Ένα σχέδιο έργου είναι το αποκορύφωμα ενός σχολαστικού σχεδιασμού από έναν υπεύθυνο έργου . Είναι το κύριο έγγραφο που καθοδηγεί τον τρόπο εκτέλεσης του έργου . Σύμφωνα με το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων , είναι ένα «επίσημο και εγκεκριμένο έγγραφο που χρησιμοποιείται για την καθοδήγηση τόσο της εκτέλεσης των έργων όσο και του ελέγχου των έργων». Είναι το σχέδιο των σχεδίων, επειδή τεκμηριώνονται μέσα σε αυτό οι προθέσεις του διαχειριστή του έργου για κάθε βασική πτυχή του έργου .
Παρακάτω παρατίθενται τα κρίσιμα στοιχεία που υπάρχουν σε πολλά σχέδια έργων. Οι οργανισμοί έχουν τις διαδικασίες και τα πρωτόκολλά τους για το τι πρέπει να υπάρχει σε ένα σχέδιο έργου και γενικότερα για τον τρόπο εκτέλεσης των έργων, έτσι ώστε όλα τα σχέδια διαχείρισης έργων να μην έχουν αυτά τα στοιχεία. Ωστόσο, οι υπεύθυνοι έργων θα πρέπει να εξετάσουν όλα αυτά στη φάση σχεδιασμού για να αποφευχθεί η σύγχυση και ο αναγκαστικός αυτοσχεδιασμός κατά τη φάση εκτέλεσης του έργου.
01 Στόχοι του προγράμματος
02 Πεδίο εφαρμογής
Όπως και οι στόχοι του έργου, το πεδίο εφαρμογής ορίζεται στον χάρτη. Ωστόσο, ένας διευθυντής έργου πρέπει να βελτιώσει περαιτέρω το πεδίο εφαρμογής του σχεδίου του έργου. Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να καθορίσετε τι είναι το πεδίο εφαρμογής ενός έργου είναι να καθορίσετε τι είναι εκτός πεδίου. Για παράδειγμα, ένα έργο για την αυτοματοποίηση μιας χειρωνακτικής διαδικασίας θα χρειαζόταν ορισμό εύρους για το πού ξεκινά και τελειώνει αυτή η διαδικασία για να εξαιρέσει κατάλληλα τις εργασίες που δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του έργου. Αυτές οι πληροφορίες βοηθούν έναν διαχειριστή έργου να ορίσει τι περιλαμβάνει.
03 Ορόσημα και μεγάλα παραδοτέα
Τα βασικά επιτεύγματα ενός έργου ονομάζονται ορόσημα. Τα βασικά προϊόντα εργασίας ονομάζονται μεγάλα παραδοτέα. Αντιπροσωπεύουν τα μεγάλα στοιχεία της εργασίας σε ένα έργο. Ένα σχέδιο έργου θα πρέπει να προσδιορίζει αυτά τα στοιχεία, να τα καθορίζει και να ορίζει προθεσμίες για την ολοκλήρωσή τους.
Πείτε ότι ένας οργανισμός αναλαμβάνει ένα έργο για την ανάπτυξη νέου λογισμικού. Ένα τέτοιο έργο έχει τόσο ορόσημα όσο και παραδοτέα. Σημαντικά παραδοτέα μπορεί να είναι ο τελικός κατάλογος των επιχειρηματικών απαιτήσεων και ο κατάλογος των λειτουργικών απαιτήσεων που υλοποιούν αυτές τις επιχειρηματικές απαιτήσεις. Μετά από αυτές, το έργο θα μπορούσε να έχει ορόσημα για το τέλος του σχεδιασμού των επιχειρήσεων, το τέλος των δοκιμών του συστήματος, το τέλος των δοκιμών αποδοχής των χρηστών και την ημερομηνία ανάπτυξης του λογισμικού. Αυτά τα ορόσημα έχουν προϊόντα εργασίας που συνδέονται με αυτά, αλλά είναι περισσότερο για τις διαδικασίες από τα ίδια τα προϊόντα.
Ορίζοντας και οι μεγάλες προθεσμίες παράδοσης δεν χρειάζεται να είναι ακριβείς ημερομηνίες, αλλά όσο πιο ακριβείς είναι αυτές οι ημερομηνίες, τόσο το καλύτερο. Κάτι με προθεσμία Οκτωβρίου μπορεί να επιτευχθεί οποιαδήποτε μέρα τον Οκτώβριο από την 1η έως την 31η, αλλά μια προθεσμία 15 Οκτωβρίου θα πρέπει να τηρηθεί στις ή πριν από τις 15 Οκτωβρίου. Οι ακριβείς ημερομηνίες βοηθούν τον υπεύθυνο του έργου να κάνει μια ακριβή διάρθρωση της εργασίας.
04 Δομή Κατανομής Εργασίας
Μια δομή κατανομής εργασιών, ή WBS, αποικοδομεί τα ορόσημα και τα μεγάλα παραδοτέα σε ένα έργο σε μικρότερα κομμάτια έτσι ώστε ένα άτομο να μπορεί να ανατεθεί ευθύνη για κάθε κομμάτι. Κατά την ανάπτυξη της δομής κατανομής εργασιών, ο διαχειριστής του έργου εξετάζει πολλούς παράγοντες, όπως τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των μελών της ομάδας έργου, τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των καθηκόντων, τους διαθέσιμους πόρους και τη συνολική προθεσμία υλοποίησης του έργου.
