Πώς οι συμβουλευτικές επιτροπές και οι ομάδες καθοδήγησης υποστηρίζουν το έργο σας
Ας ξεκινήσουμε λέγοντας ότι το συμβούλιο έργου είναι ένα σημαντικό μέρος της οργανωτικής δομής κάθε έργου. αν δεν έχετε, θα πρέπει να μιλήσετε με τον διευθυντή σας για να φτιάξετε ένα.
Το Συμβούλιο του Προγράμματος προεδρεύεται από τον ανάδοχο του έργου και συνήθως περιλαμβάνει έναν αριθμό άλλων ανώτερων ενδιαφερόμενων μερών καθώς και τον υπεύθυνο του έργου .
Υπάρχουν συνήθως 3 έως 5 άτομα στο Διοικητικό Συμβούλιο. Είναι όλοι οι κύριοι φορείς του έργου και οι άνθρωποι που έχουν την ικανότητα να κάνουν πράγματα για το έργο.
Κατώτατη γραμμή: είναι μια ομάδα ανθρώπων που συναντιούνται για να βοηθήσουν στην επίβλεψη του έργου και να συνεχίσει να κινείται προς τη σωστή κατεύθυνση.
Οι πίνακες έργων δημιουργούνται στην αρχή του κύκλου ζωής του έργου και λειτουργούν καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου έως ότου κλείσει. Ας ρίξουμε μια ματιά στους 4 βασικούς ρόλους ενός συμβουλίου έργου.
Το συμβούλιο έργου παρέχει διακυβέρνηση
Πρώτον, το συμβούλιο έργου παρέχει κρίσιμη διακυβέρνηση. Εξασφαλίζουν την τήρηση των πολιτικών σε εταιρικό επίπεδο και σε επίπεδο χαρτοφυλακίου ή προγράμματος. Προσφέρουν επίβλεψη σε αυτό που κάνει η ομάδα του έργου. Αυτά, μαζί με τον ανάδοχο του έργου, είναι υπεύθυνοι για την επιτυχή εκτέλεση του έργου και αυτός ο ρόλος διακυβέρνησης διασφαλίζει ότι η ομάδα του έργου ενεργεί με τρόπους δεοντολογικούς και εντός των ορίων αποδεκτών για την εταιρεία.
Το κάνουν αυτό με την ανάκριση του διαχειριστή του έργου και την παροχή βοήθειας και υποστήριξης.
Ο πίνακας έργων παρέχει κατεύθυνση
Υπάρχουν συχνά αποφάσεις που πρέπει να λαμβάνονται σχετικά με ένα έργο, και ορισμένες από αυτές δεν εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του διαχειριστή του έργου. Όταν ο διαχειριστής του έργου δεν είναι σε θέση να λάβει την απόφαση και είναι κάτι που πρέπει να συζητηθεί με περισσότερους ενδιαφερόμενους παρά με τον χορηγό, θα πάει στο συμβούλιο του έργου.
Ο ρόλος τους είναι να διατηρήσουν το έργο σε πορεία παρέχοντας την κατάλληλη κατεύθυνση για την ομάδα. Συμβάλλουν στην καθιέρωση του οράματος στην αρχή του έργου και την πλήρη διατήρηση του έργου.
Το συμβούλιο έργου λαμβάνει αποφάσεις
Το συμβούλιο έργου είναι πρωτίστως όργανο λήψης αποφάσεων. Ο ρόλος τους είναι να κάνουν τις αποφάσεις που κρατούν το έργο προς τα εμπρός, απελευθερώνοντας τα προβλήματα και βοηθώντας τον διαχειριστή του έργου να δει μια σαφή διαδρομή προς την επιτυχή ολοκλήρωσή του.
Ο διαχειριστής του έργου θα υποβάλει συστάσεις στο συμβούλιο του έργου. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει συστάσεις για την αντιμετώπιση:
- Κίνδυνοι, όπως τα σχέδια μετριασμού για την αντιμετώπιση πιθανών προκλήσεων
- Θέματα
- Προβλήματα για τη διάθεση πόρων, όπως η μη διαθεσιμότητα των σωστών μελών της ομάδας
- Προγραμματισμός καθυστερήσεων
- Υπέρβαση του προϋπολογισμού.
Το Συμβούλιο του Έργου δεν χρειάζεται απαραίτητα να ενεργεί με βάση τη σύσταση του διαχειριστή του έργου. Ως ομάδα, μπορούν να καταλήξουν σε άλλες προτάσεις για την πορεία προς τα εμπρός και συχνά το κάνουν. Αυτό συμβαίνει συχνά επειδή έχουν μια μεγαλύτερη εικόνα, την εταιρική άποψη του περιβάλλοντος του έργου από ό, τι ο υπεύθυνος του έργου, έτσι ώστε να είναι σε θέση να δουν εναλλακτικές διαδρομές και να επιλέξουν την καλύτερη εκείνη τη στιγμή.
Το συμβούλιο του έργου εγκρίνει τις δαπάνες
Τέλος, το συμβούλιο του έργου εγκρίνει τον συνολικό προϋπολογισμό.
Κάθε εντολή αγοράς ή στοιχείο προϋπολογισμού διαχειρίζεται κανονικά ο διαχειριστής του έργου: δεν χρειάζεται να μεταβείτε στο συμβούλιο έργου για να λάβετε κάθε τιμολόγιο που έχει υπογραφεί για πληρωμή.
Ωστόσο, στο επίπεδο του έργου συνολικά, το συμβούλιο του έργου έχει να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στην πρώτη έγκρισή του σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα ξοδέψετε τα χρήματα (τα σχέδια του προϋπολογισμού σας) και, στη συνέχεια, για την παρακολούθηση των συνεχιζόμενων δαπανών για να εξασφαλίσετε ότι το έργο βρίσκεται σε καλό δρόμο.
Θα χρειαστεί επίσης να αντλήσετε από το συμβούλιο του προγράμματος όταν φαίνεται ότι πρέπει να ξοδέψετε κεφάλαια έκτακτης ανάγκης ή αποθεματικά διαχείρισης. Μπορούν να εγκρίνουν υπερβάσεις και να βοηθήσουν τις ομάδες έργου να έχουν πρόσβαση σε συμπληρωματικά κονδύλια όπου αυτό μπορεί να δικαιολογηθεί.
Συνολικά, το συμβούλιο έργου παρέχει μια ουσιαστική λειτουργία διακυβέρνησης και διεύθυνσης για την ομάδα του έργου. Η κατεύθυνση και η συμβουλή τους βοηθούν τον υπεύθυνο του έργου να καθοδηγήσει το έργο προς τη σωστή κατεύθυνση και είναι τέλεια τοποθετημένοι για να μπουν μέσα και να βοηθήσουν αν κάτι αρχίσει να πάει στραβά.