μονάδα για να επιτύχει τους στόχους του. Ή, μια λαμπρή σπίθα σε ένα τμήμα μπορεί να υποβάλει μια πρόταση για αλλαγή μέσω ενός σχεδίου υπαινιγμών των εργαζομένων.
Στο άλλο άκρο του φάσματος, μπορεί να έχετε μια πλήρη επιχειρησιακή περίπτωση που παράγεται από έναν ανώτερο διευθυντή για την παράδοση των αλλαγών που απαιτούνται για να βοηθήσουν το τμήμα τους να φτάσει τους στόχους τους για το έτος.
Δεν είναι μόνο ο εξορθολογισμός των επιχειρηματικών διαδικασιών. Όσοι εργάζονται σε ρόλους BAU μπορούν επίσης να συνειδητοποιήσουν ότι η αλλαγή είναι απαραίτητη λόγω αλλαγών στο κανονιστικό πλαίσιο ή ως μέρος της ανταγωνιστικής κατάστασης για τον οργανισμό.
Το προσωπικό της Frontline εργάζεται για να προσφέρει στρατηγική και ξέρει τι θέλει να είναι διαφορετική για να φτάσει εκεί.
Τα έργα είναι ο μηχανισμός για την υλοποίηση αυτής της αλλαγής. Τα έργα παρέχουν αλλαγή στις λειτουργίες της BAU μέσω της διαχείρισης έργων. Θα ξεκαθαρίσουμε ποια είναι η διαχείριση έργων περαιτέρω. Η οργάνωση του έργου εργάζεται για την παράδοση της αλλαγής που έχουν εντοπίσει οι ομάδες BAU. Αυτό συμβαίνει όταν έχει περάσει από μια διαδικασία έγκρισης έργου η οποία είναι κανονικά επιχειρηματική υπόθεση και έγκριση της ανώτερης διοίκησης.
Αυτό δεν σημαίνει ότι οι άνθρωποι σε ρόλο έργου δεν μπορούν ποτέ να προτείνουν βελτιώσεις στην επιχειρηματική πρακτική, αλλά θα το κάνουν κάτω από το ρόλο τους ως εργαζόμενος και όχι ως μέρος του ρόλου του έργου τους.
Αυτό το σχόλιο, το οποίο θα ακούσετε επίσης συνοψίζοντας ως «αλλαγή της επιχείρησης, τρέξτε την επιχείρηση», είναι εμφανές και στο τέλος των έργων. Η αλλαγή που υλοποιεί ένα έργο είναι η παράδοση μιας παραγωγής. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα κομμάτι νέου λογισμικού, ενός κτιρίου, μιας νέας υπηρεσίας ή κάτι άλλο. Η ομάδα της BAU είναι υπεύθυνη για τη λήψη και την αξιοποίησή της για την παροχή επιχειρηματικών οφελών. Με άλλα λόγια, το έργο προσφέρει την δυνατότητα να αποκτήσει οφέλη και οι επιχειρήσεις BAU χρησιμοποιούν αυτή την ικανότητα για να αποκτήσουν τα οφέλη.
Τα έργα διαχειρίζονται τον κίνδυνο. Η BAU μετριάζει τον κίνδυνο
Για να είναι αποτελεσματικές οι συνήθεις λειτουργίες, θα διαπιστώσετε ότι οι ομάδες της BAU επιδιώκουν να μετριάσουν κάθε κίνδυνο για τις επιχειρήσεις. Η λήψη της αβεβαιότητας από την επιχείρηση για καλύτερη οργανωτική σταθερότητα και επαναλαμβανόμενες διαδικασίες είναι καλό.
Από τη φύση τους είναι μοναδικά και αβέβαια, τα έργα απαιτούν ένα στοιχείο κινδύνου. Η εταιρεία κάνει ένα άλμα ένα άλμα στο άγνωστο απλά κάνοντας ένα έργο, καθώς εισάγει αλλαγή και παραδίδει κάτι που δεν υπήρχε πριν.
Συνεπώς, οι ομάδες έργου προσεγγίζουν τον κίνδυνο με διαφορετικό τρόπο στην πλευρά της BAU της οργάνωσης. Οι διαχειριστές του έργου προσπαθούν να διαχειριστούν τον κίνδυνο, τόσο θετικό όσο και αρνητικό , για να επιτύχουν τα καλύτερα αποτελέσματα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον μετριασμό του κινδύνου για να προσπαθήσει να περιορίσει την πιθανότητα να συμβεί, αλλά περιλαμβάνει και άλλες στρατηγικές διαχείρισης κινδύνου.
Είναι απίθανο να σβήσετε ποτέ τον κίνδυνο για ένα έργο, αλλά μπορεί να το κάνετε αυτό για καλούς επιχειρησιακούς λόγους για το έργο BAU.
