Στάδιο 4: Λίστα ελέγχου για τη Διαχείριση Αλλαγών
Το τέταρτο στάδιο της διαχείρισης της αλλαγής
Σε αυτό το στάδιο της διαδικασίας αλλαγής, η αλλαγή εισάγεται σε ένα μεγαλύτερο τμήμα της οργάνωσης. Λεπτομερή σχέδια αναπτύσσονται από την ομάδα αλλαγών που οδηγεί την προσπάθεια.
Αυτοί οι παράγοντες αλλαγής θα έπρεπε να έχουν εμπλακεί όσο το δυνατόν περισσότερους ανθρώπους κατά τα στάδια σχεδιασμού. Ο βαθμός ικανότητάς τους να εμπλέκει άλλους υπαλλήλους θα εξαρτηθεί από το μέγεθος και το εύρος των ελπίδων αλλαγών.
Η Ομάδα Εργασίας Αλλαγής Ηγεσίας
Η αλλαγή ηγετικής ομάδας πρέπει επίσης να αναγνωρίσει το γεγονός ότι οι εργαζόμενοι θα βιώσουν τις αλλαγές με πολλούς διαφορετικούς τρόπους. Θα αντιδράσουν επαγγελματικά στην εισαγωγή των αλλαγών, αλλά ακόμα πιο σημαντικό, θα ανταποκριθούν στις αλλαγές σε προσωπικό επίπεδο - και αυτό μπορεί να είναι η πιο ισχυρή απάντηση όλων.
Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να ταξιδέψουν στις τέσσερις φάσεις της προσωπικής αντίδρασης για να αλλάξουν προτού είναι έτοιμοι να δεχτούν και να ενσωματώσουν τις αλλαγές. Ενώ ορισμένοι υπάλληλοι θα κινηθούν και στις τέσσερις φάσεις σε δέκα λεπτά. άλλοι υπάλληλοι χρειάζονται μήνες για να περάσουν στον ίδιο δρόμο.
Τι πρέπει να επιτύχει η εισαγωγή των αλλαγών στις ανάγκες
Σε αυτό το στάδιο της εισαγωγής, η αλλαγή της ηγετικής ομάδας πρέπει να διασφαλίσει την πραγματοποίηση των ακόλουθων πρωτοβουλιών.
- Προσδιορίστε τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να αλλάξουν οι ρόλοι και οι θέσεις εργασίας.
- Παροχή γενικής εκπαίδευσης στον οργανισμό ώστε όλοι να καταλάβουν τι σημαίνει η αλλαγή για τον οργανισμό και πώς θα γίνει η διαχείριση της αλλαγής .
- Σχεδιάστε τις απαραίτητες εκπαιδευτικές συνεδρίες για τους υπαλλήλους, ώστε να μοιραστούν τις αλλαγές προσδοκιών και παραμέτρων με ολόκληρο τον οργανισμό. Είναι επίσης απαραίτητη η ειδική κατάρτιση για τις θέσεις εργασίας και τα τμήματα
- Προσδιορίστε τους διαχειριστές ή τις ομάδες έργων εσωτερικού ή τμήματος για να βοηθήσετε στην ενσωμάτωση των αλλαγών, αν χρειαστεί.
- Παρέχετε άλλες ευκαιρίες κατάρτισης των εργαζομένων, όπως απαιτείται, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να είναι εξοπλισμένοι για να κάνουν τις απαραίτητες αλλαγές. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:
-Τεχνική εκπαίδευση για αλλαγές στις θέσεις εργασίας,
- Εποπτική και διοικητική κατάρτιση -για τις αλλαγές και τις προσδοκίες καθώς και σε οποιεσδήποτε διαχειριστικές δεξιότητες που χρειάζονται ενίσχυση,
- Εκπαίδευση διαχείρισης έργου,
-Εκπαίδευση διαχείρισης αλλαγών, και
-Ανθρωπιστικές σχέσεις εκπαίδευσης όπως η οικοδόμηση ομάδας και η ηγεσία των συναντήσεων . - Ξεκινήστε να σχεδιάζετε αλλαγές στη δομή και τις πρακτικές ανταμοιβής και αναγνώρισης της οργάνωσης, ώστε να παράλληλα και να ανταμείβετε τις αλλαγές για την υποστήριξη της προσπάθειας καινοτομίας.
- Κατασκευάστε μηχανισμούς ανάδρασης έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν πώς προχωρά η αλλαγή. Αυξήστε την επικοινωνία εκατό φορές.
- Παροχή συνεπειών για την υιοθέτηση ή την απόρριψη των αλλαγών-με την πάροδο του χρόνου, αλλά όχι πάρα πολύ χρόνο. Ξεκινήστε με ανταμοιβές και αναγνώριση για υιοθεσίες πρώιμης αλλαγής.
