Κρατήστε το έργο να προχωράει προς τα εμπρός
Θα εξετάσουμε επίσης μερικά από τα εργαλεία διαχείρισης αλλαγών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τον τρόπο διαχείρισης του αντικειμένου του έργου.
Πριν μιλήσουμε για διαδικασίες ή εργαλεία που θέλω να συζητήσω για τις προοπτικές σας για αλλαγή.
Αποδοχή αλλαγών συμβαίνουν
Οι αλλαγές μπορούν να συμβούν σε οποιοδήποτε σημείο του κύκλου ζωής του έργου .
Ο ευκολότερος τρόπος για να κάνετε τη διαχείριση της αλλαγής σε προγράμματα που δεν έχουν πονοκέφαλο είναι να γνωρίζετε ότι πρόκειται να συμβεί και να σχεδιάσετε κάτι τέτοιο.
Η ύπαρξη στρατηγικών για την αντιμετώπιση των αλλαγών προτού συμβούν είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να προσελκύσουν όλοι ό, τι πρόκειται να είναι διαφορετικό.
Μια καθορισμένη, διαρθρωμένη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών είναι το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε. Είναι το playbook σας για το τι θα συμβεί αν κάποιος προτείνει ότι το έργο πρέπει να κάνει κάτι διαφορετικό από αυτό που είναι προγραμματισμένο και έναν καλό τρόπο να αποφευχθεί η αποτυχία του έργου.
Η Διαδικασία Διαχείρισης Αλλαγών
Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών μοιάζει με αυτό:
- Λάβετε πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή
- Αξιολογήστε την αλλαγή, συμπεριλαμβανομένου του προγραμματισμού της ποσότητας εργασίας που πρόκειται να γίνει
- Προετοιμάστε μια σύσταση για το αν αξίζει να προχωρήσετε.
- Στη συνέχεια λαμβάνετε απόφαση από τον ανάδοχο του έργου σχετικά με το εάν θα πρέπει να ενσωματώσετε την αλλαγή ή όχι.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε κάθε ένα από αυτά τα βήματα με τη σειρά του.
Λάβετε πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή
Θα λάβετε αίτημα αλλαγής του έργου. Μπορείτε να λαμβάνετε πληροφορίες με εκατοντάδες διαφορετικούς τρόπους: σε μια συνάντηση, στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, στο τηλέφωνο, στο διάδρομο καθώς βγαίνεστε από το γραφείο το βράδυ. Στην ιδανική περίπτωση, θα λάβετε τις πληροφορίες σχετικά με μια φόρμα αίτησης αλλαγής, αλλά θα πρέπει να γνωρίζετε ότι στην πραγματική ζωή πολλοί σημαντικοί ενδιαφερόμενοι πιστεύουν ότι η ολοκλήρωση αυτού του είδους της γραφειοκρατίας είναι η δουλειά του υπεύθυνου του έργου. Και στην επιχείρησή σας, μπορεί να είναι.
Χρησιμοποιήστε το πρότυπο αίτησης αλλαγής έργου (περισσότερο σε αυτό σε ένα λεπτό) για να καταγράψετε όλες τις λεπτομέρειες του αιτήματος, ωστόσο φτάνουν ανεπίσημα μαζί σας. Στη συνέχεια, εκτελέστε τη φόρμα πέρα από τον εκκινητή, έτσι ώστε να ξέρετε ότι αντικατοπτρίσατε με ακρίβεια τι είναι αυτό που θέλουν.
Θυμηθείτε ότι οι αλλαγές θα μπορούσαν επίσης να είναι σχετικά με τη λήψη εργασιών έξω. Μην υποθέτετε πάντοτε ότι οι αλλαγές πρόκειται να σχετίζονται με τη θέση εργασίας. Η διαδικασία είναι η ίδια ανεξάρτητα από το αν αυξάνετε ή μειώνετε το πεδίο εφαρμογής του έργου.
Εκτελέστε την αξιολόγηση αλλαγών
Κοιτάξτε λεπτομερώς το αίτημα αλλαγής. Θα αξιολογήσετε τον αντίκτυπο:
- Πρόγραμμα
- Απόδειξη με έγγραφα
- Εργασίες μέχρι σήμερα και δουλειές ακόμα
- Προϋπολογισμός
- Μέτρα ποιότητας
- Πεδίο εφαρμογής
- Διαθεσιμότητα πόρων.