Τα έργα είναι χρονικά δεσμευμένα. Το BAU είναι σε εξέλιξη
Τα έργα έχουν μια αρχή, ένα μέσο και ένα τέλος. Αυτός είναι ο κύκλος ζωής του έργου . Στην πραγματικότητα, το πιο καθοριστικό χαρακτηριστικό ενός έργου είναι ότι τελειώνει. Ο υπεύθυνος του έργου και η ομάδα του έργου εργάζονται για το έργο κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Στη συνέχεια η ομάδα διαλύεται κατά τη διάρκεια της φάσης παράδοσης και κλεισίματος στο τέλος.
Η BAU δεν σταματά. Μπορείτε, φυσικά, να κλείσετε μια λειτουργία ή να σταματήσετε μια διαδικασία αν δεν είναι πλέον απαραίτητη για την επιχείρηση - αν και θα διαχειριζόταν ως έργο !. Μια λειτουργία BAU παράγει συνεχιζόμενες εργασίες χωρίς προβλεπόμενη ημερομηνία λήξης.
Τα έργα μπορούν να κεφαλαιοποιηθούν. Το BAU συχνά δεν μπορεί να είναι
Τα έργα μπορούν να κεφαλαιοποιηθούν και συχνά η BAU δεν μπορεί να είναι - εσείς βασίζεστε στα λειτουργικά έξοδα για την τρέχουσα εργασία σας όπως συνήθως. Με άλλα λόγια, οι λογιστικές επεξεργασίες για έργα και «άλλα» καθήκοντα είναι διαφορετικές.
Η χρηματοδότηση του σχεδίου σχετίζεται συχνά με την ενεργοποίηση ενός στοιχείου, πράγμα που σημαίνει ότι το κόστος μπορεί να κεφαλαιοποιηθεί. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ανάλογα με το πού βρίσκεστε στον κόσμο και τους τοπικούς κανονισμούς λογιστικής, μπορείτε ακόμη και να λάβετε το κόστος του έργου κάτω από τη γραμμή.
Τα έξοδα της BAU θεωρούνται συνήθως ως λειτουργικά έξοδα και παρακολουθούνται στους λογαριασμούς κερδών και ζημιών της εταιρείας.
Η χρηματοδότηση του έργου και η χρηματοδότηση των επιχειρήσεων γενικότερα είναι ένας πολύ εξειδικευμένος τομέας, οπότε είναι πάντα καλύτερο να λαμβάνετε συμβουλές από τους εμπειρογνώμονες του χρηματοοικονομικού σας τομέα προτού κάνετε οποιαδήποτε κρίση σχετικά με το τι πρέπει και δεν πρέπει να κεφαλαιοποιηθεί στον οργανισμό σας. Οι κανόνες λογιστικής διαφέρουν από χώρα σε χώρα και ακόμη και από οργάνωση σε οργανισμό, όπου μεμονωμένες επιχειρήσεις έχουν συγκεκριμένες διαδικασίες και τρόπους να κάνουν πράγματα.
Σε περίπτωση αμφιβολίας, ελέγξτε πάντα!
Τα έργα συνεπάγονται διασταυρούμενες λειτουργικές ομάδες. Το BAU περιλαμβάνει λειτουργικές ομάδες
Τέλος, υπάρχει μεγάλη διαφορά στη σύνθεση των ομάδων έργων. Τα έργα τείνουν να περιλαμβάνουν πολυεπιστημονικές ομάδες εμπειρογνωμόνων που συγκεντρώνονται για να παράγουν ένα συγκεκριμένο προϊόν. Η γνώση του τρόπου υποκίνησης μιας ομάδας του έργου είναι σημαντική επειδή μερικές φορές ξεκινάει η υλοποίηση έργων χωρίς ο στόχος να κοινοποιείται σε όλους. Εάν οι άνθρωποι δεν έχουν σαφή αντίληψη για το τι δουλεύουν, τότε τείνουν να μην κάνουν την καλύτερη δουλειά τους.
Οι ομάδες έργου αποτελούνται από άτομα που πληρούν συγκεκριμένους ρόλους. Αυτοί δεν είναι τίτλοι εργασίας αλλά θέσεις εντός του έργου με ξεχωριστές ευθύνες. Οι κύριοι ρόλοι σε μια ομάδα έργου είναι:
- Χορηγός προγράμματος
- Διευθυντής έργου
- Ανώτερος προμηθευτής (ο οργανισμός που είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση του έργου, ο οποίος θα μπορούσε να είναι μια εσωτερική ομάδα όπως η πληροφορική ή ένας εξωτερικός ανάδοχος ή πωλητής)
- Πελάτης (αυτός θα μπορούσε να είναι ένας εσωτερικός πελάτης όπως ένας διαφορετικός διαχειριστής τμήματος ή, σε μια οργάνωση εξυπηρέτησης πελατών, ο πελάτης για τον οποίο παραδίδετε το έργο)
- Εμπειρογνώμονες (άτομα που εισέρχονται στην ομάδα είτε για όλη τη διάρκεια του έργου είτε για μέρος αυτού που χρησιμοποιεί την τεχνογνωσία του για να συμβάλει στην επιτυχία του έργου).
