Οι γραμματείς των δικαστηρίων απασχολούνται σε δικηγορικά γραφεία όλων των μεγεθών. Ορισμένοι γραμματείς παρέχουν καθαρά διοικητική υποστήριξη. Ωστόσο, γραμματείς σε πολλές επιχειρήσεις εκτελούν υβριδικό ρόλο, λειτουργώντας τόσο ως γραμματέας όσο και ως δικηγόρος.
Παρακάτω υπάρχουν μερικές από τις πιο συνηθισμένες λειτουργίες ενός γραμματέα επί της διαδικασίας κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής των διαφορών.
Οι γραμματειακοί ρόλοι ποικίλλουν ανάλογα με την επιχείρηση, τον τύπο της πρακτικής των διαφορών και το μέγεθος του προσωπικού.
Έλεγχος περιπτώσεων
Στις επιχειρήσεις ενάγοντες, το πρώτο βήμα μιας υπόθεσης είναι η εξέταση της υπόθεσης για την αξία. Ο δυνητικός πελάτης έχει αιτία δράσης; Υπάρχουν οποιεσδήποτε συγκρούσεις; Ο γραμματέας μπορεί να βοηθήσει στην προετοιμασία των εντύπων επιλογής υποθέσεων και να προγραμματίσει τις αρχικές συναντήσεις μεταξύ του δικηγόρου και του δυνητικού πελάτη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο γραμματέας θα ολοκληρώσει μια πρώτη εξέταση, ζητώντας τηλεφωνικά τις πιθανές ερωτήσεις πελατών. Εάν ο πελάτης έχει υπογραφεί, ο γραμματέας θα δημιουργήσει ένα νέο φάκελο και θα διαβιβάσει τη σύμβαση παρακράτησης και άλλα έγγραφα στον πελάτη.
Ερευνα
Σε πολλές περιπτώσεις, τα μέρη διεξάγουν έρευνα πριν υποβληθεί αγωγή. Η έρευνα αυτή μπορεί να περιλαμβάνει εντοπισμό και συνέντευξη μαρτύρων, εξέταση του χώρου ατυχήματος και συλλογή εγγράφων και άλλων αποδεικτικών στοιχείων. Ο γραμματέας μπορεί να συνδράμει στη διαδικασία, προγραμματίζοντας συσκέψεις και τηλεφωνικές διασκέψεις για λογαριασμό του πληρεξούσιου, δημιουργώντας καταλόγους μαρτύρων, οργανώνοντας αποδεικτικά στοιχεία και άλλα έγγραφα και δημιουργώντας ένα αξιόπιστο σύστημα αρχειοθέτησης τόσο για χαρτιά όσο και για ηλεκτρονικά έγγραφα.
Παραπομπές
Εάν κατατεθεί αγωγή, ο γραμματέας θα προετοιμάσει τα υπομνήματα σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Τα υπομνήματα μπορούν να περιλαμβάνουν μια κλήτευση, μια καταγγελία, ένορκες βεβαιώσεις, αιτήσεις εισδοχής και αιτήσεις υποβολής προτάσεων. Ο γραμματέας των διαφορών συχνά δημιουργεί δεσμευτικές δεσμεύσεις οι οποίες οργανώνουν και αναπροσαρμόζουν όλα τα υπομνήματα για μια συγκεκριμένη περίπτωση.
Ο γραμματέας μπορεί να καταθέσει αυτά τα έγγραφα στο δικαστήριο, είτε αυτοπροσώπως είτε ηλεκτρονικά, παρόλο που το καθήκον αυτό εκτελείται συχνά από έναν παραγγελιαφόρο ή δικαστικό αγγελιοφόρο .
Ανακάλυψη
Η ανακάλυψη είναι η μακρύτερη φάση της διαδικασίας επίλυσης διαφορών. Κατά τη διάρκεια της ανακάλυψης, ο γραμματέας της δίκης μπορεί να εκτελεί όλες ή ορισμένες από τις ακόλουθες εργασίες:
- Προετοιμασία εγγράφων ανακάλυψης σε ένα σύστημα επεξεργασίας κειμένου, συμπεριλαμβανομένων ερωτήσεων και αιτημάτων για παραγωγή
- Δακτυλογραφήσεις, αποστολή και παρακολούθηση κλήσεων
- Προγραμματισμός καταθέσεων με πολλαπλά μέρη, συμπεριλαμβανομένου του δικηγόρου, των πελατών, των αντιμαχόμενων συμβούλων και των δικαστικών δημοσιογράφων
- Προγραμματισμός ανεξάρτητων ιατρικών εξετάσεων και άλλων διορισμών που απαιτούνται από τους Κανόνες Πολιτικής Δικονομίας
- Δημιουργία συνδετικών ανακοινώσεων. την ευρετηρίαση και την κατάθεση εγγράφων ανακάλυψης
- Οργάνωση και κατάθεση εγγράφων
- Προγραμματισμός εξετάσεων ιστότοπου
- Εντοπισμός και επικοινωνία με εμπειρογνώμονες. οργάνωση και κατάθεση εκθέσεων εμπειρογνωμόνων
Προδικασία
Μόλις οριστεί ημερομηνία δοκιμής, ο γραμματέας βοηθά τη νομική ομάδα να προετοιμαστεί για δίκη. Ο ρόλος του γραμματέα μπορεί να περιλαμβάνει:
- Γράφοντας και μορφοποιώντας τα προδικαστικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων προτάσεων, ενημερωτικών δελτίων, κλήσεων και καταλόγων μαρτύρων
