Πλήκτρο διαχείρισης συναντήσεων - Stand PAT
Ορισμένα διευθυντικά στελέχη χρησιμοποιούν PAT
προσεγγίσεις στις συνεδριάσεις, που απαιτούν ένα P , ένα A , και ένα T imframe. Η όπλιση των συμμετεχόντων με αυτά τα κρίσιμα σημεία του πλαισίου μπροστά από τη σύνοδο διασφαλίζει ότι οι άνθρωποι εμφανίζονται έτοιμοι να συμμετάσχουν και υποστηρίζουν τη γενική πρόθεση της συνάντησης. Ένα σαφές σχέδιο PAT βοηθάει στην εξασφάλιση μιας παραγωγικής συνεδρίας.
Θα πρέπει να είστε σε θέση να καθορίσετε το σκοπό της συνάντησης σε 1 ή 2 προτάσεις κατ 'ανώτατο όριο. "Αυτή η συνάντηση είναι να προγραμματίσετε τη νέα καμπάνια μάρκετινγκ" ή "αυτή η συνάντηση είναι να αναθεωρήσει τη νέα πολιτική της ναυτιλίας για τον χειρισμό επιστροφών". Ο σκοπός βοηθάει να εξασφαλιστεί ότι όλοι γνωρίζουν γιατί είναι εκεί, τι πρέπει να γίνει και πώς να καθοδηγήσει την πρόοδο και να οδηγήσει σε ένα συμπέρασμα.
Ορίστε μια ατζέντα. Κατάλογος των στοιχείων που πρόκειται να αναθεωρήσετε / συζητήσετε / επιθεωρήσετε. Μου αρέσει να ορίζω ένα χρονικό όριο σε κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης (βλ. Παρακάτω) και να προσδιορίσω το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για τη ρύθμιση της συζήτησης. Ορίστε ένα χρονικό πλαίσιο. ορίστε τουλάχιστον μια ώρα έναρξης και λήξης.
Συνιστώ επίσης να ορίσετε μια διάρκεια για κάθε στοιχείο της ατζέντας. Αυτά πρέπει να είναι συνολικά στο συνολικό χρονοδιάγραμμα των συνεδριάσεων.
Ξεκινήστε τις συναντήσεις σας στο χρόνο
Εάν εργάζεστε σε έναν από αυτούς τους πολιτισμούς, όπου οι άνθρωποι περνούν σε συναντήσεις μέχρι πέντε ή δέκα λεπτά μετά την προγραμματισμένη ώρα έναρξης, είναι καιρός να ξεκινήσετε μια νέα τάση.
Μία εταιρεία ενθαρρύνει τους διαχειριστές της να κλείσουν την πόρτα κατά την προγραμματισμένη ώρα έναρξης, και όσοι είναι αργά δεν είναι ευπρόσδεκτοι να παρακολουθήσουν. Παρόλο που αυτό μπορεί να είναι πιο δρακόντειο από το να φροντίζετε να ενεργείτε, δεν θα πρέπει να ανησυχείτε για την πραγματοποίηση της συνάντησης, την αναθεώρηση του σκοπού και την επιβεβαίωση των προσδοκιών και του χρονοδιαγράμματος.
Μην περιμένετε να εμφανιστούν οι παραβάτες. Όταν κάποιος φτάσει αργά, μην γυρίσετε πίσω και αναθεωρήστε τι έχει ήδη καλυφθεί. Συνεχίστε με τα θέματα συναντήσεών σας. Αυτό θα είναι δύσκολο για τον περιπλανώμενο και θα βελτιώσει τις πιθανότητες να φτάσει εγκαίρως στην επόμενη συνάντηση.
Εάν ο διοργανωτής / χορηγός της συνάντησης δεν εμφανιστεί εγκαίρως, θεωρήστε τη συνεδρίαση ακυρωμένη και επιστρέψτε στη δουλειά. Μια περίοδος αναμονής πέντε έως επτά λεπτών είναι λογική. Οι πιθανότητες είναι ότι ο διοργανωτής της συνάντησης έτρεξε σε μια απροσδόκητη δυσκολία και θα προτιμούσε να μην σπαταλάτε το χρόνο σας περιμένοντας τον / της.
