Η διαφορά είναι ότι οι προσωπικοί βοηθοί βοηθούν μόνο ένα άτομο και μπορούν επίσης να βοηθήσουν με προσωπικά καθήκοντα, όπως ψώνια ή προγραμματισμό κοινωνικών δεσμεύσεων.
Μερικοί άνθρωποι αναθέτουν εργασία στους βοηθούς τους ή έχουν τους βοηθούς τους να παρίστανται γι 'αυτούς εν απουσία τους.
Απαιτήσεις εργασίας για προσωπικούς βοηθούς
Παρόλο που δεν υπάρχει ελάχιστη απαίτηση για προσωπικούς βοηθούς από την άποψη της εκπαίδευσης, βοηθάει ένα ιστορικό επιχειρηματικών ή διοικητικών εργασιών. Μια δεύτερη ή τρίτη γλώσσα μπορεί επίσης να είναι σημαντική σε ορισμένες περιπτώσεις. Γενικά, οι δεξιότητες που έχετε είναι πιο σημαντικές από την εκπαίδευσή σας. Μια συζήτηση για ορισμένες από αυτές τις απαραίτητες δεξιότητες μπορεί να σας βοηθήσει να αποφασίσετε αν αυτός ο τύπος δουλειάς είναι για σας.
Ακολουθεί μια λίστα προσωπικών βοηθητικών δεξιοτήτων για βιογραφικά σημειώματα, συνοδευτικές επιστολές, αιτήσεις εργασίας και συνεντεύξεις. Οι απαιτούμενες δεξιότητες ποικίλλουν ανάλογα με τη θέση εργασίας για την οποία υποβάλλετε αίτηση, επομένως αναθεωρήστε επίσης τον κατάλογο δεξιοτήτων που απαριθμούνται ανά δουλειά και τύπο δεξιοτήτων . Ρίξτε μια ματιά σε αυτόν τον κατάλογο και δείτε αν έχετε χρησιμοποιήσει αυτές τις δεξιότητες σε προηγούμενες θέσεις εργασίας ή τις έχετε αποκτήσει μέσω της κατάρτισης.
Δημιουργήστε σημειώσεις σχετικά με το πότε και πώς χρησιμοποιήσατε ή αναπτύξατε αυτές τις δεξιότητες.
Στη συνέχεια, προσθέστε τα στο βιογραφικό σας και τη συνοδευτική επιστολή ή συνεχίστε να είστε βολικοί για την συμπλήρωση των αιτήσεων εργασίας. Οι χρήστες που προβάλλουν εφαρμογές συχνά αναζητούν βασικές δεξιότητες. Αντιστοιχίστε τις ικανότητές σας με εκείνες που δημοσιεύονται όπως απαιτείται για τη δουλειά. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι αναφέρονται στη συνοδευτική επιστολή σας και αναφέρονται στο βιογραφικό σας σημείωμα.
Θα πρέπει επίσης να αναπτύξετε απαντήσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιήσατε τις ικανότητές σας σε προηγούμενες θέσεις. Έχετε ένα παράδειγμα για το πώς λύσατε ένα πρόβλημα στο χώρο εργασίας χρησιμοποιώντας μία ή περισσότερες από αυτές τις δεξιότητες. Δείξτε πώς η χρήση των δεξιοτήτων σας συνέβαλε στην επιτυχία ενός έργου.
Παραδείγματα προσωπικών βοηθητικών δεξιοτήτων
Αυτός ο κατάλογος δεν είναι εξαντλητικός αλλά περιλαμβάνει ορισμένες από τις σημαντικότερες, επιδιωκόμενες δεξιότητες για προσωπικούς βοηθούς.
Οργάνωση και διαχείριση χρόνου
Ως προσωπικός βοηθός, ένα μεγάλο μέρος της δουλειάς σας θα είναι να κρατάτε κάποιον άλλο οργανωμένο και στο χρονοδιάγραμμα. Πρέπει λοιπόν να είστε καλά οργανωμένοι. Ευτυχώς, η οργάνωση μπορεί να μάθει. Υπάρχουν συγκεκριμένες τεχνικές που μπορείτε να προσαρμόσετε για να καταστήσετε τη χρήση του χρόνου πιο αποτελεσματική και για να διατηρήσετε τη ζωή σας και αυτή του διαχειριστή σας στη σειρά.
