Όταν οι ομάδες έργου λειτουργούν καλά , μπορούν να κάνουν πολλά. Όσο ένας διευθυντής έργου έχει ένα καλό σχέδιο έργου και μέλη της ομάδας που είναι πρόθυμα να συνεργαστούν, τα πράγματα τείνουν να τρέχουν ομαλά. Χρειάζονται οι απαραίτητοι πόροι, πληρούνται οι προθεσμίες και η ποιότητα είναι, τουλάχιστον, αποδεκτή.
Όταν τα μέλη της ομάδας δεν εκτελούν σε συμφωνημένα πρότυπα και πρότυπα, απειλείται το χρονοδιάγραμμα, η ποιότητα και ο προϋπολογισμός του έργου. Η κακή απόδοση των έργων συμβαίνει κατά διαστήματα. Όταν συμβαίνει αυτό, οι διαχειριστές έργων πρέπει να το χειριστούν γρήγορα και αποτελεσματικά για να ελαχιστοποιήσουν τις ζημιές που προκαλεί στο έργο. Η ανεπιτυχής κακή απόδοση δεν ξεφεύγει από μόνη της.
Είναι σημαντικό να ακολουθήσετε τα βήματα με τη σειρά που παρουσιάζονται μέχρι να επιλυθεί το ζήτημα της απόδοσης. Μόλις βελτιωθεί η απόδοση, ο διαχειριστής έργου δεν χρειάζεται πλέον να ακολουθεί τα βήματα. Αν το πρόβλημα παρουσιαστεί και πάλι, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να επιλέξει να ξεκινήσει τα βήματα ή να πάρει εκεί όπου έπαψε. Ένας διαχειριστής έργου πρέπει να χρησιμοποιήσει την επαγγελματική κρίση για να αποφασίσει ποια πορεία δράσης πρέπει να αναλάβει. Συμβουλές από τον ανάδοχο του έργου μπορεί να είναι απαραίτητες.
01 Αντιμετωπίστε το ζήτημα απευθείας με το μέλος της ομάδας
Μερικές φορές, οι άνθρωποι δεν γνωρίζουν ότι έχουν κακή απόδοση και πρέπει να τους πουν. Οι περισσότεροι άνθρωποι είναι πρόθυμοι να διορθώσουν πραγματικά προβλήματα όταν είναι γνωστά. Δεν θα θέλατε να μάθετε αν δεν συνάντησε τις λογικές προσδοκίες ενός συναδέλφου;
Ελάτε σε μια συμφωνία για το πώς θα προχωρήσετε δύο. Και οι δύο μπορεί να χρειαστεί να δεσμευτούν για το πώς θα συμπεριφερθείτε στο μέλλον. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να είστε πιο ακριβείς στην επικοινωνία με αυτό που περιμένετε και το μέλος της ομάδας μπορεί να χρειαστεί να σας ζητήσει διευκρινιστικές ερωτήσεις όταν δεν καταλαβαίνει τι αναμένεται. Τροποποιώντας τη συμπεριφορά σας, ενθαρρύνετε την καλή θέληση από το μέλος της ομάδας προς εσάς.
02 Δώστε στο μέλος της ομάδας την ευκαιρία να διορθώσει τη συμπεριφορά του
Μόλις ένα μέλος της ομάδας ξέρει για την παράνομη συμπεριφορά του, δώστε του την ευκαιρία να το διορθώσει. Καθώς προχωράτε με το έργο, αναζητήστε τρόπους για να δημιουργήσετε το μέλος της ομάδας για επιτυχία. Για παράδειγμα, εάν συζητήσατε τις ελλείπουσες προθεσμίες ενός μέλους της ομάδας, επικοινωνήστε με το μέλος της ομάδας πολύ πριν την επόμενη λήξη της προθεσμίας για να δείτε αν μπορείτε να κάνετε κάτι για να κάνετε την επόμενη προθεσμία.
03 Επικολλήστε το ζήτημα στον επόπτη του μέλους της ομάδας
Αν προσπαθήσετε να επιλύσετε το ζήτημα μεταξύ των δύο σας δεν καταρρεύσει, το επόμενο βήμα είναι να κλιμακώσετε το ζήτημα στον επόπτη του μέλους της ομάδας. Όταν πηγαίνετε στον επιβλέποντα, εξηγήστε το ζήτημα της απόδοσης και περιγράψτε τα βήματα που έχετε λάβει για να το επιλύσετε. Εάν έχετε κάνει μια καλή πίστη προσπάθεια για να χειριστεί την κατάσταση τον εαυτό σας, οι περισσότεροι επόπτες θα είναι πρόθυμοι να σας βοηθήσουν.
04 Και πάλι, δώστε στο μέλος της ομάδας την ευκαιρία να διορθώσει τη συμπεριφορά
Αφού ο υπεύθυνος του μέλους της ομάδας ενημερώσει το θέμα, πρέπει τώρα να δώσετε στο μέλος της ομάδας άλλη ευκαιρία να διορθώσει τη συμπεριφορά του.
Σε σημεία αυτής της διαδικασίας διόρθωσης συμπεριφοράς, ίσως μπείτε στον πειρασμό να επαναλάβετε τα βήματα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να φέρνετε το θέμα στο μέλος της ομάδας για δεύτερη φορά πριν πάτε στον προϊστάμενό του. Μερικές φορές, αυτό είναι μια λογική πορεία δράσης. Άλλες φορές, παρατείνετε την κακή απόδοση. Κάθε κατάσταση είναι διαφορετική, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε την κρίση σας και ενδεχομένως τις συμβουλές του χορηγού του έργου ή του προϊσταμένου σας.
05 Επικολλήστε το θέμα στο Χορηγό του Έργου
Εάν η κακή απόδοση εξακολουθεί να συμβαίνει, έχετε χάσει. Έχετε δώσει στα μέλη της ομάδας ευκαιρίες να διορθώσουν τη συμπεριφορά και τους έχει σπαταλήσει. Έχετε κάνει ό, τι μπορείτε για να διορθώσετε το ζήτημα από κάτω προς τα πάνω, αλλά τώρα είναι καιρός να φέρετε το βαρέος hitter για να το διορθώσετε από την κορυφή προς τα κάτω.
Όπως και όταν έθεσε το ζήτημα στον επόπτη του μέλους της ομάδας, να παρουσιάσει όλες τις σχετικές πληροφορίες για τον ανάδοχο. Πηγαίνετε στη συνάντηση με τον χορηγό του έργου γνωρίζοντας τι θέλετε να κάνει. Εάν θέλετε ένας από τους συνομηλίκους του χορηγού να συμβουλεύει το μέλος της ομάδας, πείτε το. Εάν θέλετε το μέλος της ομάδας να αντικατασταθεί με κάποιον άλλο, πείτε το. Ο ανάδοχος είναι εκεί για να σας υποστηρίξει και να σας δώσει ό, τι χρειάζεστε για να είναι επιτυχημένο το έργο. Πείτε στο χορηγό του έργου τι χρειάζεστε.
Υπάρχει μια μικρή πιθανότητα να μην επιλυθεί το ζήτημα με την παρέμβαση του χορηγού του έργου. Εάν συμβαίνει αυτό, ζητήστε από τον ανάδοχο να δοκιμάσει διαφορετικά μαθήματα δράσης για την επίλυση του προβλήματος. Μόλις ο ανάδοχος συμφωνήσει να αναλάβει το πρόβλημα, ας το λύσει. Ωστόσο, ο χορηγός δεν μπορεί να το λύσει αν δεν ειδοποιήσετε τον χορηγό όταν το πρόβλημα εξακολουθεί να είναι πρόβλημα.