Η διαχείριση του προγράμματος είναι μια ανταμείβοντας και καλά πληρωμένη επιλογή σταδιοδρομίας. Αλλά μπορεί επίσης να είναι ένας προκλητικός ρόλος.
Εδώ είναι δέκα πράγματα που πρέπει να γνωρίζει κάθε νέο διαχειριστή προγράμματος πριν από την έναρξη του ρόλου.
Η διαχείριση του προγράμματος δεν είναι η ίδια με τη διαχείριση έργου
Η διαχείριση του έργου γίνεται γενικά αποδεκτή ως προς το σχεδιασμό του έργου, την οργάνωση των καθηκόντων και των πόρων, τον έλεγχο της διαδικασίας και την επίτευξη συγκεκριμένου στόχου.
Είτε πρόκειται για το άνοιγμα ενός νέου γραφείου, για την εκκίνηση μιας νέας εφαρμογής είτε για την οικοδόμηση ενός Ολυμπιακού σταδίου, τα έργα έχουν μια ξεκάθαρη αρχή, μεσαία και τέλη και ένα σαφές σύνολο στόχων.
Τα προγράμματα είναι λίγο διαφορετικά. Εξακολουθείτε να χρειάζεστε να οργανώνετε τα καθήκοντα, να διαχειρίζεστε πόρους, να εργάζεστε μέσω διαδικασιών και ούτω καθεξής, αλλά να αναφέρουν σε σας ως διαχειριστή προγράμματος. Υπάρχει πολύ λιγότερη απόκλιση από τα καθήκοντα ως πλήρης σε ένα σχέδιο έργου, αλλά πολύ πιο στρατηγική και τη δημιουργία σχέσεων εργασίας.
Η διαχείριση του προγράμματος αφορά στη διατήρηση ολόκληρης της μετασχηματιστικής αλλαγής σε τροχιά για να αποδώσει κάτι στον οργανισμό με την πάροδο του χρόνου. Χωρίς κάποιον που ενεργεί ως υπεύθυνος προγράμματος, το μόνο που έχετε είναι μια σειρά έργων που παραδίδονται σε τυχαίες στιγμές και χωρίς ενοποιητικό θέμα. Ο υπεύθυνος προγράμματος είναι το πρόσωπο που το φέρνει όλοι μαζί.
Υπάρχει αβεβαιότητα ... Αντιμετωπίστε το
Τα προγράμματα είναι εγγενώς αβέβαια. Παρόλο που ίσως γνωρίζετε ποια είναι η μεγάλη εικόνα, είναι μόνο μια δήλωση όρασης όταν ξεκινάτε.
Η ακριβής πορεία για το πώς θα φτάσετε εκεί και τα σχέδια που θα απαιτηθούν τα επόμενα πέντε χρόνια ... καλά, αυτό είναι κάτι που πρέπει να εργαστείτε καθώς πηγαίνετε.
Θα ξεκινήσετε με λεπτομερή προγραμματισμό για αυτό που γνωρίζετε και θα δημιουργήσετε μια εικόνα για το πώς να αντιμετωπίσετε το υπόλοιπο από αυτό όσο πλησιάζετε. Προοδευτικά επεκτείνετε τους ορίζοντες προγραμματισμού και παράδοσης έως ότου δεν μπορείτε να προχωρήσετε περαιτέρω.
Αποκλείστε το χρόνο σε τακτά χρονικά διαστήματα για να σχεδιάσετε τα επόμενα βήματα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτή την ευκαιρία για να βεβαιωθείτε ότι είστε ακόμα σε καλό δρόμο για να αποδώσετε αξία στην επιχείρηση.
Προσέξτε για το Burnout
Ενώ ένα έργο μπορεί να έχει τελειώσει μέσα σε περίπου ένα χρόνο, τα προγράμματα μπορούν να τεντωθούν συνεχώς. Το έργο παροπλισμού πυρηνικών εγκαταστάσεων στη θέση Sellafield του Ηνωμένου Βασιλείου έχει τα ορόσημα παράδοσης μέχρι το 2025 και όχι μόνο, για παράδειγμα.
