Μην αφήνετε το μήνυμά σας σε κάποιο άλλο χέρι
Ακολουθεί μια εξήγηση για να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τη σημασία του μηνύματος "εκτός γραφείου" και γιατί πρέπει να προγραμματίσετε κάποιο χρόνο για να το εργαστείτε.
Ρυθμίζει Προσδοκίες ... Για όλους
(Ας ελπίσουμε) θα λάβετε άδεια μητρότητας μετά τη γέννηση του μωρού σας. Αυτή τη φορά μακριά από το γραφείο είναι ιδιωτική και πολύ ιδιαίτερη. Δεν θα πάρετε ποτέ αυτή τη φορά πίσω με το νεογέννητο. Πάντα. Επομένως, είναι σημαντικό να προστατεύσετε αυτήν την περίοδο στη ζωή σας.
Ξέρεις πώς αισθάνεσαι να έχεις ένα e-mail εργασίας ενώ βρίσκεσαι σε διακοπές, σωστά; Αισθάνεστε υποχρεωμένοι να στείλετε μια γρήγορη απάντηση! Αλλά ενώ είστε σε άδεια δεν έχετε πραγματικά χρόνο για μια "γρήγορη" απάντηση.
Εσείς και η οικογένειά σας καλωσορίζετε ένα άλλο μέλος στον κόσμο. Αυτή τη στιγμή της συγκόλλησης θα γεμίσει με άγρυπνες νύχτες, ένα απρόβλεπτο πρόγραμμα, ορμονικές διακυμάνσεις, ιατρούς ραντεβού, επισκέπτες, και ποιος ξέρει τι άλλο. Επίσης, θα υπάρξει μια καλή αλλαγή μέσα σε σας και σε όλους γύρω σας που θα θέλετε να διαχειριστείτε.
Η σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπό αυτές τις συνθήκες δεν θα σας δώσει την καλύτερη δουλειά σας. Το μήνυμα "εκτός γραφείου" θα σας προστατεύσει από τις διακοπές εργασίας καθώς και από ανεπαίσθητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ο καθορισμός ορίων είναι απαραίτητη κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Για να βοηθήσετε να θέσετε την εργασία σας σε αναμονή θέστε μια νέα προτεραιότητα ότι το νεογέννητο σας και όλα που έρχονται μαζί του έρχεται πρώτο.
Όταν δημιουργείτε το σωστό μήνυμα από το γραφείο, οι πελάτες σας, οι συνεργάτες σας και οποιοσδήποτε άλλος που προσπαθεί να επικοινωνήσει μαζί σας καταλαβαίνει τι είναι η νέα προτεραιότητά σας και ελπίζουμε ότι δεν θα τη διασχίσετε.
Έτσι πώς δημιουργείτε ένα εκπληκτικό μήνυμα "μην ενοχλείτε" για να προστατεύσετε έναν τόσο ξεχωριστό χρόνο;
Δώστε το μήνυμα "εκτός γραφείου" μερικές σκέψεις
Όταν είστε περίπου 26 εβδομάδες έγκυος, αρχίστε να εργάζεστε με το μήνυμα "εκτός γραφείου". Εάν δοθεί η επιλογή να αποθηκεύσετε έναν τίτλο για αυτό το μήνυμα, ονομάστε το "Leave Mothernity - Out of Office".
Προετοιμάζοντας το μήνυμα μπροστά από το χρόνο σας δίνεται περισσότερος έλεγχος για το τι θα πει το μήνυμά σας. Είστε αυτός που γνωρίζει τη δουλειά σας, ποιος θα αναλάβει τις ευθύνες σας και πότε μπορεί να επιστρέψετε στο γραφείο. Αποφασίστε εάν θέλετε να πείτε ότι θα επιστρέψετε σε μια συγκεκριμένη ημέρα, κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης εβδομάδας, ή να μην αναφέρετε καθόλου ημερομηνία. Αν δεν δώσετε ένα συγκεκριμένο άτομο που μπορεί να έρθει σε επαφή με τον αποστολέα, αποφασίστε αν θέλετε να αναφέρετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του διευθυντή σας ή έναν αριθμό τηλεφώνου που θα μπορούσε να καλέσει.
Όταν δημιουργείτε αυτό το μήνυμα μπροστά από το χρόνο θα σώσετε όλους, συμπεριλαμβανομένου του εαυτού σας, του χρόνου και της ενέργειας. Μπορεί να χρειαστεί να αφήσετε το γραφείο απροσδόκητα (γνωρίζετε, να πάτε να παραδώσει το μωρό σας) έτσι ώστε το μήνυμα που έχει συσταθεί δίνει στον διαχειριστή IT ή στον διευθυντή σας ένα έτοιμο μήνυμα για χρήση.
Θέλετε το ΙΤ ή ο διαχειριστής σας να ρυθμίσουν τον τόνο αυτού του μηνύματος; Δεν υπάρχει περίπτωση!
Αφού αποθηκευτεί το μήνυμα "εκτός γραφείου", ενημερώστε το διευθυντή σας. Θα χαρούν να ακούσουν ότι είστε έτοιμοι για την έξοδο σας και υπάρχει ένα μικρότερο πράγμα που θα πρέπει να κάνουν για να σας υποστηρίξουν.
Πράγματα που πρέπει να συμπεριληφθούν στο μήνυμά σας
Παρακάτω είναι ένα δείγμα "εκτός γραφείου" μήνυμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Μόλις ενεργοποιήσετε το μήνυμα στο λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα απαντήσει αυτόματα σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας αποστέλλονται κατά τη διάρκεια συγκεκριμένου χρόνου που ορίσατε.
Εναπόκειται σε εσάς εάν θέλετε να ενημερώσετε τους παραλήπτες όπου βρίσκεστε. Μπορείτε απλά να πείτε ότι είστε "έξω από το γραφείο" ή μπορείτε να τους ενημερώσετε ότι είστε στην άδεια μητρότητας σας. Εάν προτιμάτε να μην ενημερώσετε όλοι ότι είστε σε άδεια μητρότητας , απλώς διαγράψτε τις τρεις λέξεις "για άδεια μητρότητας". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παραλλαγή αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εκτεταμένες διακοπές ή επαγγελματικά ταξίδια!
Όταν βλέπετε (παρενθέσεις), εισαγάγετε τις κατάλληλες λέξεις ή φράσεις για τις περιστάσεις σας.
Σας ευχαριστώ για το email σας. Είμαι έξω από το γραφείο στην άδεια μητρότητας μέχρι (ημερομηνία που αναμένετε να επιστρέψετε).
Αν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, παρακαλώ επικοινωνήστε (όνομα του συναδέλφου που καλύπτει για εσάς, με τα στοιχεία επικοινωνίας, το email του διευθυντή σας ή έναν αριθμό τηλεφώνου).
(Αν έχετε συγκεκριμένα έργα που καλύπτουν το όνομα του έργου και το άτομο που σας καλύπτει).
Αν το θέμα σας δεν είναι επείγον, θα απαντήσω στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο κατά την επιστροφή μου.
Θερμούς χαιρετισμούς,
(Το όνομα σου)