- Παρέχετε τρόπους να πείτε αντίο στους παλιούς τρόπους και να δεσμευθείτε για τους νέους τρόπους επιχειρηματικής δραστηριότητας. Αυτές ονομάζονται τελετές και είναι ένα ισχυρό κίνητρο. Σε έναν οργανισμό, όταν οι αστυνομικοί υιοθέτησαν πλήρως την κοινοτική αστυνόμευση, οι αξιωματικοί του δρόμου έγραψαν όλους τους τρόπους με τους οποίους αλληλεπίδρασαν προηγουμένως με τις κοινότητές τους. Αφού είχαν καταγράψει όλες τις παλιές μεθόδους, έριξαν τα χαρτιά σε ένα δοχείο απορριμμάτων και έβαλαν τα χαρτιά σε φωτιά. Μια δυνατή αφήγηση.
Εισαγάγετε την αλλαγή για να δημιουργήσετε τη δέσμευση των εργαζομένων
Οι άνθρωποι αντιδρούν στην αλλαγή με πολλούς διαφορετικούς τρόπους. Ο βαθμός στον οποίο οι εργαζόμενοι θα υποστηρίξουν και θα δεσμευτούν για τις επιθυμητές αλλαγές εξαρτάται εν μέρει από τις φυσικές αντιδράσεις τους στην αλλαγή και εν μέρει από τον τρόπο εισαγωγής των αλλαγών.
Μπορείτε να ενθαρρύνετε τους χρήστες να εγγράφονται στις αλλαγές που επιθυμείτε να εφαρμόσουν εφαρμόζοντας τις ακόλουθες ιδέες διαχείρισης αλλαγών κάθε φορά που εισάγεται μια αλλαγή στον οργανισμό σας. (Αυτές οι προτάσεις προσαρμόζονται από τις ιδέες του Dr. Rosabeth Moss Kanter του Πανεπιστημίου του Χάρβαρντ.)
- Παρέχετε ένα όραμα της αλλαγής με σαφείς λεπτομέρειες σχετικά με την επιθυμητή νέα κατάσταση στις αρχές της διαδικασίας.
- Επιδείξτε την ενεργό δέσμευσή σας στην αλλαγή. δημιουργούν μια αίσθηση ενθουσιασμού για το μέλλον. Η ενεργός δέσμευση περιλαμβάνει την κατοχή λογοδοσίας και ανταμοιβής ανθρώπων και την υποστήριξη θετικών προσπαθειών και συμβολών των εργαζομένων.
- Μοιραστείτε πληροφορίες σχετικά με τα σχέδια αλλαγής στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό με όλους τους υπαλλήλους σας. Μοιραστείτε όσο γνωρίζετε όσο γνωρίζετε.
- Να δοθεί χρόνος στα μέλη του προσωπικού να εξοικειωθούν με την ιδέα της αλλαγής.
- Συμμετοχή όλων των εργαζομένων στον προγραμματισμό της αλλαγής.
- Διαχωρίστε τις μεγάλες αλλαγές σε μικρά , εφικτά βήματα. Δημιουργήστε συγκεκριμένους μετρήσιμους στόχους και ορόσημα για τα μικρά βήματα και τη διαδικασία της συνολικής αλλαγής.
- Κρατήστε εκπλήξεις στο ελάχιστο . Επικεντρώστε τις προσπάθειές σας στην αποτελεσματική επικοινωνία κατά τη διάρκεια κάθε φάσης της διαδικασίας αλλαγής ώστε όλοι να δουν τι θα ακολουθήσει. Συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τις επιπτώσεις της αλλαγής στα άτομα, όπου είναι γνωστές, βοηθούν τους ανθρώπους να προσαρμοστούν στην αλλαγή πιο γρήγορα.
- Δημιουργήστε σαφή νέα πρότυπα , απαιτήσεις και πολιτικές που προκύπτουν από τις αλλαγές.
- Προσφέρετε θετική ενίσχυση και κίνητρα για να ανταμείψετε τις πρώιμες επιτυχίες και να χρησιμεύσετε ως πρότυπα και επιθυμητή συμπεριφορά από τον υπόλοιπο οργανισμό.
Αντιμετωπίστε τις προσωπικές αντιδράσεις για αλλαγή
Οι περισσότεροι άνθρωποι είναι βαθιά συνδεδεμένοι με τις τρέχουσες συνήθειες τους. Η πραγματοποίηση αλλαγών δεν αφορά μόνο τη μάθηση νέων δεξιοτήτων. Οι άνθρωποι χρειάζονται μια μεταβατική περίοδο για να αφήσουν συναισθηματικά παλιούς τρόπους και να προχωρήσουν σε νέους τρόπους.