Οι διαχειριστές προγραμμάτων πρέπει να προστατεύσουν την ομάδα τους από την καύση. Δεν μπορείτε να εργάζεστε με μέγιστη ταχύτητα για αυτό το χρονικό διάστημα, ώστε να εξασφαλίσετε ότι τα μέλη του προσωπικού σας θα έχουν επαρκή χρόνο αναμονής. Αυτό θα πρέπει να είναι και οι δύο περιόδους ομαλότερου χρόνου εργασίας με λιγότερα παραδοτέα και επαρκής χρόνος μακριά από το γραφείο για διακοπές.
Διαχειριστείτε προσεκτικά την άδεια ασθενείας, παρακολουθήστε τις αναφορές υπερωριών και είστε ενήμεροι για το γεγονός ότι η ευημερία της ομάδας σας είναι υψίστης σημασίας εάν θέλετε να μειώσετε τη φθορά και να διατηρήσετε τους ταλαντούχους ανθρώπους σας για τη ζωή του προγράμματος.
Πρέπει να διαχειριστείτε το ρυθμό
Όταν εκτελείτε ένα πρόγραμμα που έχει μακρινή ημερομηνία ολοκλήρωσης, πρέπει να διαχειριστείτε το ρυθμό της εργασίας. Είναι δύσκολο να διατηρήσετε την ορμή σε πολλά χρόνια, οπότε ο ρόλος σας ως διαχειριστής προγράμματος είναι να ζυγίζετε τις προτεραιότητες και τα έργα, ώστε να υπάρχουν τακτικά μετρήσιμα αποτελέσματα.
Ανακατέψτε τις γρήγορες νίκες και τη σταθερή πρόοδο προς τους μεγαλύτερους στόχους της εικόνας. Αυτό βοηθάει την ομάδα να δει ότι προχωράτε και διασφαλίζει ότι υπάρχουν μερικές βραχυπρόθεσμες επιτυχίες που θα μοιραστούν για να διατηρήσουν υψηλά τα κίνητρα . Τέλος, βοηθά τους επενδυτές και την εκτελεστική ομάδα διαχείρισης να δουν ότι σημειώνεται πρόοδος.
Εκπαίδευση της ομάδας σας για επιτυχία
Τα προγράμματα προσφέρουν συχνά κάτι καινοτόμο, μοναδικό ή μετασχηματιστικό για την οργάνωση. Μία από τις προκλήσεις που απασχολούνται σε αυτά τα είδη πρωτοβουλίας είναι ότι πιθανότατα δεν έχετε τις δεξιότητες στο σπίτι για να μπορέσετε να ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες και τα απαιτούμενα έργα.
Αυτό είναι εντάξει και αναμένεται. Η δουλειά σας ως νέος υπεύθυνος προγράμματος είναι να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να αναβαθμίσετε, να επανεκπαιδεύσετε και να αναπτύξετε τους ανθρώπους που έχετε, έτσι ώστε μαζί να μπορέσετε να αντιμετωπίσετε όλες τις απαιτήσεις των πόρων.
Ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένοι τομείς όπου χρειάζεστε μόνο έναν συγκεκριμένο πόρο για περιορισμένο χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα, δεν πρόκειται να εκπαιδεύσετε ένα μέλος του προσωπικού σας για το πώς να είστε οδηγός ανυψωτικών μηχανημάτων περονοφόρου αν αυτό είναι μια δεξιότητα που χρειάζεστε για μία μόνο εβδομάδα, εκφορτώνοντας μια παράδοση κάτι. Αλλά αν μεταμορφώνετε τον τρόπο διαχείρισης της ηλεκτρονικής παρουσίας της εταιρείας σας, θα ήταν πιθανότατα πολύτιμο να έχετε τις δεξιότητες ανάπτυξης ιστοσελίδων στο σπίτι μαζί με κάποια εμπειρία σχετικά με τα κοινωνικά μέσα ή τη βελτιστοποίηση μηχανών αναζήτησης. Αυτές είναι οι δεξιότητες τις οποίες θα στηρίξει η επιχείρηση μακροπρόθεσμα.