- Συγκέντρωση και οργάνωση εκθεμάτων
- Δημιουργία, οργάνωση και / ή ευρετηρίαση δοκιμαστικών συνδετικών
- Βοηθώντας να οργανώσετε δοκιμαστικές δοκιμασίες
- Παρακολούθηση προθεσμιών και αποστολή υπενθυμίσεων στη νομική ομάδα
- Έντυπα ελέγχου και αποκατάστασης και νομικά έγγραφα
- Εξασφάλιση της κατάλληλης μορφοποίησης των εγγράφων σύμφωνα με τους κανόνες του δικαστηρίου
- Συντονιστές μάρτυρες
Δίκη
Ο γραμματέας της διαφοράς διαδραματίζει σημαντικό ρόλο υποστήριξης κατά τη διάρκεια της δίκης. Τα καθήκοντά του μπορεί να περιλαμβάνουν:
- Προετοιμασία, πληκτρολόγηση και μορφοποίηση δοκιμαστικών εγγράφων
- Συντονίζει την προετοιμασία των γραφημάτων, των γραφημάτων και άλλων εικονιδίων του δικαστικού δωματίου
- Προγραμματισμός συνοδοιπόρων, δικαστικών δημοσιογράφων και εμπειρογνωμόνων
- Οργάνωση, αρχειοθέτηση και διαχείριση εγγράφων, εκθεμάτων και δοκιμαστικών δεσμευτικών
- Συντονισμός ταξιδιωτικών διευθετήσεων για δικηγόρους, μάρτυρες, πελάτες και άλλους
Άλλες διοικητικές εργασίες
Για όσους εργάζονται στον τομέα της άμυνας, ο γραμματέας της δίκης θα εισέλθει στον χρόνο των δικηγόρων και των παραλλήλων που δαπανάται για κάθε υπόθεση στο σύστημα χρόνου και χρέωσης της επιχείρησης.
Αυτός ή αυτή θα στείλει επίσης περιοδικά τιμολόγια στον πελάτη και θα παρακολουθήσει τις καθυστερημένες πληρωμές. Άλλα γενικά καθήκοντα του γραμματέα των διαφορών περιλαμβάνουν:
- Παραγωγή πληροφοριών με τη μεταγραφή, μορφοποίηση, εισαγωγή, ανάκτηση, αντιγραφή και μετάδοση κειμένου, δεδομένων και γραφικών
- Προθεσμίες παρακολούθησης
- Αντίστοιχα με τους πελάτες, τους μάρτυρες και τους αντιφρονούντες
- Απαντωντας το ΤΗΛΕΦΩΝΟ
- Δημιουργία υπολογιστικών φύλλων για τον εντοπισμό του κόστους, των εκθεμάτων και άλλων πληροφοριών
- Μεταγραφή υπαγόρευσης
- Διατήρηση συστημάτων docket
- Διεύθυνση αλληλογραφίας, αναφορές και νομικά έγγραφα
- Οργάνωση συνεδρίων πελατών και συνεδριάσεων δικηγόρων
- Προετοιμασία αναφορών εξόδων
- Διατηρώντας το ημερολόγιο του δικηγόρου προγραμματίζοντας και προγραμματίζοντας συνέδρια, τηλεδιασκέψεις, καταθέσεις και ταξίδια
- Παραγγελία αναλωσίμων
Γραμματέας Εκπαίδευσης
Πολλοί γραμματείς δικαστηρίων συμπληρώνουν πιστοποιητικό ή συγγενικό πρόγραμμα σπουδών σε εμπορική σχολή ή κολέγιο κοινότητας. Ωστόσο, γραμματείς με τέσσερα χρόνια βαθμούς κολλεγίων έχουν τις περισσότερες ευκαιρίες προόδου μέσα σε μια δικηγορική εταιρεία. Η κατάρτιση δικαστικών υποθέσεων εκτελείται συχνά στην εργασία. Οι έμπειροι γραμματείς διαφορών συχνά μετακινούνται σε άλλους ρόλους της επιχείρησης, μεταξύ των οποίων οι θέσεις των παραλλήλων και των γραφείων διοίκησης.
Γραμματειακές δεξιότητες και γνώσεις
Οι γραμματείς των δικαστηρίων πρέπει να διαθέτουν ποικίλες διαπροσωπικές, τεχνολογικές και γραφειακές δεξιότητες, καθώς και νομικές και διαδικαστικές γνώσεις. Οι απαιτούμενες δεξιότητες και γνώσεις περιλαμβάνουν:
- Ικανοποίηση με επεξεργασία κειμένου, υπολογιστικό φύλλο, παρουσίαση και λογισμικό χρέωσης και χρόνου. εξοικείωση με τη σουίτα του Microsoft Office
- Ικανότητα με εξοπλισμό μεταγραφής
- Εξαιρετικές γραπτές και προφορικές δεξιότητες
- Γνώση των τοπικών, κρατικών και ομοσπονδιακών δικαστικών διαδικασιών και διαδικασιών αρχειοθέτησης
- Ικανοποίηση με βάσεις δεδομένων εγγράφων όπως Ringtail, Summation και Concordance
- E-αρχειοθέτηση εμπειρία
- Γνώση των διαδικασιών γραφείου και της νομικής ορολογίας
- Ισχυρές δεξιότητες δακτυλογράφησης
- Στερεές οργανωτικές δεξιότητες και δεξιότητες πολλαπλών εργασιών
- Δυνατότητα αλληλεπίδρασης επαγγελματικά με όλα τα επίπεδα του προσωπικού