Οι τέσσερις φάσεις της αποδοχής της αλλαγής είναι η άρνηση, η αντίσταση , η εξερεύνηση και η δέσμευση. Για να περάσουν από αυτές τις φάσεις, όταν εισάγεται αλλαγή στην οργάνωση, οι εργαζόμενοι κινούνται από την άρνηση (εξωτερικό περιβάλλον) και έπειτα από την αντίσταση (εσωτερικό περιβάλλον) που βασίζονται και στο παρελθόν.
Καθώς αρχίζουν να αποδέχονται τις αλλαγές που έχουν εισαχθεί, οι εργαζόμενοι μετακινούνται στο μέλλον εισερχόμενοι πρώτα στη φάση εξερεύνησης και στη συνέχεια, αν όλα προχωρήσουν όπως είχε προγραμματιστεί, καταλήγουν στη φάση δέσμευσης που κοιτάζει προς το μέλλον και ολοκληρώνει το εισαγωγικό στάδιο διαχείριση αλλαγών.
Οι 4 φάσεις της προσωπικής αντίδρασης για την αλλαγή κατά την εισαγωγή
Οι εργαζόμενοι περνούν από τέσσερις φάσεις στο δρόμο τους να δεσμευτούν για τις αλλαγές που εισήγαγε ο οργανισμός. Θυμηθείτε ότι αυτές οι τέσσερις φάσεις συμβαίνουν κατά το τέταρτο στάδιο των έξι σταδίων που θα συναντήσετε σε μια διαδικασία αλλαγής. Αυτό συμβαίνει σε κάθε στάδιο.
1. Άρνηση: Η αλλαγή δεν είναι ακόμη πραγματική στους εργαζόμενους. Δεν συμβαίνει τίποτα που να βλέπει ο κάθε εργαζόμενος. Οι εργασίες συνεχίζονται ως συνήθως. Τα άτομα μπορεί να σκέφτονται σκέψεις όπως: "Αυτή η αλλαγή θα πάει μακριά αν το αγνοήσω".
«Η οργάνωση θα αλλάξει γνώμη». «Δεν θα συμβεί σε μένα». «Δεν μπορούν να περιμένουν από μένα να το μάθω». «Αλλά το κάνουμε πάντα έτσι». Και " είναι πολύ παλιά για να ξεκινήσω να το κάνω με διαφορετικό τρόπο. "
2. Αντίσταση: Οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν θυμό, αμφιβολία, άγχος και άλλα αρνητικά συναισθήματα. Τείνουν να επικεντρώνονται στην προσωπική τους εμπειρία από την επίδραση της αλλαγής και όχι στο πώς μπορεί να βοηθήσει την οργάνωσή τους.
Η παραγωγικότητα και η παραγωγή μπορούν να μειωθούν. Μπορεί να αντιμετωπίσετε αντίσταση από τους υπαλλήλους ως θυμωμένος, φωνητικός, τραχύς, ορατός, ανοιχτός, αντιφατικός και τρομακτικός. Η αντίσταση μπορεί επίσης να είναι σιωπηλή, σιωπηλή, αποσυρθεί, μη λεκτική, κρυμμένη, υπονομευτική και σαμποτάζ.
Και οι δύο υπάρχουν και πρέπει να είστε έτοιμοι να αντιμετωπίσετε και τις δύο μορφές αντίστασης .
3. Εξερεύνηση: Οι άνθρωποι αρχίζουν να εστιάζουν στο μέλλον και πώς οι αλλαγές μπορούν πραγματικά να τους βοηθήσουν. Είναι πρόθυμοι να μάθουν και να κατανοήσουν τον αντίκτυπο των αλλαγών στη δουλειά τους και στη σφαίρα επιρροής τους. Αυτή η φάση μπορεί να είναι αγχωτική καθώς οι εργαζόμενοι αναζητούν νέους τρόπους συμπεριφοράς και σχέσης μεταξύ τους.
Σε αυτό το σημείο, οι άνθρωποι αναγνωρίζουν επίσης ότι η αλλαγή δεν πάει μακριά. Έτσι, ακόμη και αν εξακολουθούν να αισθάνονται μη υποστηρικτικές, αναζητούν τρόπους για να κάνουν το καλύτερο από την αλλαγή για αυτούς προσωπικά και στις δουλειές τους.
4. Δέσμευση: Οι εργαζόμενοι έχουν εγγραφεί στην αλλαγή και είναι έτοιμοι να προχωρήσουν με σχέδια δράσης. Η παραγωγικότητα και τα θετικά συναισθήματα επιστρέφουν.
Συμπερασματικά, το Εισαγωγικό Στάδιο της Διαχείρισης Αλλαγών είναι προκλητικό, αντιδραστικό και αγχωτικό - αλλά και συναρπαστικό, ενεργοποιητικό και ενδυναμωτικό. Αυτές οι συμβουλές και προτάσεις θα σας βοηθήσουν αποτελεσματικά και επαγγελματικά να αντιμετωπίσετε την εισαγωγή αλλαγών στον οργανισμό σας.