6 Οι συνθήκες εργασίας που απαιτούν τη δημιουργία μιας νέας πολιτικής εταιρείας
Θέλετε να έχετε τις απαραίτητες πολιτικές και διαδικασίες για να εξασφαλίσετε έναν ασφαλή, οργανωμένο, ευχάριστο, ενισχυτικό και μη διάκριτο χώρο εργασίας. Ωστόσο, δεν θέλετε να γράψετε μια πολιτική για κάθε εξαίρεση από την αποδεκτή και αναμενόμενη συμπεριφορά. Η ανάπτυξη πολιτικής είναι για πολλούς υπαλλήλους όχι για λίγες εξαιρέσεις.
Δεν θέλετε να δημιουργήσετε ένα θησαυρό των πολιτικών που ελέγχουν τις ενέργειες πολλών υπαλλήλων σας - όταν το μόνο που χρειάζεστε πραγματικά είναι επαρκείς πολιτικές για τον έλεγχο των ενεργειών μερικών.
Κατά συνέπεια, δεν θέλετε να δημιουργήσετε πολιτικές για κάθε περιστατικό, επιτρέποντας έτσι πολύ λίγο περιθώριο διαχείρισης για την αντιμετώπιση των προσωπικών αναγκών των εργαζομένων. Αντίστροφα, θέλετε να έχετε τις απαραίτητες πολιτικές, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μην αισθάνονται ποτέ σαν να ζουν σε ένα περιβάλλον ελεύθερου για όλους φιλίας και αθέμιτης μεταχείρισης.
Εάν διαθέτετε πάρα πολλές πολιτικές, αυξάνετε επίσης την πιθανότητα οι διαχειριστές να τις εφαρμόσουν άνισα και άδικα. Αναβαθμίζετε την ανάγκη να αναπτύξετε κατευθυντήριες γραμμές και εργαλεία επικοινωνίας για να διασφαλίσετε ότι οι πολιτικές είναι δίκαιες, εφαρμόζονται με συνέπεια και καλά οργανωμένες.
Πρέπει να επιτύχετε υγιή ισορροπία όταν αναπτύσσετε μια νέα πολιτική επιχείρησης. Ως επί το πλείστον, δεν θα χρειαστεί να αναπτύξετε μια νέα πολιτική για την εταιρεία, εφόσον απευθύνεστε στους υπαλλήλους που συμπεριφέρονται με τρόπους που δεν είναι κατάλληλοι για τον εργασιακό σας χώρο.
Αυτά τα δέκα βήματα θα σας βοηθήσουν να καθορίσετε την ανάγκη για μια πολιτική μέσω της διανομής και της ενσωμάτωσης μιας πολιτικής.
Ελέγξτε αυτές τις οδηγίες για να δείτε εάν απαιτείται πολιτική
Για καθέναν από τους λόγους για τους οποίους μπορεί να είναι απαραίτητη μια πολιτική, παρέχονται παραδείγματα πολιτικών που μπορεί να εμπίπτουν σε αυτή την κατηγορία της ανάγκης για πολιτική. Απαιτείται πολιτική:
- εάν οι ενέργειες των υπαλλήλων δείχνουν σύγχυση σχετικά με τον καταλληλότερο τρόπο συμπεριφοράς ( κώδικες ενδυμάτων , πολιτικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και Internet , χρήση smartphone ),
- εάν απαιτείται καθοδήγηση σχετικά με τον καταλληλότερο τρόπο αντιμετώπισης διαφόρων καταστάσεων (πρότυπα συμπεριφοράς, δαπάνες ταξιδιού, αγορά εμπορικών προϊόντων),
- όταν απαιτείται για την προστασία της εταιρείας νομίμως (συνεκτική έρευνα των κατηγοριών περί παρενόχλησης , μη διακριτικής μίσθωσης και προώθησης ),
- να τηρεί την εταιρεία σύμφωνα με τις κυβερνητικές πολιτικές και νόμους (FMLA, ADA, EEOC, ελάχιστο μισθό ),
- - θέσπιση συνεκτικών προτύπων εργασίας, κανόνων και κανονισμών ( προοδευτική πειθαρχία , κανόνες ασφάλειας, κανόνες διακοπής, κανόνες καπνίσματος) , και -
- να παρέχει συνεπή και δίκαιη μεταχείριση για τους εργαζόμενους (επιλεξιμότητα παροχών, αμειβόμενος χρόνος, φροντίδα , χρόνος πτώχευσης , καθήκον δικαστηρίου ).
Ίσως υπάρχουν άλλοι λόγοι, επιπλέον, γιατί θα θελήσετε να αναπτύξετε μια πολιτική. Θυμηθείτε, ωστόσο, ότι η κακή συμπεριφορά ενός υπαλλήλου δεν πρέπει να απαιτεί μια πολιτική που θα επηρεάσει όλους τους υπόλοιπους υπαλλήλους.
