Δεξιότητες υποδοχής για να εστιάσετε κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης
Οι υπάλληλοι υποδοχής πρέπει να έχουν ισχυρές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες, συμπεριλαμβανομένων των απαλών δεξιοτήτων όπως η εξυπηρέτηση των πελατών, η πολλαπλή ενασχόληση και η δυνατότητα να κάνουν γρήγορες κλήσεις κρίσης.
Λόγω των συνεχώς αυξανόμενων τεχνολογικών εξελίξεων στο χώρο εργασίας, οι ρεσεψιονίστ πρέπει επίσης να έχουν ορισμένες τεχνικές δεξιότητες. Θα πρέπει να έχετε εμπειρία χρησιμοποιώντας τηλεφωνικά συστήματα και μηχανές γραφείου όπως εκτυπωτές, φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, σαρωτές και συσκευές φαξ (ναι, ακόμα), εκτός από εφαρμογές ηλεκτρονικών υπολογιστών όπως το MS Office και λογισμικό ειδικά για τη βιομηχανία.
Ερωτήσεις συνέντευξης υποδοχής
Ανατρέξτε σε μια λίστα με συνήθεις ερωτήσεις για τους ρεσεψιονίστες.
1. Τι γνωρίζετε για αυτήν την εταιρεία και τις υπηρεσίες μας;
Η εξοικείωση με τον μελλοντικό εργοδότη σας δείχνει σεβασμό και ενδιαφέρον από μέρους σας. Κάνετε την εργασία σας πριν από τη συνέντευξη.
2. Τι σας παρακινεί να κάνετε την υποδοχή και τις διοικητικές εργασίες;
Αυτό πιθανότατα είναι μια πολιτισμική ή εστιασμένη στο χαρακτήρα ερώτηση. Κάντε την απάντησή σας διακριτική, αλλά ειλικρινής.
3. Τι κάνετε για να συμβαδίσετε με ένα γρήγορο περιβάλλον εργασίας;
Ο ερευνητής σας θέλει να είναι σίγουρος ότι μπορείτε να συνεχίσετε. Πώς το κάνετε είναι πιθανόν άσχετο, αλλά θα πρέπει να έχετε έτοιμη μια ξεκάθαρη και σίγουρη απάντηση.
4. Πώς οργανώνετε το ημερήσιο πρόγραμμά σας;
Ομοίως, πώς οργανώνετε την ημέρα σας δεν είναι πραγματικά το σημείο, το σημείο είναι να δείξετε ότι είστε καλά οργανωμένοι και θα ολοκληρώσετε όλα τα καθήκοντά σας με έναν ικανό και έγκαιρο τρόπο.
5. Τι σύστημα μηνυμάτων και προγράμματα ημερολογίων χρησιμοποιείτε;
Ο ερευνητής σας μπορεί να θέλει να μάθει αν είστε εξοικειωμένοι με το σύστημα του μελλοντικού εργοδότη σας, αλλά το σημείο της ερώτησης μπορεί επίσης να είναι να αξιολογήσει τις γνώσεις σας στον τομέα σας. Εάν γνωρίζετε πολλά διαφορετικά προγράμματα και μπορείτε να εξηγήσετε έξυπνα τις προτιμήσεις σας, θα αποδείξετε μια ευρεία εμπειρία και μια ισχυρή κατανόηση του πεδίου σας. Μπορεί επίσης να σας ρωτήσω για άλλες τεχνικές πτυχές της εργασίας ρεσεψιονίστ, ή γενικότερα για τον υπολογιστή σας.
6. Ποιος είναι ο ρόλος ενός ρεσεψιονίστ στην πρώτη εντύπωση ενός πελάτη από έναν οργανισμό;
Ο ερευνητής σας πρέπει να είναι σίγουρος ότι καταλαβαίνετε τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση, αλλά αυτή η ερώτηση μπορεί επίσης να είναι πολιτιστική, αγγίζοντας τη φιλοσοφία της δουλειάς σας.
7. Πώς προσθέσατε αξία στην τελευταία σας εταιρεία;
Πηγαίνετε μπροστά και μιλήστε για άυλα οφέλη - εάν όλοι είπαν ότι έχετε φωτίσει όλη την ατμόσφαιρα του γραφείου, πείτε έτσι. Αλλά αν είναι δυνατόν, έρχονται εξοπλισμένοι και με αριθμούς. Εξοργήσατε τα χρήματα του εργοδότη σας; Αύξηση πωλήσεων? Αν ναι, πόσα χρήματα συμμετείχαν;
8. Πείτε μου για μια στιγμή που έπρεπε να αντιμετωπίσετε έναν θυμωμένο πελάτη ή επισκέπτη, είτε τηλεφωνικά είτε αυτοπροσώπως. Πώς χειρίσατε την κατάσταση;
Αυτή είναι μια από τις πολλές ερωτήσεις που μπορεί να σας ζητηθεί να συμπεριλάβετε πώς χειρίζεστε αγχωτικές και δύσκολες συνθήκες. Θα μπορούσατε επίσης να ρωτήσετε πώς απαντήσατε σε εγκληματική ή ανήθικη δραστηριότητα. Να είσαι ειλικρινής. Μην υπερβάλλετε και επίσης δεν πωλούν τον εαυτό σας σύντομα.
