Επικοινωνία με λέξεις
Αυτή είναι η περίπτωση με τις περισσότερες εργασίες - είτε πρέπει να γράψετε εσωτερικά μηνύματα, να αντιστοιχίσετε με τους πελάτες ή να βοηθήσετε να σχεδιάσετε υλικά πωλήσεων. Γράφοντας όμορφη πεζογραφία και ποίηση είναι ένα ταλέντο. Η αποτελεσματική γραφή, ωστόσο, είναι μια ικανότητα που μπορεί να μάθει.
Οργανώστε το γράψιμό σας
Είτε συνθέτετε ένα σημείωμα στον συνεργάτη σας είτε μια αναφορά για τον προϊστάμενό σας, θα πρέπει να αποφασίσετε ποιες πληροφορίες θέλετε να μεταδώσετε. Εδώ είναι πώς να το κάνετε αυτό:
- Καταχωρίστε κάθε στοιχείο που θέλετε να συζητήσετε στη σημείωση ή την αναφορά σας.
- Βάλτε τα σε σειρά - από τα περισσότερα σε λιγότερο σημαντικά.
- Γράψτε μια σύντομη περίληψη ολόκληρης της σημείωσής σας - αυτή θα είναι η πρώτη σας παράγραφο.
- Επεκτείνετε σε κάθε στοιχείο που αναφέρεται στο βήμα 1.
- Εάν πρέπει να ληφθεί κάποια ενέργεια από τον παραλήπτη, δηλώστε την στην παράγραφο κλεισίματος.
Μερικές συμβουλές
Αποφύγετε την κοκκίνισμα. Εκφωνήστε δυνατά τι προσπαθείτε να γράψετε. Ακούστε πώς ακούγονται οι λέξεις. Για παράδειγμα, η φράση "Έχω διαπιστώσει ότι πρέπει να ρίξω μια ματιά στα στοιχεία των προηγούμενων πωλήσεών μας για να βρούμε ένα σχέδιο που θα μας βοηθήσει να επανεκτιμήσουμε την τεχνική πωλήσεων" θα μπορούσε απλώς να δηλωθεί ως "πρέπει να πάρω ρίξτε μια ματιά στις προηγούμενες πωλήσεις μας για να επανεκτιμήσετε την τεχνική πωλήσεων μας. "Γράψτε για το κοινό σας.
Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα. Δεν θέλετε ο αναγνώστης να χρειάζεται ένα λεξικό για να αποκρυπτογραφήσει αυτό που προσπαθείτε να πείτε. Δεν πρέπει να προσπαθήσετε να εντυπωσιάσετε τον αναγνώστη σας με το τεράστιο λεξιλόγιο σας. Οι πιθανότητες είναι να απογοητεύσετε τον αναγνώστη σας αντ 'αυτού. Οι περισσότεροι άνθρωποι ζυγίζουν διάφορες εργασίες ταυτόχρονα και ενδιαφέρονται να λάβουν μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες.
Είστε υπεύθυνοι για να συμβεί αυτό. Αντί να λέει: "Η αδημοσίευτη φύση του πιστοποιεί αυτόν ως έναν έξοχο υποψήφιο για τη δουλειά", λένε "Η φιλικότητα του τον κάνει κορυφαίο υποψήφιο για τη δουλειά".
Μείνετε μακριά από την ορολογία που ο αναγνώστης μπορεί να μην καταλάβει. Εάν η δουλειά σας είναι πολύ τεχνική, αλλά το άτομο στο οποίο γράφετε δεν είναι πολύ έμπειρος σε αυτόν τον τομέα, να τηρήσετε τις λέξεις που αυτός θα καταλάβει. Για παράδειγμα, εάν είστε σχεδιαστής ιστότοπων, αυτή η πρόταση σε ένα υπόμνημα για τον πελάτη σας, έναν ψυχολόγο, δεν θα έχει νόημα: "Τι θα θέλατε να χρησιμοποιήσω ως BGCOLOR για τον ιστότοπό σας: # ADD8E6 ή #FFFFFF;" Ο καθένας που έχει πείρα στον σχεδιασμό ιστοσελίδων γνωρίζει ότι αυτή η ερώτηση μπορεί να μεταφραστεί στο "Τι θα θέλατε να είναι το χρώμα φόντου του ιστότοπού σας: Ανοιχτό μπλε ή λευκό;" Ωστόσο, μην περιμένετε από τον πελάτη σας να είναι πιο εξοικειωμένος με αυτή την τεχνική φρασεολογία από ό, τι θα ήταν με τη συζήτησή της για έναν ψυχολογικό όρο όπως η τριχοθυλομανία.