Ο υπεύθυνος του έργου είναι τελικά υπεύθυνος για την επιτυχία του έργου, αλλά αυτός ή αυτή δεν μπορεί να το κάνει μόνο του. Το WBS είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιεί ο διαχειριστής του έργου για να εξασφαλίσει τη λογοδοσία του στο έργο, διότι ενημερώνει τον χορηγό του έργου, τα μέλη της ομάδας έργου και τους ενδιαφερόμενους που είναι υπεύθυνοι για το τι. Εάν ο διαχειριστής έργου ανησυχεί για μια εργασία, ο υπεύθυνος του έργου γνωρίζει ακριβώς σε ποιον θα συναντηθεί σχετικά με την ανησυχία αυτή.
05 Προϋπολογισμός
Ο προϋπολογισμός ενός έργου δείχνει πόσα χρήματα διατίθενται για την υλοποίηση του έργου. Ο υπεύθυνος του έργου είναι υπεύθυνος για την κατάλληλη διασπορά αυτών των πόρων. Για ένα έργο που έχει προμηθευτές, ο διαχειριστής του έργου διασφαλίζει ότι τα παραδοτέα ολοκληρώνονται σύμφωνα με τους συμβατικούς όρους, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στην ποιότητα. Ορισμένοι προϋπολογισμοί σχεδίων συνδέονται με το σχέδιο ανθρώπινων πόρων.
06 Σχέδιο Ανθρώπινου Δυναμικού
Το σχέδιο ανθρώπινων πόρων δείχνει πώς θα στελεχωθεί το έργο. Μερικές φορές είναι γνωστό ως σχέδιο στελέχωσης. Αυτό το σχέδιο καθορίζει ποιος θα είναι στην ομάδα του έργου και πόσο μια χρονική δέσμευση κάθε άτομο αναμένεται να κάνει. Κατά την ανάπτυξη αυτού του σχεδίου, ο υπεύθυνος του έργου διαπραγματεύεται με τα μέλη της ομάδας και τους επιβλέποντες του πόσο χρόνο μπορεί να αφιερώνει κάθε μέλος της ομάδας στο έργο. Εάν απαιτείται προσωπικό για να συμβουλευθεί το έργο αλλά δεν είναι μέλος της ομάδας του έργου, αυτό επίσης τεκμηριώνεται στο σχέδιο στελέχωσης. Και πάλι, ζητείται η γνώμη κατάλληλων εποπτών.
07 Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνου
Πολλά πράγματα μπορεί να πάνε στραβά σε ένα έργο. Ενώ κάθε πιθανή καταστροφή ή μικρός λόξυγκος είναι απρόβλεπτος, πολλοί μπορούν να προβλεφθούν. Στο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου, ο διαχειριστής του έργου προσδιορίζει τους κινδύνους για το έργο, την πιθανότητα να συμβούν αυτοί οι κίνδυνοι και τις στρατηγικές για τον μετριασμό αυτών των κινδύνων. Ο διαχειριστής του έργου αναζητά πληροφορίες από τον ανάδοχο του έργου , την ομάδα έργου, τους ενδιαφερόμενους και τους εσωτερικούς εμπειρογνώμονες.
Εφαρμόζονται στρατηγικές μετριασμού για κινδύνους που ενδέχεται να προκύψουν ή που έχουν υψηλό κόστος που συνδέεται με αυτές. Οι κίνδυνοι που είναι απίθανο να εμφανιστούν και εκείνοι που έχουν χαμηλό κόστος σημειώνονται στο σχέδιο. Ωστόσο, ενδέχεται να μην έχουν στρατηγικές μετριασμού.
08 Σχέδιο Επικοινωνιών
Ένα σχέδιο επικοινωνίας περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο ένα έργο θα κοινοποιηθεί σε διάφορα ακροατήρια. Όπως η δομή κατανομής εργασιών, ένα σχέδιο επικοινωνίας αναθέτει την ευθύνη για την ολοκλήρωση κάθε στοιχείου σε ένα μέλος της ομάδας έργου.
Κάθε μήνυμα έχει ένα προοριζόμενο κοινό. Οι διαχειριστές του έργου διασφαλίζουν ότι κάθε μήνυμα είναι προσαρμοσμένο στο συγκεκριμένο ακροατήριό του. Ένα σχέδιο επικοινωνίας βοηθά τους διαχειριστές έργων να διασφαλίσουν ότι οι σωστές πληροφορίες θα φτάσουν στους σωστούς ανθρώπους την κατάλληλη στιγμή.
09 Σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων
Ένα σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων προσδιορίζει τον τρόπο με τον οποίο τα ενδιαφερόμενα μέρη θα χρησιμοποιηθούν στο έργο. Μερικές φορές οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να λαμβάνουν μόνο πληροφορίες. Αυτό μπορεί να ληφθεί υπόψη στο σχέδιο επικοινωνιών. Αν χρειάζονται περισσότερα από τα ενδιαφερόμενα μέρη, ένα σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο θα αποκτηθεί.
10 Σχέδιο Διαχείρισης Αλλαγών
Ένα σχέδιο διαχείρισης της αλλαγής θέτει ένα πλαίσιο για την πραγματοποίηση αλλαγών στο έργο. Οι διαχειριστές έργων τείνουν να θέλουν να αποφύγουν αλλαγές στο έργο. Ωστόσο, οι αλλαγές είναι μερικές φορές αναπόφευκτες. Το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών παρέχει πρωτόκολλα και διαδικασίες για την πραγματοποίηση αλλαγών. Είναι κρίσιμο για τη λογοδοσία και τη διαφάνεια ότι οι χορηγοί έργων, οι υπεύθυνοι έργων και τα μέλη της ομάδας έργων ακολουθούν το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών.