Οι εργοδότες υποθέτουν ότι οι άνθρωποι που προσλαμβάνουν γνωρίζουν πώς να εκτελούν ορισμένα καθήκοντα. Για παράδειγμα, ο προϊστάμενός σας θα περιμένει να γνωρίζετε πώς να γράψετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να απαντήσετε σωστά στο τηλέφωνο. Αυτά τα καθήκοντα είναι αρκετά απλά, αλλά άλλα είναι λίγο πιο περίπλοκα - για παράδειγμα, ζητάτε συγνώμη για κάποιο λάθος. Αυτό δεν είναι κάτι που όλοι ξέρουν πώς να το κάνουν. Εδώ είναι οκτώ εργασίες, μερικές απλές και μερικές όχι, που ο καθένας πρέπει να καταλάβει:
- Αποστολή επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Εάν είστε κάτω από την ηλικία των 30 ετών, είναι πολύ πιθανό να χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αφού γνωρίζετε πώς να γράφετε. Αυτό που ίσως δεν γνωρίζετε είναι ότι υπάρχει μεγάλη διαφορά ανάμεσα στην αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φίλους σας και στη χρήση αυτού του μέσου για αλληλογραφία σχετική με την εργασία. Όταν γράφετε στους φίλους σας, μπορείτε να γράψετε με όλες τις πεζά γράμματα, να χρησιμοποιήσετε αργκό και συντομογραφίες, και ίσως να αφήσετε ακόμη και ορθογραφικά λάθη και κακή γραμματική. Σε αντίθεση με το επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπου τα ίδια πράγματα είναι μεταξύ των "δεν" που πρέπει να είστε προσεκτικοί όταν αντιστοιχούν με συνεργάτες, το αφεντικό ή τους πελάτες σας. Διαβάστε περισσότερα: Συμβουλές για τη σύνταξη επαγγελματικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
- Γράφοντας ένα σημείωμα ή επιχειρηματική επιστολή: Είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς να στείλει ένα αντίγραφο σε χαρτί από ένα σημείωμα ή μια επιστολή αντί για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά θα μπορούσε να συμβεί. Σε περίπτωση που κάνει ποτέ, θα πρέπει να ξέρετε πώς να το κάνετε σωστά. Διαβάστε τη συνέχεια: Η σωστή μορφή επιχειρησιακής επιστολής.
- Απάντηση στο τηλέφωνο και πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων: Έχετε πραγματοποιήσει και λαμβάνετε τηλεφωνικές κλήσεις ολόκληρη τη ζωή σας. Φυσικά, γνωρίζετε πώς να κάνετε αυτό το πολύ απλό έργο: σηκώστε το τηλέφωνο και πείτε γεια (ή εάν κάνετε μια κλήση, ζητήστε το πρόσωπο στο οποίο θέλετε να μιλήσετε). Αυτό είναι καλό για προσωπικές τηλεφωνικές κλήσεις, αλλά όχι για επιχειρηματικές κλήσεις. Όταν απαντάτε σε μια κλήση, προσδιορίζετε πάντα τον εαυτό σας και δηλώνετε το όνομα του τμήματος ή της εταιρείας σας. Δώστε το όνομά σας στο άτομο που απαντά στο τηλέφωνο όταν είστε ο καλών και στη συνέχεια να του πείτε ποιος προσπαθείτε να φτάσετε. Διαβάστε περισσότερα: Μου είχατε στο Hello: Γνωριμία με την σωστή τηλεφωνική εθιμοτυπία .
- Κάνοντας παρουσιάσεις: Όταν συναντάς κάποιον νέο, είναι ευγενικό να παρουσιάσεις τον εαυτό του σε αυτόν. Είναι επίσης καλοί τρόποι να εισαγάγετε τους ανθρώπους ο ένας στον άλλο. Σε μια κατάσταση που σχετίζεται με την εργασία, είναι πάντα καλύτερο να χρησιμοποιείτε τα ονόματα και τα επώνυμα. Για παράδειγμα, πείτε "Γεια σας, είμαι η Mary Smith" όταν συναντάς κάποιον για πρώτη φορά. Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό όταν συναντήσετε κάποιον που συναντήσατε πριν αλλά το όνομα του οποίου δεν θυμάστε. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να προσθέσετε "Ξέρω ότι έχουμε συναντήσει πριν, αλλά φοβάμαι ότι έχω ξεχάσει το όνομά σας." Οι πιθανότητες είναι ότι δεν θυμούνται και δικά σας! Όταν εισάγουν άλλους λένε, για παράδειγμα, "John Jones, θα ήθελα να συναντήσετε τον Peter Smith".
