Κίνδυνος
Ο όρος "κίνδυνος" είναι ένας όρος που σχετίζεται με το τι μπορεί να πάει στραβά στο έργο σας. Για παράδειγμα, αν χτίζετε ένα νέο μπλοκ γραφείων, η τιμή του χάλυβα ενδέχεται να αυξηθεί και αυτό μπορεί να έχει επίπτωση στον προϋπολογισμό σας. Αλλά δεν μπορεί να ανέβει. Ομοίως, αν σκοπεύετε να φιλοξενήσετε το ετήσιο εταιρικό πικνίκ έξω, ίσως να είναι καλός καιρός, αλλά μπορεί να βρέξει. Εν ολίγοις, ο κίνδυνος είναι κάτι που δεν έχει συμβεί ακόμα.
Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιοι κίνδυνοι περιβάλλουν το σχέδιό σας, γιατί τότε μπορείτε να προγραμματίσετε γι 'αυτούς. Μπορείτε να τοποθετήσετε τα σχέδιά σας "Σχέδιο Β" ή τα σχέδια έκτακτης ανάγκης σε δράση για να προσπαθήσετε να αποφύγετε τον κίνδυνο που συμβαίνει στην πρώτη θέση. Με την τιμή του χάλυβα και του καιρού, δεν υπάρχει τίποτα που μπορείτε πραγματικά να κάνετε για να σταματήσετε να συμβαίνουν, αλλά μπορείτε να κάνετε σχέδια σε περίπτωση που το κάνουν. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να προσλάβετε μια μαρκίζα ή ένα απόθεμα με ομπρέλες, έτσι ώστε αν βράζει την ημέρα πικνίκ, οι άνθρωποι μπορούν ακόμα να έχουν καλό χρόνο.
Θέμα
Τα ζητήματα και οι κίνδυνοι συχνά συγχέονται από τα μέλη της ομάδας έργου και είναι σημαντικό ως υπεύθυνος έργου να βεβαιωθείτε ότι μιλάτε για αυτά τα θέματα κατάλληλα. Ένας κίνδυνος είναι κάτι που δεν έχει συμβεί ακόμα, ενώ ένα ζήτημα είναι κάτι που έχει συμβεί. Τα ζητήματα είναι απλά προβλήματα που αντιμετωπίζει η ομάδα του έργου σας.
Μπορεί να έχετε δει να έρχεται (και να το χειριστείτε ως κίνδυνο να αρχίσετε) ή θα μπορούσε να είναι εντελώς απροσδόκητο. Είτε έτσι είτε αλλιώς, έχει συμβεί τώρα και πρέπει να κάνετε κάτι γι 'αυτό!
Ορόσημο
Τα ορόσημα είναι χρονικά σημεία που σηματοδοτούν τις βασικές στιγμές κατά τη διάρκεια του έργου. Συχνά χρησιμοποιούνται για:
- Έναρξη μιας φάσης
- Τέλος μιας φάσης
- Τέλος μιας μεγάλης εργασίας ή ενός μεγάλου έργου
- Σημειώνοντας μια συγκεκριμένη προθεσμία σταθερού χρόνου
- Αξιόπιστες ημερομηνίες στο σχέδιο
Σκεφτείτε τα ορόσημα ως το είδος της ημερομηνίας που θα γράψετε στο ημερολόγιό σας στο σπίτι - τις μεγάλες σημαντικές στιγμές ενός έργου, όπως το τερματισμό της δοκιμής ή το πάρτυ εκτόξευσης. Τα ορόσημα είναι ένα από τα εννέα συστατικά ενός διαγράμματος Gantt , οπότε θα τα δείτε στα χρονοδιαγράμματα των έργων που εμφανίζονται ως διαμάντι.
Ανάδοχος
Ο ανάδοχος του έργου σας βρίσκεται στο συμβούλιο του έργου . Είναι το πρόσωπο που «κατέχει» το έργο και λαμβάνουν τα οφέλη. Για παράδειγμα, αν ξεκινήσετε ένα νέο σύστημα πληροφορικής για να χρησιμοποιήσετε την εργοστασιακή ομάδα, ο Γενικός Διευθυντής του εργοστασίου θα είναι ο χορηγός του έργου. Η ομάδα πληροφορικής θα αποτελούσε μέρος της ομάδας του έργου αλλά δεν θα αναλάμβανε ρόλο χορηγού. Ο χορηγός του έργου είναι το άτομο στο οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε όταν χρειάζεστε την κατεύθυνση της ανώτερης διοίκησης. Αυτό θα μπορούσε να είναι για:
- Ξεμπλοκάρετε ένα πρόβλημα
- Βρείτε κάποιους πόρους
- Εγκρίνετε τον προϋπολογισμό
- Πάιρνω αποφάσεις
- Συμφωνείτε σχετικά με την τελική προδιαγραφή
Και ούτω καθεξής. Ο υπεύθυνος του έργου αναφέρει αποτελεσματικά στον ανάδοχο για τη διάρκεια του έργου, τόσο από πλευράς δομής διαχείρισης γραμμής όσο και με αναφορά εβδομαδιαίων ή μηνιαίων (ή σε πραγματικό χρόνο) έργων.
Ενδιαφερόμενοι
Τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι τα άλλα άτομα που εμπλέκονται και επηρεάζονται από το έργο σας. Ορισμένα έργα θα έχουν ευρείες ομάδες ενδιαφερομένων, καλύπτοντας κάθε τμήμα της οργάνωσης. Άλλοι θα έχουν ένα πιο περιορισμένο πεδίο εφαρμογής. Ορισμένα ενδιαφερόμενα μέρη βρίσκονται εκτός του οργανισμού σας, όπως η κυβέρνηση ή οι ρυθμιστικοί φορείς.
Πρέπει επίσης να ενημερώνονται με νέα που είναι σχετικά. Οι περισσότεροι ενδιαφερόμενοι θα είναι υποστηρικτικοί (ή αμφίθυμοι) με τις αλλαγές που επιφέρει το σχέδιό σας, αλλά δεν θα είναι όλοι τους!
Θα συναντήσετε ενδιαφερόμενα μέρη που δεν πρόκειται να υποδεχτούν το έργο σας με ανοιχτές αγκάλες!