Μάθετε περισσότερα για τους ρόλους σε μια ομάδα έργου .
Τα έργα BAU, από την άλλη πλευρά, διοικούνται από λειτουργικές ομάδες. Είναι εξειδικευμένοι εμπειρογνώμονες, αλλά ομαδοποιούνται μαζί ως τμήμα και συνήθως με λιγότερη διασταυρούμενη λειτουργική επικάλυψη σε άλλα τμήματα εκτός από τις ομάδες έργου.
Είναι συνήθως πολύ ξεκάθαρο τι υποτίθεται ότι εργάζονται και οι στόχοι της ομάδας. Θα έχουν σαφείς στόχους και ένα όραμα για το ρόλο που διαδραματίζει το τμήμα στην εταιρεία. Ένα παράδειγμα θα ήταν μια ομάδα εξυπηρέτησης πελατών, οι οποίοι εργάζονται ως τμήμα ενός μεγαλύτερου τμήματος υπηρεσιών εξυπηρέτησης πελατών που χειρίζεται κλήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πελάτες σχετικά με το προϊόν σας.
Είναι περίπλοκο: υπάρχει αλληλεπικάλυψη. Για παράδειγμα, ένας επικεφαλής ομάδας σε αυτό το τηλεφωνικό κέντρο πελατών είναι ειδικός στον τομέα του. Μπορούν να αποσπαστούν σε ομάδα έργου για να διαχειριστούν ένα πακέτο εργασίας και τους πόρους που σχετίζονται με την παράδοση μέρους ενός έργου που σχετίζεται με την επαφή με τον πελάτη. Όμως, στο έργο τους, παίρνουν το ρόλο του Expert Subject Matter, όχι του Team Leader Team Services. Ως μέλος της ομάδας έργου, θα είναι υπεύθυνοι για το μέρος του προϋπολογισμού του έργου και θα έχουν υψηλό βαθμό διακριτικής ευχέρειας όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιείται η εργασία για την επίτευξη των τελικών στόχων. Μπορεί να μην έχουν αυτό στο ρόλο BAU τους.
Η σύγκρουση μεταξύ της BAU και των έργων
Η εργασία του έργου και η δουλειά του BAU μπορούν να κάθονται όμορφα το ένα δίπλα στο άλλο, αλλά συχνότερα υπάρχει ένταση. Αυτό συμβαίνει επειδή τα έργα προσπαθούν να αλλάξουν το status quo. Το status quo λειτουργεί πολύ καλά, και οι άνθρωποι δεν είναι, ως επί το πλείστον, σαν αλλαγή, οπότε πάντα θα υπάρξει κάποια ένταση εκεί.
Δεύτερον, όταν ζητάτε από τους ανθρώπους να συμμετάσχουν στην ομάδα του έργου σας, μπορούν να υποφέρουν από μια σύγκρουση εμπιστοσύνης. Είναι η πρώτη ευθύνη για την καθημερινή τους εργασία ή το έργο; Οι σαφείς στόχοι και η ισχυρή δέσμευση του έργου από τη διοίκηση μπορούν να βοηθήσουν εδώ, καθώς και να διατηρήσουν τις γραμμές επικοινωνίας ανοιχτές έτσι ώστε να γνωρίζουν ποιες είναι οι προτεραιότητες της εταιρείας και της ομάδας.
Τρίτον, η διατήρηση της επιχείρησης είναι πάντα προτεραιότητα. Έχει επιπτώσεις για τις ομάδες έργου που μπορεί να δουν τη χρηματοδότησή τους, οι βασικοί πόροι τράβηξαν πίσω τους ρόλους BAU και τα χρονοδιαγράμματα καθυστέρησαν επειδή η δουλειά που έχει να κάνει με τη διατήρηση των καθημερινών λειτουργιών του οργανισμού που πηγαίνει είναι η εστίαση.
Οι διαχειριστές του έργου μπορούν να απογοητευτούν από αυτό, αλλά πάντα θα είναι έτσι και θα πρέπει να είναι. Δεν έχει νόημα να παραδώσετε ένα φανταστικό έργο εάν η εταιρεία έχει προκληθεί στο μεταξύ και δεν υπάρχει κανένας που θα μείνει για να χρησιμοποιήσει αυτό που έχετε χτίσει!
Με αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές, θα πρέπει να είναι εύκολο να δείτε αν εργάζεστε σε έργα ή BAU ή και τα δύο.