7 ερωτήσεις για να ρωτήσετε τον εαυτό σας πριν χτυπήσετε αποστολή
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι το αρχικό σας σημείο επαφής με κάποιον και γι 'αυτό είναι η πρώτη σας ευκαιρία να κάνετε μια εντύπωση. Προσέχετε πολύ κατά τη σύνταξη των μηνυμάτων σας. Πριν να στείλετε μήνυμα αποστολής, απαντήστε σε αυτές τις 7 ερωτήσεις.
1. Είναι αδύνατο το μήνυμά μου;
Ο έλεγχος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για λάθη είναι το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε πριν το στείλετε. Η εσφαλμένη ορθογραφία και η κακή γραμματική θα σας κάνουν να φαίνεστε απρόσεκτοι. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με την εντύπωση που προσπαθείτε να κάνετε, ειδικά αν κάνετε αίτηση για δουλειά.
Επαλείψτε μέχρι να είστε σίγουροι ότι έχετε πιάσει όλα τα ορθογραφικά και γραμματικά λάθη, καθώς και τα λάθη. Το Grammarly.com διαθέτει δωρεάν εργαλεία, συμπεριλαμβανομένης μιας επέκτασης για το πρόγραμμα περιήγησης Chrome, που μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό.
2. Τι λέει η δική μου διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μένα;
Η διεύθυνσή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας - η οποία, παρεμπιπτόντως, δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιήσετε για την αναζήτηση εργασίας - πιθανότατα είναι πολύ απλή. Πιθανότατα πρόκειται για κάποια παραλλαγή του ονόματός σας.
Μπορεί να έχετε επιλέξει μια διεύθυνση που δεν μοιάζει με επιχειρηματική δραστηριότητα και θα χρησιμοποιηθεί για προσωπική αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια διεύθυνση που είναι υποδηλωτική, παιδική ή χαριτωμένη είναι εντάξει αν τη χρησιμοποιείτε μόνο για να στείλετε μηνύματα στους φίλους και την οικογένειά σας αλλά εάν θέλετε να γράψετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εγγραφείτε για ένα νέο λογαριασμό που μεταφέρει τον επαγγελματισμό .
Ρυθμίστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιεί το πραγματικό σας όνομα. Δοκιμάστε το όνομα και το επώνυμό σας. το όνομά σας, το μεσαίο αρχικό και το επώνυμο. ή κάποιος συνδυασμός αυτών. Ποτέ μην στείλετε το επαγγελματικό σας email από το chickybabe@mymail.com.
3. Είναι το όνομα και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο "Για" σωστά;
Όταν αρχίζετε να πληκτρολογείτε το όνομα ενός παραλήπτη στο πεδίο "Προς", οι περισσότεροι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συμπληρώσουν το υπόλοιπο όνομα με ένα από τις επαφές σας. Θα μπορούσατε εύκολα να καταλήξετε με το λανθασμένο όνομα σε αυτόν τον τομέα, γι 'αυτό φροντίστε να δώσετε προσοχή σε αυτό.
Φανταστείτε τι πρόβλημα θα μπορούσε να προκύψει εάν σφάλμα στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λάθος παραλήπτη. Ας υποθέσουμε ότι ψάχνετε για δουλειά ενώ εργάζεστε ακόμα . Ένας διαχειριστής μίσθωσης σε έναν μελλοντικό εργοδότη θα μπορούσε να έχει ένα όνομα που ξεκινά με το ίδιο γράμμα με το όνομα του τρέχοντος αφεντικού σας. Πόσο ενοχλητικό θα ήταν να στέλνατε στον προϊστάμενό σας ένα μήνυμα που προοριζόταν για αυτόν τον διαχειριστή μίσθωσης; Όχι μόνο θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας φτάνει στον επιδιωκόμενο προορισμό του, αλλά θέλετε επίσης να είστε σίγουροι ότι δεν φθάνει σε μια ακούσια.
4. Έχω χρησιμοποιήσει τον κατάλληλο τίτλο για να απευθυνθώ στον παραλήπτη;
Εάν είστε ήδη με βάση το όνομα με το πρόσωπο που στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι εντάξει να τους απευθύνετε με αυτόν τον τρόπο στο μήνυμά σας.
Ωστόσο, αν αυτή είναι η πρώτη φορά που επικοινωνείτε με κάποιον ή δεν είστε σίγουροι για το πώς προτιμούν να απευθύνονται, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε έναν επίσημο τίτλο όπως ο κ., Κυρία, κυρία ή ο Δρ και ο τελευταίος του παραλήπτη όνομα.
Πάντα λάθος από την πλευρά της προσοχής. Δεν μπορεί να βλάψει να είναι επίσημη. Για μια υπόδειξη για το πώς κάποιος με τον οποίο έχετε ήδη μια καθιερωμένη σχέση προτιμά να αντιμετωπιστεί, κοιτάξτε πίσω σε προηγούμενα μηνύματα για να δείτε πώς έχουν υπογραφεί. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε τι να κάνετε.
5. Μήπως ο τόνος μου μεταφέρει το μήνυμά μου καλά;
Όπως λέει και η παροιμία: "Δεν είναι αυτό που λέτε αλλά πώς το λέτε". Όταν μιλάτε σε κάποιον πρόσωπο με πρόσωπο, μπορείτε να βασιστείτε στον τόνο, τη γλώσσα του σώματος και την έκφραση του προσώπου για να βοηθήσετε να δώσετε επιπλέον νόημα στα λόγια σας.
Όταν προσπαθείτε να μεταφέρετε το ίδιο μήνυμα γραπτώς , υπάρχει περισσότερο περιθώριο παρερμηνείας, επειδή ο αναγνώστης δεν μπορεί να δει το πρόσωπό σας, να διαβάσει τη γλώσσα του σώματός σας ή να ακούσει τη φωνή σας.
Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι ευγενικό και ότι ο ήχος είναι φιλικός και ότι το προτεινόμενο νόημα είναι σαφές.
6. Είναι το μήνυμά μου απλό, αλλά όχι κρυπτικό;
Κρατώντας τα μηνύματά σας σύντομα και γλυκά θα τα καταστήσει ευκολότερα κατανοητά. Ταυτόχρονα, δεν πρέπει να παραλείψετε κάτι σημαντικό. Δεν θέλετε να αναγκάσετε τον παραλήπτη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να μαντέψει τι προσπαθείτε να πείτε. Το μήνυμά σας πρέπει να είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερο, αλλά να περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
7. Έχω συμπεριλάβει ανεπιθύμητα συνημμένα;
Πολλοί άνθρωποι αρνούνται να ανοίξουν συνημμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν περιμένουν. Είναι σωστό να το αποφύγουν. Οι ιοί υπολογιστών μεταδίδονται συχνά σε αυτά τα συνημμένα. Αν θέλετε να στείλετε ένα αρχείο σε κάποιον, για παράδειγμα, το βιογραφικό σας, ρωτήστε πρώτα τον παραλήπτη για την άδειά του. Στείλτε μόνο εάν λέει ότι είναι εντάξει.