Για παράδειγμα, μια αλλαγή λογισμικού μπορεί να εκτιμηθεί σε 5 ημέρες.
Αυτό δεν θα προσθέσει μόνο 5 ημέρες στο χρονοδιάγραμμα, επειδή θα έσπρωξε ένα άλλο έργο και θα το μετακινήσει σε ένα χρονοδιάγραμμα όπου ο βασικός πόρος είναι για διακοπές. Αυτό το καθήκον θα πρέπει επίσης να μετακινηθεί, οπότε συνολικά αυτή η αλλαγή θα προσθέσει 8 ημέρες στο χρονοδιάγραμμα. Θα κοστίσει $ 5k για να κάνει, και οι επιπλέον 8 ημέρες μας ωθεί σε ένα άλλο μήνα με τη σύμβαση προμηθευτή, οπότε υπάρχει κόστος να εξετάσει και εκεί. Η ποιότητα παραμένει η ίδια αλλά αλλάζει η εμβέλεια για να ενσωματώσει τη νέα αλλαγή. Θα πρέπει να ενημερωθεί το σύνολο της σχετικής τεκμηρίωσης, συμπεριλαμβανομένου του σχεδίου προγράμματος και των εγχειριδίων κατάρτισης, τα οποία έχουν ήδη ξεκινήσει.
Όπως μπορείτε να δείτε, μια απλή αλλαγή διάρκειας 5 ημερών μπορεί να έχει ευρείες επιπτώσεις. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε όλα αυτά πριν αποφασίσετε να κάνετε την αλλαγή ή όχι, καθώς η πλήρης εικόνα μπορεί να αλλάξει το αποτέλεσμα.
Προετοιμασία και Παρουσίαση μιας Σύστασης
Τώρα γνωρίζετε τον πλήρη αντίκτυπο της αλλαγής που μπορείτε να κάνετε μια σύσταση για το αν αξίζει να προχωρήσετε με αυτό.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν θα είναι, επειδή το θεωρούμενο όφελος θα είναι μικρότερο από το κόστος. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να υπάρξει αρκετό όφελος για να αντισταθμιστεί το κόστος της πρόσθετης εργασίας. Σε άλλες περιπτώσεις μπορεί να διαπιστώσετε ότι η αλλαγή θα έχει αρνητικό αντίκτυπο στο κόστος, αλλά δεν μπορείτε να κάνετε τίποτα γι 'αυτό επειδή πρόκειται για κανονιστικό ζήτημα ή για λόγους συμμόρφωσης ή για κάποιο άλλο εσωτερικό λόγο, όπως μια οργανωτική αναδιάρθρωση.
Λάβετε την απόφαση
Για μικρές αλλαγές που εμπίπτουν στο όριο εξουσιοδότησης, μπορείτε να αποφασίσετε αν θα αποδεχθείτε την αλλαγή ή όχι τον εαυτό σας (με τη σωστή εισροή από την ομάδα). Οτιδήποτε μεγαλύτερο πρέπει να εγκριθεί από τον ανάδοχο του έργου ή από το συμβούλιο έργου.
Θυμηθείτε να επιστρέψετε και να πείτε σε κάποιον εάν η αλλαγή του έχει απορριφθεί. Θέλετε να αποφύγετε να ενοχλείτε τους ενδιαφερόμενους του έργου σας εάν μπορείτε!
Εργαλεία διαχείρισης αλλαγής
Υπάρχουν διάφορα εργαλεία διαχείρισης αλλαγών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καταστήσετε τη διαδικασία αυτή ευκολότερη και πιο απλοποιημένη. Θα πρότεινα:
- Μια λίστα ελέγχου ή ένα χάρτη διαδικασίας που περπατά τους ανθρώπους μέσα από ακριβώς αυτό που πρέπει να κάνουν για να δημιουργήσουν μια αλλαγή στο πεδίο εφαρμογής του έργου σας.
- Μια φόρμα αιτήματος αλλαγής προτύπου. Αυτό θα μπορούσε να γίνει online μέσω αυτοματοποιημένης ροής εργασίας.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε αυτό που πηγαίνει στο αίτημα αλλαγής έργου στη συνέχεια.