- Λήψη πρακτικών σε μια συνεδρίαση: Πολλές θέσεις εργασίας περιλαμβάνουν τη συμμετοχή σε συνεδριάσεις, τουλάχιστον περιστασιακά. Συχνά απαιτείται η τήρηση γραπτών αρχείων, που ονομάζονται πρακτικά, για αυτές τις συγκεντρώσεις. Σε κάποιο σημείο, το άτομο που τρέχει τη συνάντηση μπορεί να σας ζητήσει να πάρετε αυτά τα λεπτά. Όταν το κάνετε αυτό, πρέπει να καταγράψετε τα ονόματα των παρευρισκομένων που είναι παρόντες και να σημειώσετε προσεκτικά σημειώσεις που συνοψίζουν όλα όσα συζητούν. Θα πρέπει επίσης να πληκτρολογήσετε τα λεπτά μετά τη συνάντηση. Διαβάστε περισσότερα: Λήψη πρακτικών συνάντησης .
- Σύνταξη λίστας "Για να κάνετε": Είτε συχνά είτε περιστασιακά, μπορεί να χρειαστεί να κάνετε juggle πολλαπλές εργασίες. Ο καλύτερος τρόπος για να παρακολουθείτε όλα αυτά είναι να κρατήσετε μια λίστα 'να κάνουμε'. Καταγράψτε όλα τα καθήκοντα για τα οποία είστε υπεύθυνοι, προτεραιότητα από τις ημερομηνίες λήξης. Είτε χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή τηλεφώνου, ένα λογισμικό υπολογιστή ή ένα κομμάτι χαρτί, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε είτε να κάνετε check είτε να διαχωρίζετε τα στοιχεία καθώς τα συμπληρώνετε. Επίσης, σημειώστε την ημερομηνία. Μη διαγράφετε στοιχεία επειδή θέλετε να μπορείτε να παρακολουθείτε αυτά που έχετε ολοκληρώσει.
- Ζητώντας συγγνώμη για λάθος: Για να ζητήσετε συγνώμη για κάποιο λάθος, θα πρέπει να παραδεχτείτε ότι το κάνατε. Αυτό είναι ένα δύσκολο πράγμα, αλλά είναι απαραίτητο. Είναι επιτακτικό να ενεργείτε γρήγορα - μόλις καταλάβετε το λάθος σας, μιλήστε στο προϊστάμενό σας ή σε οποιονδήποτε άλλο θα επηρεάσει. Προσπαθήστε να έχετε κάποιο σχέδιο για να διορθώσετε το λάθος. Διαβάστε περισσότερα: Τι να κάνετε αν κάνετε λάθος στην εργασία .
- Κλήση σε ασθενείς : Κανείς δεν αρέσει να αρρωσταίνει, αλλά, περισσότερο από αυτό, οι περισσότεροι άνθρωποι μισούν να καλέσουν άρρωστους στην εργασία. Μια επισφαλής αγορά εργασίας μας οδήγησε να πιστέψουμε ότι η παρουσία μας στο γραφείο (ή όπου και αν βρίσκεται ο χώρος εργασίας σας) είναι ύψιστης σημασίας. Ενώ είναι αλήθεια ότι δεν πρέπει να παίρνετε άσχημα ημέρες άσκοπα, θα πρέπει να προσπαθήσετε να αποφύγετε να μολύνετε τους συναδέλφους σας. Μείνετε στο σπίτι εάν έχετε κάτι που θα μπορούσαν να πιάσουν! Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τις διαδικασίες κοινοποίησης του εργοδότη σας. Διαβάστε περισσότερα: Κλήση σε ασθενείς για εργασία .