9. Είστε πρόθυμοι να εργαστείτε υπερωρίες;
Αν δεν είστε πρόθυμοι να εργαστείτε υπερωρίες, πείτε το. Εάν είστε πρόθυμοι να εργαστείτε υπερωρίες αλλά μόνο εντός ορισμένων ορίων, πείτε και αυτό. Ναι, υπάρχουν εταιρείες όπου δεν εργάζονται υπερωρίες θα σας κοστίσει τη δουλειά, αλλά η δέσμευση που δεν μπορείτε να κρατήσετε ή να θυσιάσετε την ευημερία σας ή εκείνη της οικογένειάς σας για τη δουλειά σας δεν είναι μια αποδεκτή επιλογή. Χρειάζεστε μια εργασία που ταιριάζει με τη διαθεσιμότητά σας.
10. Έχετε εργαστεί ως ρεσεψιονίστ πριν;
11. Πόσοι εργαζόμενοι εργάστηκαν στο τελευταίο σας γραφείο;
12. Πόσα άτομα κατά μέσο όρο αλληλεπιδρούν καθημερινά στην τελευταία σας δουλειά;
13. Περιγράψτε τα προηγούμενα καθήκοντά σας ως διοικητικός βοηθός, γραμματέας ή ρεσεψιονίστ.
14. Χρειάστηκε να χειριστείτε ευαίσθητα ή εμπιστευτικά καθήκοντα στο παρελθόν; Ήταν άνετα να χειρίζεστε αυτά τα καθήκοντα;
15. Πώς δίνετε προτεραιότητα σε κλήσεις, πελάτες, παραδόσεις και άλλα θέματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν άμεσα;
16. Πώς κρατάτε το ημερολόγιό σας οργανωμένο;
17. Πείτε μου για μια εποχή που έπρεπε να κάνετε πολλαπλές εργασίες στη δουλειά.
18. Πόσο ισχυρή είστε οι δεξιότητες πληροφορικής;
19. Ποιες ήταν οι συνεισφορές σας με την αύξηση των εσόδων, τη μείωση του κόστους και την εξοικονόμηση χρόνου;
20. Ποια είναι η ταχύτητα πληκτρολόγησης και ποιο είναι το μέσο επίπεδο σφάλματος;
21. Πείτε μου για την εμπειρία εξυπηρέτησης πελατών σας.
22. Τι είδους πρωτόκολλο ασφαλείας ακολουθήσατε στην τελευταία σας δουλειά;
23. Ποια ήταν η διαδικασία αποδοχής των παραδόσεων; Προσωπικά πακέτα;
24. Πείτε μου για μια εποχή που πιέσατε να μοιραστείτε εμπιστευτικές ή ιδιωτικές πληροφορίες.
25. Πείτε μου για μια εποχή που πήγατε πάνω και πέρα σε μια προηγούμενη δουλειά.
Πώς να κάνετε την καλύτερη εντύπωση
Μια θέση ρεσεψιονίστ μπορεί να θεωρηθεί ως επίπεδο εισόδου, αλλά μπορεί επίσης να είναι το πρώτο βήμα προς την εταιρική σκάλα. Ένας μελλοντικός εργοδότης θα στραφεί σε ένα αυτοπεποίθηση, αυτοπεποίθηση. Συχνά θα είστε το πρώτο άτομο που θα συναντήσουν οι πελάτες ή οι ασθενείς τους όταν θα περπατήσουν στο γραφείο για πρώτη φορά.
Βεβαιωθείτε ότι η πρώτη σας εντύπωση είναι η καλύτερη που μπορεί να είναι. Δείτε πώς μπορείτε να προετοιμαστείτε για μια συνέντευξη .
Μαζί με ένα περίεργο βιογραφικό, αφιερώστε χρόνο για να ντύσετε το κομμάτι όταν μιλάτε. Αν πάρετε τη δουλειά, θα είστε ο πρώτος άνθρωπος και είναι σημαντικό να δείξετε στον εργοδότη την επαγγελματική σας εικόνα.
Εάν δεν είστε σίγουροι για το τι να φορέσετε στη συνέντευξή σας, δείτε αυτές τις συμβουλές για το πώς να φορέσετε μια συνέντευξη .
Αν και το βιογραφικό σας σημείωμα και η επαγγελματική ενδυμασία σας είναι στο σημείο και είστε έτοιμοι να απαντήσετε στις πιθανές ερωτήσεις, θα είστε επιτυχείς στην απόκτηση της θέσης για την οποία διεξάγετε συνεντεύξεις.