Γραπτή και προφορική επικοινωνία
Θα πρέπει να κατανοήσετε και να ακολουθήσετε τις οδηγίες και θα πρέπει να μεταδώσετε τις πληροφορίες με σαφήνεια και ειλικρίνεια. Ανάλογα με τις λεπτομέρειες της θέσης σας, ίσως χρειαστεί να καλωσορίσετε πελάτες, να απαντήσετε στην αλληλογραφία ή να δημιουργήσετε αναφορές και παρουσιάσεις. Όλα αυτά τα καθήκοντα απαιτούν κορυφαίες δεξιότητες επικοινωνίας συμπεριλαμβανομένης της ομιλίας και της γραφής, της ακρόασης και της ανάγνωσης.
Ακρίβεια και προσοχή στην λεπτομέρεια
Η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι ένα κρίσιμο συστατικό στοιχείο τόσο της οργάνωσης όσο και της επικοινωνίας.
Η ασάφεια ή η ανακρίβεια δημιουργούν στην καλύτερη περίπτωση αναποτελεσματικότητα και θα μπορούσαν επίσης να προκαλέσουν σοβαρά λάθη ή να αποξενώσουν τους συναδέλφους του διευθυντή σας.
Γνώση Σχετικού Λογισμικού
Ποιο λογισμικό θα πρέπει να διαχειριστείτε μπορεί να ποικίλει, αλλά πιθανόν να περιλαμβάνει επεξεργασία λέξεων, υπολογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων, ημερολόγια, εκδόσεις desktop και PowerPoint ή κάτι αντίστοιχο. Η δυνατότητα παροχής τουλάχιστον ελάχιστης τεχνικής υποστήριξης είναι ένα πλεονέκτημα. Μπορεί να χρειαστεί να αξιολογήσετε πολλά διαφορετικά προγράμματα και εφαρμογές για να επιλέξετε για εσάς που παρέχει τα καλύτερα εργαλεία για την επίτευξη των στόχων του διευθυντή σας. Πάντα, η δουλειά σας είναι να διευκολύνετε και να απλουστεύετε την εργασία του διευθυντή σας και αυτό μπορεί να απαιτεί πολλές λύσεις για την επίλυση προβλημάτων πίσω από τη σκηνή.
Τακτική και διακριτικότητα
Ως προσωπικός βοηθός, συχνά θα εκτίθεται σε ευαίσθητο υλικό, από τα εμπορικά μυστικά μέχρι τις πολύ προσωπικές πληροφορίες που θα πρέπει να διατηρήσετε εμπιστευτικές.
Μια σχετική ικανότητα είναι η τακτική, η ικανότητα να αντιδρούν απαλά ή καθόλου σε πληροφορίες που οι άλλοι άνθρωποι μπορεί να βρουν δύσκολες ή ενοχλητικές. Με άλλα λόγια, πρέπει να είστε ασφαλές πρόσωπο για να είναι ευάλωτος ο διευθυντής σας. Μετά από όλα, μόνο εσείς θα ξέρετε πόση βοήθεια χρειάζονται.
Λίστα προσωπικών βοηθητικών δεξιοτήτων
Διοικητικές δεξιότητες
Αυτές οι δεξιότητες αποτελούν συχνά μέρος της περιγραφής εργασίας για έναν προσωπικό βοηθό ή είναι δεξιότητες προστιθέμενης αξίας. Ο εργοδότης σας μπορεί να χρειαστεί κάποιον που μπορεί να κάνει αυτά τα καθήκοντα γι 'αυτήν.
- Διοικητικός
- Εφόδια
- Αλληλογραφία
- Θελήματα
- Εκδηλώσεις
- Διοργάνωση δεξίωσης
- Υποβολή
- Διαδικασίες εφαρμογής
- Διατηρώντας τα Προγράμματα
- Συνεδριάσεις
- Διαχείριση Γραφείου
- Διαχείριση έργου
- Ερευνα
- Χρονοδρομολόγηση
- Λήψη υπαγόρευσης
- Λήψη μηνυμάτων
- Κρατάω σημειώσεις
- Ταξιδιωτικές ρυθμίσεις
- Ταξιδιωτικός Σχεδιασμός
Δεξιότητες επικοινωνίας
Ως προσωπικός βοηθός, όλες οι πτυχές των επικοινωνιών είναι σημαντικές για τη δουλειά. Να είστε έτοιμοι να δείξετε την εμπειρία σας ή την εκπαίδευσή σας.