Τι γίνεται σε μια αίτηση αλλαγής έργου
Το έντυπο αίτησης αλλαγής έργου πρέπει να περιλαμβάνει:
- Το όνομα του αιτούντος την αλλαγή (ο «αιτών»).
- Ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως ένας αριθμός αλλαγής (μπορείτε να το προσθέσετε στη συνέχεια αργότερα, καθώς είναι απίθανο κάποιος από τους ανθρώπους που θέτουν το αίτημα και χρησιμοποιώντας τη φόρμα να γνωρίζει τι πρέπει να τοποθετήσει σε αυτό το πλαίσιο).
- Περιγραφή της προτεινόμενης αλλαγής, με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες.
- Η κατηγορία της αλλαγής. Στην ιδανική περίπτωση, θα prepopulate αυτή την ενότητα, ώστε να πρέπει μόνο να σημειώσετε το πλαίσιο. Αυτό είναι ένα καλό μέρος για να διαπιστώσετε αν μια αλλαγή σχετίζεται με τη ρύθμιση ή την εσωτερική συμμόρφωση, σαν να είναι (πραγματικά) τότε μπορείτε να παρακάμψετε πολλά από τα βήματα σχεδιασμού και αξιολόγησης και απλά να συνεχίσετε με αυτό.
- Ο «λόγος» της αλλαγής. Ποια είναι η δικαιολογία για να γίνει αυτό; Γιατί το ζητεί ο αιτών;
- Ο αντίκτυπος της αλλαγής σε διάφορα διαφορετικά στοιχεία του έργου, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου, του κόστους, της ποιότητας, του πεδίου εφαρμογής. Μπορεί να μην έχουν όλες τις λεπτομέρειες, έτσι ώστε ίσως χρειαστεί να συνεργαστείτε μαζί τους κατά τη διάρκεια του βήματος αξιολόγησης αλλαγής για να συμπληρώσετε τα κενά. Θα πρέπει να ολοκληρώσουν όσο μπορούν. Το ελάχιστο που ψάχνετε σε αυτό το σημείο είναι να επιβεβαιώσουν εάν θα αυξήσουν, θα μειώσουν ή θα αλλάξουν τις υπάρχουσες παραμέτρους του έργου.
Στο κάτω μέρος της φόρμας αίτησης αλλαγής θα βρείτε μερικές λεπτομέρειες για να συμπληρώσετε καθώς η αλλαγή συζητείται περαιτέρω. Το πρότυπο σας θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει χώρο για:
- Αλλαγή απόφασης: Αποδοχή, απόρριψη ή απόσπαση
- Όνομα του προσώπου που λαμβάνει την απόφαση (ή ομάδα) συν την ημερομηνία κατά την οποία ελήφθη η απόφαση και τυχόν πρόσθετες παρατηρήσεις.
Το άτομο που υποβάλλει την αίτηση δεν θα γνωρίζει το αποτέλεσμα ακόμα - κανείς δεν θα το κάνει - έτσι τα κουτιά αυτά θα παραμείνουν κενά μέχρι να συναντηθεί η κατάλληλη ομάδα για να συζητήσουν τη σύστασή σας και να λάβουν μια απόφαση.
Αλλαγές και διαχείριση πεδίου εφαρμογής
Η διαχείριση της εμβέλειας του έργου είναι ο κύριος τρόπος που ελέγχετε τι υπάρχει στο έργο και τι δεν είναι. Όταν λαμβάνετε μια αλλαγή στο πεδίο εφαρμογής του έργου, πρέπει να σκεφτείτε πώς επηρεάζει το έργο συνολικά. Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών σας βοηθά να το κάνετε αυτό και να το ορίσετε στο πλαίσιο, η διαχείριση της αλλαγής είναι ένα μικρό μέρος της διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής.
Αξίζει να μιλήσουμε εδώ για τον τρόπο με τον οποίο ένας οδηγός για το οργανισμό διαχείρισης του έργου της γνώσης (PMBOK® Guide) - πέμπτη έκδοση καλύπτει τη διαχείριση αλλαγής έργου, διότι δεν είναι τόσο έξυπνη όσο ίσως να πιστεύετε. Ο Οδηγός PMBOK® περιλαμβάνει μια διαδικασία που ονομάζεται «Εμβέλεια Ελέγχου» στην ενότητα Διαχείριση Έργου και αυτό είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε. Ωστόσο, η διαδικασία διαχείρισης των αλλαγών στα έργα πρέπει να αντιμετωπιστεί με πιο ολοκληρωμένο τρόπο και αυτό αντικατοπτρίζεται στο κείμενο. Οι χρήστες του PMBOK® Guide θα πρέπει επίσης να ανατρέξουν στη διαδικασία Εκτελέστε ολοκληρωμένο έλεγχο αλλαγών, διότι αυτό καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο όλα συνδέονται μεταξύ τους.