Διατηρήστε τη συνεδρίαση στο θέμα
Μια καλή πρακτική είναι να αναθέσουμε σε κάποιον τον ρόλο να διατηρεί όλους σε καλό δρόμο κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Πολύ συχνά, οι συζητήσεις μετακινούνται και στη συνέχεια υποβαθμίζονται σε στροφές απόψεων, ιδεών, γεγονότων και συναισθημάτων. Αντ 'αυτού, αναθέστε το ρόλο και ενημερώστε όλους τους παρόντες ότι αυτό το άτομο θα παρεμβαίνει εάν και όταν η συζήτηση έρχεται εκτός ατζέντας και συγκεκριμένου θέματος συζήτησης.
Σε ορισμένες επιχειρήσεις, ο ρόλος αυτός αναφέρεται ως "Traffic Cope", σε άλλους, "Topic Keeper". Ανεξάρτητα από την ετικέτα, ο ρόλος είναι εξαιρετικά χρήσιμος για την ενίσχυση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας των συναντήσεων σας.
Εάν προκύψουν άλλα θέματα που βρίσκονται εκτός λειτουργίας, αλλά είναι σημαντικά για συζήτηση, αυτά θα πρέπει να καταγράφονται σαφώς και να τοποθετούνται στο "πάρκινγκ" για μελλοντική εξέταση και συζήτηση ή για μια ξεχωριστή συνάντηση. Ο ιδιοκτήτης της συνάντησης διατηρεί το δικαίωμα να επιτρέψει μια μικρή διαφορετική συζήτηση αν υποστηρίζει το γενικό σκοπό της συνεδρίασης.
Διατηρήστε και διανείμετε σημειώσεις / λεπτά συνάντησης
Κάποιος, εκτός από τον διοργανωτή της συνάντησης, θα πρέπει να τηρεί πρακτικά της συνάντησης. Μια καλή καταγραφή των πρακτικών θα περιλαμβάνει:
- Ώρα συνεδρίασης, ημερομηνία, τοποθεσία
- Περιγραφή του σκοπού
- Αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης
- Κατάλογος συμμετεχόντων και κατάλογος όσων δεν παρέστησαν
- Λεπτομερής περίληψη των συμπερασμάτων, των στοιχείων δράσης, των αρμοδιοτήτων και των ημερομηνιών ολοκλήρωσης. Πολλοί σημειωτές χρησιμοποιούν την ατζέντα ως οδηγό για την καταγραφή των συμπερασμάτων και των ενεργειών.
- Προγραμματισμένη συνάντηση παρακολούθησης, εάν είναι πραγματικά αναγκαία.
Στην ιδανική περίπτωση, διανείμετε τις σημειώσεις της συνάντησης το συντομότερο δυνατό μετά την ολοκλήρωση της συνάντησης και απολύτως εντός μιας εργάσιμης ημέρας. Τα πρακτικά και τα σημειώματα χρησιμεύουν ως σημαντική υπενθύμιση για τους συμμετέχοντες, καθώς και ως πηγή πληροφοριών για άλλους ενδιαφερόμενους ή για όσους έχασαν τη συνάντηση. Τα πρακτικά είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να μιλήσουμε για να υπενθυμίσουμε στους ανθρώπους και τις ομάδες τις δεσμευμένες ενέργειες παρακολούθησης.
Η κατώτατη γραμμή για τώρα:
Είναι πιθανό μια συνάντηση να έχει ως αποτέλεσμα θετικό αποτέλεσμα, βοηθώντας να προωθηθούν τα σχέδια και οι άνθρωποι προς τα εμπρός, απλά δεν το υπολογίζετε. Κάποια επιμέλεια και εσκεμμένη ενίσχυση των τεχνικών διαχείρισης συνεδριάσεων θα βελτιώσουν τις πιθανότητες να οδηγήσετε ένα μεγάλο αποτέλεσμα.
-
Ενημερώθηκε από την Art Petty