11 τρόποι για να εξοικονομήσετε χρήματα σε χαρτί και εκτύπωση

01 Γνωρίστε τον εκτυπωτή σας.

Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε πιο αποτελεσματικά τον εκτυπωτή σας για να εξοικονομείτε χαρτί. Πριν από την εκτύπωση, επιλέξτε "προεπισκόπηση εκτύπωσης" για να ελέγξετε αν μια γραμμή πρόκειται να προκαλέσει την εκτύπωση ολόκληρης μιας σελίδας.

Μην αγγίξετε μόνο τυφλά το OK όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης. Μειώστε το εύρος εκτύπωσης μόνο στις σελίδες που χρειάζεστε. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε μόνο το κείμενο που χρειάζεστε και να επιλέξετε "επιλογή εκτύπωσης". Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν εκτυπώνετε από ιστότοπους επειδή μπορείτε να εξαλείψετε τις διαφημίσεις.

Αν αντιμετωπίζετε δυσκολίες στην εκτύπωση, εκκαθαρίστε την ουρά του εκτυπωτή μόλις επιδιορθώσετε το πρόβλημα. Με αυτόν τον τρόπο ο εκτυπωτής σας δεν θα εκτοξεύσει τις έξι προσπάθειες που κάνατε προτού καταλάβετε ότι δεν έχετε χαρτί!

02 Χρησιμοποιήστε ένα tablet ή e-reader.

Εάν εκτυπώνετε έγγραφα επειδή είναι ευκολότερο ή πιο βολικό να τα διαβάσετε εν κινήσει, μπορείτε να επενδύσετε σε tablet ή e-reader. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να διαβάσετε έγγραφα Word και PDF και ακόμη και να κάνετε σημειώσεις σε αυτά σε πολλές περιπτώσεις.

03 Λήψη σημειώσεων, στιγμιότυπων οθόνης και ιστοσελίδων σελιδοδεικτών.

Κατά την προβολή ενός ιστότοπου, σημειώστε τις πληροφορίες αντί να εκτυπώσετε ολόκληρη τη σελίδα μόνο για έναν αριθμό τηλεφώνου ή μια διεύθυνση. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε και να επικολλήσετε πληροφορίες σε ένα έγγραφο του Word ή σε άλλο οργανωτικό λογισμικό. Ή, αν είναι κάτι που θέλετε να κρατήσετε για μελλοντική αναφορά, απλά κάντε σελιδοδείκτη.

04 Προετοιμαστείτε προσεκτικά!

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει την εργασία σας προτού πετύχετε την εκτύπωση. Αν βρείτε κάποιο λάθος, χτυπήστε γρήγορα την ακύρωση, οπότε έχετε μόνο μία σελίδα που έχει τυπωθεί εσφαλμένα. Εάν εκτυπωθεί ολόκληρο το έγγραφο πριν εντοπίσετε το σφάλμα, μόνο εκτυπώστε ξανά τη σελίδα με το σφάλμα, αν είναι δυνατόν.

05 Αποστολή ηλεκτρονικών τιμολογίων σε πελάτες.

Αυτό θα εξοικονομήσει χρήματα και στα ταχυδρομικά τέλη. Μην εκτυπώσετε ούτε ένα έντυπο αντίγραφο για τα αρχεία σας. Καταχωρίστε τα ηλεκτρονικά στον υπολογιστή σας (αλλά βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας). Ενώ βρίσκεστε σε αυτό, ζητήστε δηλώσεις χωρίς χαρτί για τους λογαριασμούς σας για να κάνετε το γραφείο σας όσο το δυνατόν πιο ελεύθερο.

06 Κοινή χρήση εγγράφων με δωρεάν ηλεκτρονικά εργαλεία γραφείου.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα δωρεάν ηλεκτρονικά εργαλεία γραφείου για να στέλνετε και να λαμβάνετε έγγραφα μέσω του ιστού. Αυτά μπορούν να ληφθούν και να αρχειοθετηθούν στο σκληρό σας δίσκο ή να μείνουν online, έτσι ώστε εσείς και οι πελάτες ή συνεργάτες σας να πραγματοποιήσετε αλλαγές χωρίς να χρησιμοποιήσετε ποτέ ένα κομμάτι χαρτί.