- Απάντηση στο τηλέφωνο
- Επικοινωνία
- ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
- Χαιρετισμός Επισκεπτών
- Διαχείριση ερωτημάτων
- Δικτύωση
- Μη λεκτική επικοινωνία
- Παρακολούθηση κλήσεων
- Verbal Communications
- Γραπτές επικοινωνίες
Χρηματοοικονομικές δεξιότητες
Έχετε εμπειρία ή κατάρτιση για αυτά τα καθήκοντα;
- Λογιστική
- Προϋπολογισμός
- Αγοραστικός
- Προμήθεια
- Ψώνια
Τεχνολογικές δεξιότητες
Είστε σε θέση να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές πλατφόρμες και συσκευές και κάνετε βασική αντιμετώπιση προβλημάτων;
- Υπολογιστής (PC, Mac, tablet)
- Διαχείρηση βάσης δεδομένων
- το γραφείο της Microsoft
- Προετοιμασία παρουσίασης
- Αναφορές
- Επεξεργασίας κειμένου
Προσωπικές ικανότητες μάστερ
Αυτές οι δεξιότητες είναι συχνά μέρος της προσωπικότητάς σας. Δείξτε πώς τα χρησιμοποιήσατε και τα αναπτύξατε.
- Εμπιστευτικότητα
- Διπλωματικός
- Διακριτικότητα
- Ευκαμψία
- Διαπροσωπικές
- Πολυεπεξεργασία
- Οργάνωση
- Θετική στάση
- Επίλυση προβλήματος
- Επαγγελματική φροντίδα
- Αυτοτροφοδοτούμενο
- Ομαδικός παίχτης
- Διαχείριση χρόνου
- Δουλεύω ανεξάρτητα
Αν δεν έχετε χρησιμοποιήσει αυτές τις δεξιότητες σε μια προηγούμενη δουλειά, εξετάστε πώς τα αναπτύξατε σε εθελοντικές ή μη αμειβόμενες θέσεις εργασίας ή χρησιμοποιήστε τα στην προσωπική σας ζωή. Χρησιμοποιείτε αυτές τις δεξιότητες ως μέρος μιας κοινότητας πίστης ή για ένα μαθητικό έργο στο σχολείο; Έχετε αναπτύξει δεξιότητες ως μέρος μιας αθλητικής ομάδας ή ατομικού αθλητισμού; Αυτή η εμπειρία μπορεί επίσης να είναι πολύτιμη και να σας κάνει καλύτερο υποψήφιο για τη θέση.
Δείγμα Προσωπικού Βοηθού Επαναφορά
Στο ακόλουθο βιογραφικό δείγμα που σχεδιάστηκε για έναν Προσωπικό Βοηθό, σημειώστε πως πολλές από τις δεξιότητες που αναφέρθηκαν παραπάνω ενσωματώνονται στο κείμενο - ειδικά στην αρχική "Περίληψη Προσόντων".
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, ΜΟ 65203
karenodell@myemail.com
Κινητό τηλέφωνο: 870.123.4567
Προσωπικός βοηθός
Λεπτομερής προσανατολισμένος και άκρως οργανωμένος Προσωπικός Βοηθός με πολύ καλές γνώσεις στην παροχή απρόσκοπτης υποστήριξης σε στελέχη σε επίπεδο C. Ασφαλώς και ανεξάρτητα πραγματοποιούν διοικητικές συναντήσεις, προγραμματισμό ραντεβού, προγραμματισμό ταξιδιών, αγορές και σχεδιασμό εκδηλώσεων με απρόσκοπτη απόδοση. Βασικές ικανότητες:
- Διοικητικό : Επεξεργαστείτε ευαίσθητα δεδομένα και χειριστείτε όλη την αλληλογραφία και την υπαγόρευση με ασυμβίβαστη ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα. Εξασφαλίστε περιβάλλον χωρίς άγχος για τη λήψη αποφάσεων από τον εκτελεστικό, προωθώντας τον συντονισμό των συνεδριάσεων και των ειδικών εκδηλώσεων και επιλύοντας τις επιπλοκές στα φάσματα της διαμόρφωσης.
