Τι είναι το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων;
Ποια είναι τα ενδιαφερόμενα μέρη;
Τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να είναι εσωτερικά και εξωτερικά του οργανισμού.
Παραδείγματα εσωτερικών ενδιαφερομένων περιλαμβάνουν στελέχη και επιχειρηματικές μονάδες όπως η λογιστική και η πληροφορική. Οι επιχειρηματικές μονάδες έχουν κατά κανόνα αντιπροσώπους στην ομάδα του έργου. Οι εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι μπορούν να είναι ομάδες συμφερόντων, επιχειρήσεις και οργανώσεις πολιτών. Είναι σπάνιο να εκπροσωπούνται οι εξωτερικοί φορείς στην ομάδα του έργου. Για τους οργανισμούς με ρυθμιστική αρχή, οι βιομηχανίες που ρυθμίζουν είναι συνήθως η πιο σημαντική εξωτερική ομάδα ενδιαφερομένων για κάθε έργο. Εάν ένας εταίρος εντοπιστεί από την ομάδα του έργου, ο ενδιαφερόμενος πρέπει να εξεταστεί στο σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών.
Δεν είναι πρακτικό να συνίσταται μια ομάδα έργου από μέλη που εκπροσωπούν κάθε ομάδα ενδιαφερομένων. Σε πολλές περιπτώσεις, είναι αδύνατο. Ωστόσο, η ομάδα του έργου χρειάζεται εισροή και αγορά από τα ενδιαφερόμενα μέρη για να επιτύχει το έργο. Για παράδειγμα, μια κυβερνητική οργάνωση θέλει να ανανεώσει πλήρως και να εκσυγχρονίσει το ευρύτερα χρησιμοποιούμενο δικό της πρόγραμμα λογισμικού.
Σχεδόν ο καθένας στον οργανισμό χρησιμοποιεί το πρόγραμμα με κάποιο τρόπο. Ο κάθε χρήστης δεν μπορεί να εκπροσωπείται άμεσα στην ομάδα του έργου, οπότε η ομάδα σχεδιάζει τρόπους για να συλλέξει πληροφορίες από τα ενδιαφερόμενα μέρη και αποφασίζει για τρόπους ενημέρωσης των ενδιαφερομένων για το καθεστώς του έργου. Αυτές οι μέθοδοι συγκέντρωσης στρατηγικών επικοινωνίας και επικοινωνίας τεκμηριώνονται στο σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών.
Η διαφορά μεταξύ ενός σχεδίου διαχείρισης των ενδιαφερομένων και του σχεδίου επικοινωνίας
Μπορεί να υπάρχει σημαντική ποσότητα αιμορραγίας μεταξύ του σχεδίου διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών ενός σχεδίου και του σχεδίου επικοινωνίας. Οι λειτουργίες τους είναι πολύ παρόμοιες. Το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων είναι ευρύτερο δεδομένου ότι διευκολύνει την είσοδο στο έργο καθώς και περιγράφει τα αποτελέσματα. Ένα σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων είναι στενότερο, καθώς αφορά μόνο τα άτομα με αποκλειστικά συμφέροντα ενώ ένα σχέδιο επικοινωνίας μπορεί να περιλαμβάνει ευρύτερο κοινό.
Ένα σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων αναπτύσσεται κατά τη διάρκεια ενός σχεδίου
Το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων παραμένει συνήθως από τον διαχειριστή του έργου . Καθώς προχωρεί ένα έργο, ο διαχειριστής του έργου εξετάζει το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μερών και επανειλημμένα επιστρέφει στην ομάδα του έργου για να εξετάσει τις ενημερώσεις. Ένα έργο μπορεί να φανεί πολύ διαφορετικό στη μέση του χρονοδιαγράμματος του από ό, τι έπραξε στα στάδια του σχεδιασμού, οπότε είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα καθοδήγησης ενός έργου θα αλλάξουν εάν το απαιτούν οι περιστάσεις.
Παράδειγμα του πώς λειτουργεί το σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων
Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο ένα σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μπορεί να αλλάξει κατά τη διάρκεια ενός έργου. Μια κρατική υπηρεσία ξεκινά ένα σχέδιο θέσπισης κανόνων. Καθώς αρχίζει, ο ανάδοχος του έργου και ο υπεύθυνος του έργου καταθέτουν έναν κατάλογο με τους ενδιαφερόμενους για να συμπεριληφθούν στο σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων.
Ένα από τα πρώτα καθήκοντα της ομάδας έργου είναι να επεξεργαστεί το σχέδιο. Μετά από λίγους μήνες, ένα μέλος της ομάδας του έργου προσδιορίζει έναν ενδιαφερόμενο που δεν σκέπτεται κανείς στην αρχή του έργου. Ο διαχειριστής του έργου προσθέτει το νέο ενδιαφερόμενο στο σχέδιο και καλεί μια συνάντηση της ομάδας έργου για να συζητήσει πώς να εμπλακεί ο νέος ενδιαφερόμενος. Μόλις η ομάδα αποφασίσει τι να κάνει, ο υπεύθυνος του έργου θα ενημερώσει τον ανάδοχο του έργου.
Σαφώς, το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων είναι ένα ζωντανό έγγραφο. Καθώς το έργο αλλάζει, το σχέδιο διαχείρισης των ενδιαφερομένων μπορεί να αλλάξει μαζί για να εξυπηρετήσει καλύτερα τις ανάγκες του έργου. Με ένα ευέλικτο σχέδιο διαχείρισης ενδιαφερομένων, μια ομάδα έργου μπορεί να συγκεντρώσει κατάλληλα στοιχεία και σχόλια από τα ενδιαφερόμενα μέρη, καθώς και να ενημερώσει τους ενδιαφερόμενους.