Λάβετε την απόφαση σχετικά με το ποια από αυτά πρέπει να έχετε ενσωματωθεί στην ομάδα και τα οποία θα πρέπει να ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι το πρόγραμμά σας μπορεί να προσφέρει τα απαιτούμενα εκπαιδευτικά και στρατολογικά προσόντα για να είναι έτοιμη να διαχειριστεί τις εκροές που παρέχει κάθε έργο.
Η διακυβέρνηση είναι πιο πολύπλοκη
Αν έχετε έρθει από ένα υπόβαθρο διαχείρισης σχεδίου τότε η διακυβέρνηση δεν θα σας εκπλήξει. Είναι ο τρόπος με τον οποίο οργανώνονται και ελέγχονται οι δομές των προγραμμάτων και των προγραμμάτων ώστε να εξασφαλίζεται ότι η λήψη αποφάσεων γίνεται με τον σωστό τρόπο και ότι εμπλέκονται οι κατάλληλοι άνθρωποι. Είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της προόδου της εργασίας με τρόπο που να ταιριάζει με τη γενική επιχειρησιακή περίπτωση και να βοηθάει τους ανθρώπους να λογοδοτούν.
Η διακυβέρνηση είναι επίσης ο τρόπος με τον οποίο το Γραφείο Διαχείρισης Έργων και τα ανώτερα στελέχη μπορούν να διασφαλίσουν ότι το πρόγραμμα βρίσκεται σε καλό δρόμο για την επίτευξη των οφελών - και παρέχει μια τυπική διαδρομή για το κλείσιμο των σχεδίων ή ενός ολόκληρου προγράμματος, εάν μπορεί να αποδειχθεί ότι αυτά τα οφέλη δεν θα είναι πλέον να επιτευχθεί.
Η διακυβέρνηση είναι πιο πολύπλοκη σε ένα περιβάλλον προγράμματος από ό, τι σε ένα περιβάλλον έργου. Τα Συμβούλια Έργου και οι Ομάδες Καθοδήγησης έχουν κατά κανόνα μέλη σε επίπεδο εκτέλεσης. Αυτό πρέπει να αναμένεται, καθώς το τελικό αποτέλεσμα ενός προγράμματος είναι συνήθως η μετατροπή των επιχειρήσεων.
Τα προγράμματα έχουν επίσης αντίκτυπο στη διαδικασία των καθημερινών συναλλαγών και στις καθημερινές λειτουργίες του οργανισμού, επομένως η επένδυση είναι κανονικά σημαντική, με αντίκτυπο P & L. Αυτό απαιτεί επίσης ένα ενδεχομένως υψηλότερο επίπεδο εποπτείας από ένα σχέδιο κεφαλαίου.
Βελτιώστε τη διακυβέρνηση του προγράμματος για το πρόγραμμά σας διασφαλίζοντας ότι έχετε τους κατάλληλους ανθρώπους στη λήψη αποφάσεων ρόλους και έχοντας σαφείς ευθύνες για τους ανθρώπους της ομάδας.
Ο σχεδιασμός είναι πολύ πιο δύσκολος ...
Ο προγραμματισμός ενός προγράμματος είναι πιο δύσκολο από το σχεδιασμό ενός έργου, επειδή υπάρχουν πολύ περισσότερα κινούμενα μέρη, αλλά θα μπορούσατε να υποστηρίξετε ότι είναι και πιο διασκεδαστικό!
Τυπικά οι υπεύθυνοι του έργου που συμμετέχουν στο πρόγραμμα θα βάλουν μαζί τα σχέδιά τους. Στη συνέχεια, η ομάδα διαχείρισης του προγράμματος συνεδριάζει και υπό την καθοδήγησή σας ως υπεύθυνος προγράμματος, τα σχέδια είναι ολοκληρωμένα.
Αυτό είναι εύκολο να το πω, αλλά δεν είναι εύκολο να το κάνεις. Απαιτεί τον εντοπισμό των εξαρτήσεων μεταξύ των έργων και των εργασιών του έργου. Σας αναγκάζει να εξετάσετε τις ανάγκες σε πόρους για το σύνολο του προγράμματος και να ζωντανέψετε τις δραστηριότητες γύρω για να ταιριάζει στη διαθεσιμότητα των βασικών ανθρώπων. Και δεν είναι ούτε ένα εφάπαξ καθήκον.
Μόλις ολοκληρωθεί το ολοκληρωμένο πρόγραμμα του προγράμματος, μπορείτε να το παρακολουθήσετε σε ένα διάγραμμα Gantt ή σε άλλο εργαλείο λογισμικού. Καθώς οι διαχειριστές του έργου σας παρακολουθούν τα έργα τους σε πραγματικό χρόνο, θα πρέπει να κάνετε προσαρμογές στο πρόγραμμα, ενημερώνοντας τους πάντες για τις αλλαγές και διευκρινίζοντας τι σημαίνει αυτό για την περιοχή του έργου.
... Αλλά δεν χρειάζεται να σχεδιάζετε κάθε γραμμή
Ως διαχειριστής προγράμματος, βασίζεστε στους διαχειριστές του έργου σας για να κάνετε τον λεπτομερή προγραμματισμό. Δεν είναι πρακτικό ή επιθυμητό να παρακολουθείτε ένα σχέδιο με χιλιάδες και χιλιάδες καθήκοντα.
Χρειάζεστε μια τυπωμένη, υψηλού επιπέδου προβολή των έργων, με αρκετές λεπτομέρειες για να σας δείξουμε εάν κάτι θα έχει επίπτωση σε επίπεδο προγράμματος.
Ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι με ειδικές εφαρμογές λογισμικού (αυτά τα 10 αποδεδειγμένα εργαλεία λογισμικού προγραμμάτων και προγραμμάτων είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε). Η προσπάθεια να διαχειριστείτε το πρόγραμμα πολλών εκατομμυρίων δολαρίων σε ένα υπολογιστικό φύλλο δεν πρόκειται να είναι εύκολη.
Πρέπει να βελτιώσετε την αποστολή σας
Όσο καλά είστε στο να μεταβιβάσετε, το να είστε σε ένα ρόλο διαχείρισης προγράμματος σημαίνει ότι πρέπει να το κάνετε ακόμα καλύτερα.
Τα καλά νέα είναι ότι πρέπει να έχετε μια ομάδα διαχειριστών έργων και ίσως έχετε και ένα ειδικό Γραφείο Διαχείρισης Προγραμμάτων για να στηρίξετε τη μετασχηματιστική σας αλλαγή.
Τα κακά νέα είναι ότι μπορεί να μην είναι!
Υπάρχει πολλή δουλειά για ένα πρόγραμμα και η τοποθέτησή του για να εξασφαλιστεί ότι όλα τα κινούμενα μέρη κινούνται μαζί στην κατάλληλη στιγμή είναι μια τεράστια προσπάθεια. Δεν μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας και δεν πρέπει να προσπαθήσετε. Εξασφαλίστε πόσο χρόνο χρειάζεται να κάνετε την εκκίνηση του προγράμματος και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ομάδα σε θέση να σας υποστηρίξει.
Αν δεν έχετε κανέναν στο Γραφείο Διαχείρισης Προγραμμάτων, ζητήστε από κάποιον να αποσπασθεί στην ομάδα διαχείρισης του προγράμματος. Υπάρχουν πολλά που πρέπει να κάνουν: κάποιος σε ρόλο συντονιστή έργου θα είναι τέλεια τοποθετημένος για να επιτύχει το απαιτούμενο συντονισμό σε επίπεδο προγράμματος, σας απελευθερώνει για να ασχοληθείτε με τα στρατηγικά καθήκοντα.
Μην φοβάστε τη σύγκρουση
Υπάρχουν πολλά σκέλη για τα προγράμματα. Από έργα με δύσκολους ενδιαφερομένους έως φαινομενικά μη επιτεύξιμες προθεσμίες, κάθε μέρα θα σας δώσει ευκαιρίες σύγκρουσης. Προσέξτε τα πράγματα που διαταράσσουν την απόδοση του έργου και προετοιμαστείτε να προχωρήσετε όταν χρειάζεται για να ξεκινήσετε μια κατάσταση σύγκρουσης πριν ξεκινήσει .
Ποια από αυτά τα 10 πράγματα ήσαν έκπληξη για εσάς; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας σχετικά με τη διαχείριση του προγράμματος στο αγαπημένο σας κανάλι κοινωνικών μέσων!