Πώς να γράψετε αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

01 Πρώτον, εξετάστε το μήνυμα και τον παραλήπτη

Στη συνέχεια, εξετάστε την άποψη του παραλήπτη. Ποιες πληροφορίες χρειάζεται να λάβει μέτρα ή να καταλάβει το μήνυμά σας; Δώστε τις απαραίτητες (αλλά όχι υπερβολικές) πληροφορίες φόντου. Επίσης, να έχετε κατά νου την κατάλληλη εθιμοτυπία για αυτόν τον συγκεκριμένο παραλήπτη. Τα emoticons και οι συντομογραφίες, όπως το OMG ή το LOL, δεν είναι κατάλληλες για εφαρμογές εργασίας και τα περισσότερα ηλεκτρονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

02 Γράψτε μια περιγραφική γραμμή θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην γράφετε κάτι αόριστο στη γραμμή θέματος όπως "hi" ή "work-at-home jobs" ή αφήστε το κενό. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτό το είδος γραμμής θέματος έχουν καλές πιθανότητες να καταλήξουν στο κουτί spam του παραλήπτη ή απλά να αγνοηθούν. Αν υποβάλλετε αίτηση για δουλειά, τοποθετήστε το όνομα της θέσης στη γραμμή θέματος. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθύνεται σε έναν συνάδελφό σας, κάντε στο θέμα σας μια σύντομη φράση που συνοψίζει το σκοπό του μηνύματος. Ένα άλλο πλεονέκτημα για τη συγγραφή μιας περιγραφικής υποκείμενης γραμμής είναι ότι θα είναι πιο εύκολο για εσάς να βρείτε στα εισερχόμενά σας αν θέλετε να το αναζητήσετε αργότερα. Κάτι με μια γραμμή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως "Ερώτηση" δεν θα είναι χρήσιμο, όμως.

03 Καλωσορίστε τον παραλήπτη σωστά

Αν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη σας, αλλά δεν τον γνωρίζετε προσωπικά, χαιρετήστε χρησιμοποιώντας έναν τίτλο, π.χ. Αγαπητέ κα Brunelli. (Χρησιμοποιήστε την "κα" για τις γυναίκες όταν δεν είστε σίγουροι αν η "κ." Ή η "Δεσποινίς" είναι κατάλληλη.) Εάν δεν είστε σίγουροι για το φύλο, απλά χρησιμοποιήστε το όνομα και το επώνυμο, π.χ. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, ξεκινήστε το email σας χωρίς χαιρετισμό ή χρησιμοποιήστε ένα απλό χαιρετισμό, π.χ. Γεια σας, Συγχαρητήρια, Αγαπητέ Διευθυντή, κλπ.

Εάν το email είναι σε συνάδελφο ή κάποιον άλλο που γνωρίζετε, χρησιμοποιήστε το όνομα που θα χρησιμοποιούσατε προσωπικά ή στο τηλέφωνο.

04 Χρησιμοποιήστε τη σωστή γραμματική και στίξη

Είναι πολύ σημαντικό να χρησιμοποιήσετε τη σωστή γραμματική σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συνειδητά ή υποσυνείδητα, οι αναγνώστες τιμωρούν τους αποστολείς για γραμματικά λάθη.

• Run-On Sentences - Όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην χάνετε τις περιόδους. Αυτή η μικρή παύση δίνει στον αναγνώστη χρόνο να πάρει τις λέξεις 'έννοιες. Οι σύντομες προτάσεις επιτρέπουν περισσότερες από αυτές τις μικροσκοπικές παύσεις. Διαχωρίστε μακρές προτάσεις ακόμα και όταν δεν είναι τεχνικά εκτελέσιμες ποινές.
• Κόμματα - Πολύ λίγα ή πάρα πολλά κόμματα μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση. Μάθετε να χρησιμοποιείτε σωστά το κόμμα.
• Συμφωνία Θεματικού Καταλόγου - Οι καταδίκες με αυτό το είδος σφάλματος είναι κόκκινες σημαίες για τους εργοδότες που αναζητούν υποψήφιους με καλές δεξιότητες επικοινωνίας. Επανεξετάστε τους κανόνες για τη συμφωνία των υποκειμένων.

05 Έλεγχος ορθογραφίας και κεφαλαιοποίησης

Χρησιμοποιήστε έναν ορθογραφικό έλεγχο, αλλά μην το βασίζεστε. Ένας ορθογραφικός έλεγχος δεν θα πιάσει "αυτοί" για "το" ή "εκεί" για "τους", και αυτός ο τύπος σφάλματος δείχνει απροσεξία. Μη χρησιμοποιείτε συντομογραφίες όπως "u" για "εσείς" ή "tho" για "αν και".