Για να γίνετε PMP, πρέπει να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο ο Οδηγός PMBOK® καλύπτει τη διαχείριση αλλαγών, όπως ακριβώς θα εξετάσετε . Ωστόσο, πρέπει να έχετε κατά νου ότι η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών που χρησιμοποιείτε πραγματικά στα έργα σας πρέπει να είναι ολοκληρωμένη, εύκολη στην παρακολούθηση και πρακτική.
5 τρόποι να βοηθήσετε την ομάδα σας μέσω της διαδικασίας αλλαγής
Η ομάδα του έργου σας είναι κρίσιμη για την επιτυχία του έργου σας, οπότε σας βοηθάει να τα έχετε στο χώρο όταν διαχειρίζεστε αλλαγές στο έργο σας.
Ακολουθούν πέντε τρόποι με τους οποίους μπορείτε να τους βοηθήσετε να ανταποκριθούν γρήγορα στη διαδικασία διαχείρισης της αλλαγής του έργου.
1. Συζητήστε για αλλαγές. Ενημερώστε τους ότι η αλλαγή στα έργα είναι φυσιολογική και ότι πρέπει να το περιμένουν.
2. Μοιραστείτε τη διαδικασία. Πάνω από έχουμε μιλήσει για τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγής, αλλά αυτό δεν έρχεται φυσικά σε όλους. Τα μέλη της ομάδας σας δεν θα ξέρουν τι να κάνουν και τι αναμένεται από αυτά, εκτός αν τους πείτε. Δημιουργήστε μια ενημέρωση για να περάσετε τη διαδικασία μαζί τους και αφήστε τους να γνωρίζουν ποιος θα είναι ο ρόλος τους σε αυτό.
3. Κάντε το εύκολο. Όταν ένα έργο περνάει από μια αλλαγή στο πεδίο εφαρμογής, μπορεί να είναι αρκετά αποπροσανατολιστικό. Το πρόγραμμα είναι λάθος, ο προϋπολογισμός μπορεί να είναι διαφορετικός, οι απαιτήσεις είναι σίγουρα διαφορετικές. Η ομάδα μπορεί να βρει μια αλλαγή ανησυχητική, ειδικά μια μεγάλη ή μία που αναστρέφει μια απόφαση που προηγουμένως πίστευε ότι είχε τεθεί σε πέτρα (ναι, αυτά συμβαίνουν). Κάντε τη διαδικασία όσο το δυνατόν πιο εύκολη για αυτούς.
4. Να είστε εκεί για να βοηθήσετε. Ένας νέος τρόπος εργασίας διαρκεί λίγο χρόνο στο κρεβάτι. Εάν προηγουμένως έχετε διαχειριστεί την αλλαγή του έργου με ανεπίσημο τρόπο (ή καθόλου) τότε μια αλλαγή σε μια τυπική διαδικασία μπορεί να πάρει λίγο χρόνο για να γίνει ο τρόπος που κάνουμε τα πράγματα εδώ '. Πείτε στην ομάδα ότι είστε εκεί για να τους βοηθήσετε εάν θέλουν να τρέξουν κάτι πέρα από σας.
5. Μην φοβάστε να πείτε όχι. Δεν είναι όλες οι αλλαγές λογικές προτάσεις. Αφήστε την ομάδα σας να γνωρίζει ότι εάν αισθάνονται έντονα ότι μια αλλαγή δεν είναι το σωστό για το έργο αυτή τη στιγμή ότι θα τους υποσχεθείτε σε αυτή τη συνομιλία με τον αιτούντα αλλαγή.
Η μη αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής είναι ένας από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να εκτροχιάσετε το σχέδιό σας , οπότε προσέξτε. Οπλισμένοι με αυτές τις πληροφορίες είστε τώρα σε θέση να αρχίσουν να ασχολούνται με τις αλλαγές του έργου με ελεγχόμενο τρόπο.