Αρθρώστε τον Σκοπό της Πολιτικής
Μόλις διαπιστώσετε ότι μια πολιτική είναι απαραίτητη, καθορίστε τον στόχο που θέλετε να επιτύχετε γράφοντας τη συγκεκριμένη πολιτική. Όταν είναι δυνατόν, θα θέλετε να ενημερώσετε τους υπαλλήλους γιατί εφαρμόζετε την πολιτική.
Χρειάζεστε αρκετές λεπτομέρειες στην πολιτική για να καταστήσετε σαφή τη θέση της εταιρείας, όμως δεν μπορείτε ποτέ να ελπίζετε να καλύψετε κάθε πιθανή κατάσταση που αντιμετωπίζει η πολιτική.
Κατά συνέπεια, ο στόχος με μια πολιτική είναι σύντομη και απλή. Αναγνωρίστε ότι αυτό μπορεί να μην είναι δυνατό με πολιτικές που αφορούν τομείς όπως η προσέγγιση της εταιρείας στην Οικογενειακή Ιατρική και την Απαλλαγή Νόμου , η διερεύνηση διακρίσεων ή καταγγελιών ή το σύστημα προοδευτικής πειθαρχίας.
Αλλά, πόσο μπορείτε πραγματικά να πείτε για την οδήγηση ενώ μιλάτε σε ένα smartphone; Έτσι, χρησιμοποιήστε την κοινή λογική, καθώς καθορίζετε το αποτέλεσμα που θέλετε από την πολιτική σας.
Συλλογή πληροφοριών
Αυτή η ενότητα του TheBalance.com παρέχει δειγματοληπτικές πολιτικές όπως και πολλοί άλλοι ιστότοποι, αν και άλλες εταιρείες χρεώνουν συχνά για τις πολιτικές τους. Ακόμη και οι ιστότοποι που χρεώνουν, παρέχουν δωρεάν δείγματα για να δοκιμάσετε τις πολιτικές τους.
Θα δυσκολευτείτε να βρείτε μια δειγματοληπτική πολιτική που είναι ακριβώς κατάλληλη για τις περιστάσεις, τη γλώσσα και τον πολιτισμό της εταιρείας σας. Αλλά, η έρευνα στο διαδίκτυο και η εύρεση δειγματοληπτικών πολιτικών για να παράσχετε μια βάση για την αναθεώρηση των πολιτικών δειγματοληψίας αντί να γράφετε την πολιτική σας από την αρχή.
Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε σε μια υπηρεσία που παρέχει δείγματα όπως πολιτικές HR και παραδείγματα. Εξωτερικές πηγές πολιτικής παρέχονται επίσης σε αυτόν τον κατάλογο δειγμάτων πολιτικής . Τέλος, η Εταιρεία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (SHRM) παρέχει δείγματα πολιτικής για τα μέλη.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί ακόμη και να θέλετε να μιλήσετε με το δικηγόρο της εργατικής σας νομοθεσίας. Οι νομικές εταιρείες γράφουν γενικές πολιτικές για τους πελάτες τους που μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε στις ανάγκες σας. Ειδικά όταν περάσει ένας νέος νόμος ή το Υπουργείο Εργασίας εκδίδει νέους κανόνες, ο δικηγόρος σας πιθανόν να αναπτύξει μια συνοδευτική πολιτική.
Αναπτύξτε και γράψτε την πολιτική
Με στόχους και δείγματα στο χέρι, γράψτε την πολιτική χρησιμοποιώντας απλές λέξεις και έννοιες. Μιλήστε απευθείας στους ανθρώπους που θα διαβάζουν, θα επιβάλλουν και θα ζουν σύμφωνα με την πολιτική.
Μετά από κάθε παράγραφο, ρωτήστε τον εαυτό σας «τι γίνεται αν» ερωτήσεις για να βεβαιωθείτε ότι η πολιτική καλύπτει τα βασικά και τις συνήθεις εξαιρέσεις και ερωτήσεις.
Μην μιλάτε για αυτό, ωστόσο. όπως αναφέρθηκε, καμία πολιτική δεν καλύπτει ποτέ κάθε πιθανό περιστατικό.
Ελέγξτε την Πολιτική
Επιλέξτε αρκετούς υπαλλήλους, ή ακόμα και μια μικρή πιλοτική ομάδα, να διαβάσετε την πολιτική και να ρωτήσετε τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχουν σχετικά με την πολιτική. Αυτή η επισκόπηση παρέχει ανατροφοδότηση ότι οι εργαζόμενοι θα είναι σε θέση να κατανοήσουν και να ακολουθήσουν την πολιτική.
Επανατοποθετήστε την πολιτική βάσει των σχολίων.