- Επικοινωνίες: Δημιουργήστε ευκολότερα την αλληλεπίδραση με τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους ενδιαφερόμενους του έργου τόσο αυτοπροσώπως όσο και γραπτώς. Προσβλέπουμε στη δικτύωση διπλωματικά μεταξύ των μερών για την εξασφάλιση της ποιοτικής εκτέλεσης των έργων και των εκδηλώσεων.
- Οικονομική Διοίκηση: Δυνατότητα μόχλευσης της εκπαίδευσης στη λογιστική για την ακριβή εξισορρόπηση των βιβλίων και την εκτέλεση καθηκόντων προϋπολογισμού και αγορών.
- Βασικά πλεονεκτήματα: Θετική και απόλυτα επαγγελματική σε συμπεριφορά, ικανή να ενσταλάξει την εμπιστοσύνη και την εμπλοκή άλλων. Οι τεχνικές ικανότητες περιλαμβάνουν το Microsoft Office Suite, τα QuickBooks και το Adobe Creative Suite. Άπταιστα στα ισπανικά.
Glengarry Incorporated, Columbia, ΜΟ
Προσωπικός Βοηθός του Προέδρου (20XX έως σήμερα)
Παρέχει ολοκληρωμένη διοικητική και προσωπική υποστήριξη στον ιδρυτή της μπουτίκ εταιρίας παροχής οικονομικών συμβουλών, με πεδίο ευθύνης που περιλαμβάνει υπαγόρευση, αλληλογραφία, διαχείριση γραφείων, σχέσεις προμηθευτών, προγραμματισμό ραντεβού, συντονισμό ταξιδιών και λειτουργίες σχεδιασμού εκδηλώσεων.
- Σχεδίασε όλες τις λεπτομέρειες για εξαιρετικά επιτυχημένες εκδηλώσεις σχέσεων με τους πελάτες, συμπεριλαμβανομένων Σαββατοκύριακων γκολφ και του θεάτρου, σεμινάρια για τον οικονομικό προγραμματισμό, και δεξιώσεις χρηματιστών.
- Προμηθεύονται και εξασφαλίζουν οικονομικά αποδοτικούς πωλητές ταξιδίων και ψυχαγωγίας, μειώνοντας τις δαπάνες ταξιδιού κατά 15%.
- Χρησιμοποιείται το Adobe Creative Suite για τη δημιουργία οπτικοακουστικών ενημερωτικών φυλλαδίων και μηνιαίου ενημερωτικού δελτίου.
Creekside Λογιστική, Κολούμπια, ΜΟ
Βοηθός διαχείρισης (20XX έως 20XX)
Εξυπηρέτησε ως διοικητικός βοηθός σε ομάδα τριών CPA. Έγιναν πιστοί πελάτες και συγκέντρωσαν προσωπικές επαφές και οικονομικές πληροφορίες. οργανωμένα αρχεία πελάτη. Προγραμματίζεται και λαμβάνει σημειώσεις στις συναντήσεις, χειρίζεται την τηλεφωνική λήψη και επεξεργάζεται αλληλογραφία.
- Συχνά επαίνεσαν τόσο οι πελάτες όσο και οι εργοδότες για χαρούμενη συμπεριφορά και μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Βοήθησε να εκπαιδεύσει τόσο τους πελάτες όσο και το νέο προσωπικό κατά τη χρήση λογισμικού αποκλειστικής διαχείρισης φόρων.
Εκπαίδευση
BS στη Διοίκηση Επιχειρήσεων (Μικρές: Λογιστική)? 3,52 GPA
University of Missouri, Columbia, MO
Ομάδα Αντισφαίρισης, Kappa Alpha Theta Sorority, Club Toastmasters, Έτος Εξωτερικού στη Μαδρίτη, Ισπανία