Χρησιμοποιήστε τη σωστή χρήση κεφαλαίων. Οι περισσότεροι άνθρωποι ξέρουν να κεφαλαιοποιήσουν την αρχή της φράσης και τα ουσιαστικά ουσιαστικά, αλλά πολλοί δεν το κάνουν στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δείξτε ότι δεν σας πειράζει να παίρνετε αυτό το επιπλέον κλάσμα ενός δευτερολέπτου για να πατήσετε το πλήκτρο shift. Από την άλλη πλευρά, πάρα πολλά κεφαλαία γράμματα μπορούν να αποσπούν την προσοχή του αναγνώστη. Αποφύγετε να γράφετε φράσεις σε όλα τα καπάκια (τα οποία πολλοί ερμηνεύουν ως το ισοδύναμο της φωνής στο πρόσωπο) καθώς και να κεφαλαιοποιούν, μόνο για έμφαση, το πρώτο γράμμα λέξεων που δεν είναι στην αρχή μιας φράσης ή τα ουσιαστικά ουσιαστικά.

06 Χρήση απλής μορφοποίησης στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Θυμηθείτε ότι όλα τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται διαφορετικά. Αυτό που φαίνεται τελείως ευθυγραμμισμένο στην οθόνη σας μπορεί να τρέξει μαζί σε κάποιον άλλο. Για το λόγο αυτό, αποφύγετε να επικολλήσετε ένα έγγραφο μορφοποίησης υψηλής μορφοποίησης, όπως ένα βιογραφικό σημείωμα ή μια συνοδευτική επιστολή, σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χρησιμοποιήστε έγγραφα που είναι γραμμένα σε μορφή απλού κειμένου.

Κάντε σύντομες παραγράφους. Όπως και οι περίοδοι, τα διαλείμματα των παραγράφων δίνουν το ανάγλυφο στο μάτι του αναγνώστη. Κάποιος που διαβάζει e-mail σε κινητό τηλέφωνο θα επωφεληθεί από σύντομες παραγράφους. Ωστόσο, προσέξτε να ακολουθείτε τους βασικούς κανόνες σχετικά με τις παραγράφους.

07 Να είστε σύντομος

Τα παράξενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θάβουν το σημείο κατατίθενται και τελικά ξεχαστούν. Ή χειρότερα, μπορεί να παρεξηγηθούν. Κάντε το στόχο σας σαφές, χρησιμοποιώντας συνοπτική γλώσσα.

• Εξαλείψτε την οξύτητα - γράψτε με ενεργά ρήματα. Ο "Jack μου έστειλε τα έντυπα" χρησιμοποιεί ένα ενεργό ρήμα. "Τα έντυπα που μου έστειλαν ο Jack" είναι παθητικά. Η παθητική μορφή χρησιμοποιεί μόνο μερικές λέξεις, αλλά προσθέτει. Περισσότερο από αυτό, απαιτεί από τους αναγνώστες να αναδιατάξουν τις ιδέες στα κεφάλια τους.
• Stick to the Point - Αντιμετωπίστε τον πειρασμό να προσθέσετε εξωγενείς πληροφορίες ή ιδέες. Αποθηκεύστε τα για άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Χρησιμοποιήστε τα σημεία Bullet - Αυτά επιτρέπουν στον αναγνώστη σας να χρησιμοποιεί οπτικές ενδείξεις για να πάρει αυτό που είναι σημαντικό. Αλλά εάν έχετε αμφιβολίες για το πώς θα εμφανίζονται οι σφαίρες, χρησιμοποιήστε αστερίσκους ή ενωτικά για να δημιουργήσετε σφαίρες.

08 Υπογράψτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατάλληλα

Εάν το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο έχει προεπιλεγμένη υπογραφή, βεβαιωθείτε ότι είναι κατάλληλο για το συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε. Οι υπογραφές με πολιτικές δηλώσεις ή τα ονόματα και οι ηλικίες των παιδιών σας είναι ωραία για προσωπικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά για εργασία χρησιμοποιήστε μια λιγότερο προσωπική υπογραφή. Ανάλογα με την εργασία σας και τον εργοδότη σας, μπορείτε ακόμα να προσαρμόσετε την υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου με ένα απόσπασμα. Επιλέξτε κάτι μη αμφιλεγόμενο. Εάν ρωτάτε για μια εργασία, χρησιμοποιήστε την υπογραφή σας για να δώσετε τα κατάλληλα στοιχεία επικοινωνίας χωρίς εισαγωγικά ή επιπλέον εξατομίκευση.

09 Επανεξέταση / Επανεξέταση πριν χτυπήσετε Αποστολή

Ελέγξτε για σφάλματα ορθογραφίας και στίξης πριν χτυπήσετε αποστολή. Εάν εντοπίσετε κάποιο σφάλμα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια εφαρμογή εργασίας, επιδιορθώστε το και στη συνέχεια ξαναδιαβάστε πριν πετύχετε την αποστολή. Αλλά επίσης ξαναδιαβάσει για περιεχόμενο. Αν το email σας είναι μακρύ, σκεφτείτε τρόπους για να το κάνετε πιο συνοπτικό. Και αν το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο είναι αμφιλεγόμενο ή γράφτηκε με θυμό, χτυπήστε αποθηκεύστε και μην στείλετε. Επιστρέψτε σε αυτό μερικές ώρες ή μια μέρα αργότερα και δείτε αν θέλετε ακόμα να το στείλετε.

Αυτό μπορεί να ακούγεται σαν πολλά πράγματα πριν από την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά εάν στέλνετε αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οργανώνετε πιο αποτελεσματικά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, θα βρείτε πραγματικά ότι έχετε περισσότερο χρόνο όχι λιγότερο.