07 Εκτύπωση και στις δύο πλευρές του χαρτιού.

Αυτό μπορεί να σημαίνει ρύθμιση για μια εργασία εκτύπωσης διπλής όψης (μερικές φορές αποκαλείται "εκτύπωση διπλής όψης"). Αυτό μπορεί επίσης να σημαίνει την τοποθέτηση μιας νέας εργασίας εκτύπωσης στο πίσω μέρος του παλιού χαρτιού. Γεμίστε το συρτάρι χαρτιού με παλιές εκτυπώσεις. Αφού ολοκληρώσετε την εκτύπωση, γυρίστε το έγγραφό σας σε λάθος πλευρά και σημειώστε μια γραμμή μέσα από αυτό, έτσι ώστε στο μέλλον να μην χάσετε χρόνο διαβάζοντας τη λανθασμένη πλευρά.

Ενώ δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την τεχνική για κάτι που θα στείλατε στους πελάτες, λειτουργεί καλά για εσωτερικά έγγραφα.

08 Επαναχρησιμοποίηση παλιού χαρτιού.

Όποτε είναι δυνατόν, επαναχρησιμοποιήστε χαρτί. Όχι μόνο μπορείτε να εκτυπώσετε στο πίσω μέρος, όπως εξηγήθηκε παραπάνω, αλλά μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για πολλούς άλλους σκοπούς:

• Κόψτε το στο μισό για να κάνετε χαρτί για λίστες. (Το κόψιμο κρατάει από το να μπερδεύεται με τα τρέχοντα έγγραφα, αλλά μπορείτε επίσης να σημειώσετε μόνο μια γραμμή μέσα από αυτό.)
• Συρραφήστε μαζί για να σχηματίσουν φορητούς υπολογιστές.
• Δώστε τα στα παιδιά σας για να σχεδιάσετε ή να γρατσουνίστε το χαρτί για την εργασία στα μαθηματικά.
• Τρίψτε το για να κάνετε υλικά συσκευασίας.
• Αν χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό αντίτιμο του λογαριασμού, αποθηκεύστε τους φακέλους επιστροφής που περιέχονται στους λογαριασμούς σας και χρησιμοποιήστε τις για να στείλετε το μεσημεριανό γεύμα των παιδιών ή για οργανωμένα μικρά αντικείμενα.

09 Προσαρμόστε τα περιθώρια σας.

Χρησιμοποιήστε στενότερα περιθώρια, μικρότερη γραμματοσειρά και στενότερη απόσταση γραμμών για να πάρετε περισσότερες πληροφορίες σε μια σελίδα. Σε αυτές τις ίδιες γραμμές, μια συμβουλή για την εξοικονόμηση στις κασέτες μελάνης του εκτυπωτή είναι η χρήση της ρύθμισης ποιότητας "draft" ή της κλίμακας του γκρι κατά την εκτύπωση.

10 Χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περισσότερο. εκτυπώστε το λιγότερο.

Η σύνταξη αποτελεσματικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια βασική δεξιότητα για έναν τηλεκατάστημα, αλλά ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι σχεδόν εξίσου σημαντικό. Εάν κατατεθεί και δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας στο σκληρό σας δίσκο ή στο διαδίκτυο, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σπανίως απαιτούν εκτύπωση. Ρυθμίστε τους φακέλους στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και ταξινομήστε αυτόματα το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Δεν θα εξοικονομήσετε μόνο χαρτί. Εξοικονομήστε χρόνο επίσης.

11 Βάλτε το μηχάνημα φαξ να ξεκουραστεί.

Αποστολή και λήψη εγγράφων ως PDF αντί για φαξ. Η ποιότητα είναι καλύτερη και είναι πιο εύκολη, ειδικά αν δεν έχετε δεύτερη γραμμή για το φαξ. Και αν έχετε μια δεύτερη γραμμή, μπορείτε να απαλλαγείτε από αυτό το μηνιαίο λογαριασμό.