Ένα κλισέ την ημέρα κρατά μακριά τον αναγνώστη - ή τουλάχιστον δεν τον κάνει να θυμάται τι λέτε. Θέλετε το γράψιμό σας να είναι αξέχαστο. Επειδή ακούμε συχνά κλισέ, γινόμαστε απευαισθητοποιημένοι σε αυτούς. Οι λέξεις, λοιπόν, δεν συνδέονται μοναδικά με το γράψιμό σας.
Αντί να λέτε "Μην αναβάλλετε μέχρι αύριο τι μπορείτε να κάνετε σήμερα" σε ένα υπόμνημα σε έναν υφιστάμενο που προσπαθείτε να παρακινήσετε. Απλά πείτε: "Σταματήστε να χρονοτριβείτε. Βάλτε τη δουλειά τώρα".
Όταν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή. Η ενεργή φωνή κάνει την πρόταση σας ισχυρότερη και συνήθως μικρότερη. Ας δοκιμάσουμε αυτά τα παραδείγματα. Παθητική φωνή: "Οι πωλήσεις αυξήθηκαν λόγω της δικτύωσης που έκανα." Ενεργός φωνή: "Η δικτύωση μου αύξησε τις πωλήσεις μου".
Μην απολύετε. Δεν είναι απαραίτητο να πούμε "2 μ.μ. το απόγευμα" ή "η έγκυος έγκυος γυναίκα". Η λέξη "2 μ.μ." ή "2 το απόγευμα" ή "η προσδοκώμενη γυναίκα" ή "η έγκυος γυναίκα" εκφράζουν όλοι ό, τι θέλετε να πείτε και είναι λιγότερο κουραστικό.
Φυσικά δώστε προσοχή στη γραμματική. Χρησιμοποιήστε Στοιχεία στυλ του Strunk και του Λευκού, που είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Ένα καλό λεξικό θα πρέπει να βρίσκεται κοντά, μαζί με ένα θησαυρό.
Ένας θησαυρός θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε το γράμμα σας φρέσκο, βοηθώντας σας να βρείτε μια ποικιλία λέξεων που θα χρησιμοποιήσετε. Πολλοί από αυτούς τους πόρους είναι διαθέσιμοι στο διαδίκτυο.
Η διόρθωση είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε. Δεδομένου ότι πιθανότατα κάνετε το μεγαλύτερο μέρος της γραφής σας σε έναν υπολογιστή, έχετε πρόσβαση σε αυτόματα ορθογραφικά και γραμματικά . Φροντίστε όμως - μερικές λέξεις, που χρησιμοποιούνται σε λάθος περιβάλλον, μπορεί να χαθούν με ηλεκτρονικούς ελέγχους ορθογραφίας. Για παράδειγμα, η φράση "Για τους υπαλλήλους που παρακολούθησαν πάρα πολύ συσκέψεις δύο μάθουν για το λογισμικό gnu", θα περάσει από τον ορθογραφικό έλεγχο χωρίς να εντοπιστούν τυχόν ορθογραφικά λάθη. Έχετε κάποιον άλλο να σας διορθώσει το έγγραφο, αν είναι δυνατόν. Εάν ο χρόνος το επιτρέπει, βάλτε τη σύνθεσή σας μακριά και διορθώστε την αργότερα, ή ακόμα καλύτερα, την επόμενη μέρα.