Λάβετε υποστήριξη στη διαχείριση για την πολιτική
Ελέγξτε την πολιτική με τα στελέχη που θα πρέπει να καθοδηγήσουν και να θέσουν σε εφαρμογή την πολιτική. Θα θελήσετε να έχετε την υποστήριξη και την κυριότητα της πολιτικής . Θα ξεκινήσατε αυτή τη διαδικασία πολύ νωρίτερα, ακόμα και όταν εντοπίσατε την ανάγκη για την πολιτική, αλλά η υποστήριξη της διαχείρισης κατά την εφαρμογή της πολιτικής είναι κρίσιμη.
Αποκτήστε νομική αναθεώρηση της Πολιτικής
Εάν η πολιτική έχει νομικές συνέπειες, είναι παράλογη από τη φύση της, έχει προσωπικές επιπτώσεις για τους υπαλλήλους (όπως διαδικασίες ασφαλείας), θα θελήσετε να έχετε τον δικηγόρο σας να αναθεωρήσει την πολιτική προτού διανείμετε περαιτέρω την πολιτική.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε επικοινωνήσει με τον πληρεξούσιό σας ότι δεν θέλετε η πολιτική να ξαναγραφεί νομικά . Θέλετε να εξεταστεί η πολιτική για νομικές συνέπειες και κατάλληλη διατύπωση.
Εφαρμόστε την Πολιτική
Σε μικρές ομάδες, μεμονωμένα ή σε συνάντηση εταιρίας, ανάλογα γενικά με την αμφιλεγόμενη φύση της πολιτικής και την ευκολία με την οποία θα κατανοηθεί, διανέμεται και αναθεωρείται η νέα πολιτική. Δώστε στους υπαλλήλους την ευκαιρία να κάνουν ερωτήσεις.
Η πολιτική θα πρέπει πάντα να συνίσταται στην πολιτική για ένα χαρτί με την υπογραφή του υπαλλήλου σε ένα δεύτερο φύλλο.
Οι εργαζόμενοι μπορούν να υπογράψουν ότι έχουν λάβει και καταλάβουν την πολιτική, διατηρώντας όμως ένα αντίγραφο για τα δικά τους αρχεία.
Δήλωση υποδείγματος Πολιτικής Αποσύνδεσης
Αυτή είναι μια δήλωση signoff δείγματος που πρέπει να χρησιμοποιήσετε:
Αναγνωρίζω τη λήψη και την κατανόηση της Πολιτικής (της εταιρείας σας). Η πολιτική είναι αποτελεσματική (Ημερομηνία) μέχρι την επόμενη ειδοποίηση.
_______________________________________________________
Υπογραφή υπαλλήλου
_______________________________________________________
Όνομα υπαλλήλου (παρακαλώ εκτυπώστε)
________________________________
Ημερομηνία
Αποφασίστε πώς θα επικοινωνήσετε την πολιτική στο μέλλον
Συμπεριλάβετε την πολιτική στο εγχειρίδιο των εργαζομένων σας. Μπορεί επίσης να θέλετε η πολιτική να γίνει μέρος του νέου προσανατολισμού του προσωπικού σας .
Ορισμένες εταιρείες τοποθετούν πολιτικές στο intranet τους ή σε ένα φάκελο πολιτικής στην κοινή μονάδα δίσκου του υπολογιστή. Προσδιορίστε αν θέλετε να διανείμετε την πολιτική με πρόσθετες μεθόδους.
Θα θελήσετε επίσης να αρχειοθετήσετε και να δώσετε ημερομηνία στις πρώην πολιτικές που αντικαθιστά αυτή η πολιτική. Μπορεί να χρειαστείτε για νομική ή άλλη αναφορά στο μέλλον.
Ερμηνεύστε και ενοποιήστε την Πολιτική
Ανεξάρτητα από το τι γράφετε στην πολιτική, η μεταγενέστερη εφαρμογή της πολιτικής σας και οι εργασιακές πρακτικές θα καθορίσουν την πραγματική έννοια της πολιτικής. Σκεφτείτε συνεπή και δίκαια καθώς ερμηνεύετε την πολιτική με την πάροδο του χρόνου.
Όταν διαπιστώσετε ότι οι πρακτικές σας διαφέρουν από τη γραπτή πολιτική, είναι καιρός να ελέγξετε και να ξαναγράψετε την πολιτική και ο κύκλος να ξεκινήσει ξανά.
Αποποίηση ευθυνών: Σημειώστε ότι οι πληροφορίες που παρέχονται, ενώ είναι έγκυρες, δεν είναι εγγυημένες για ακρίβεια και νομιμότητα. Ο ιστότοπος διαβάζεται από παγκόσμιο ακροατήριο και οι νόμοι και οι κανονισμοί για την απασχόληση διαφέρουν από κράτος σε κράτος και χώρα σε χώρα. Ζητήστε νομική βοήθεια ή βοήθεια από κρατικούς, ομοσπονδιακούς ή διεθνείς κυβερνητικούς πόρους για να βεβαιωθείτε ότι η νομική σας ερμηνεία και οι αποφάσεις σας είναι σωστές για την τοποθεσία σας. Αυτές οι πληροφορίες είναι για καθοδήγηση, ιδέες και βοήθεια.