Πώς μπορούν οι εργαζόμενοι να αποκτήσουν πρόσβαση στην προβολή του αρχείου προσωπικού τους;
Επειδή οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι υπάρχουν αυτές οι εγγραφές, θα θέλουν να τις δουν από καιρό σε καιρό για να δουν τι περιέχει το αρχείο.
Όταν αποφασίζετε πώς να παρέχετε στους υπαλλήλους (και στην πρώην πρόσβαση των εργαζομένων), να έχετε υπόψη τους νόμους που ισχύουν για την επιχείρησή σας.
Πολλά κράτη έχουν νόμους που απαιτούν από μια εταιρεία να διαθέτει συγκεκριμένα τμήματα του αρχείου διαθέσιμα στους σημερινούς και πρώην υπαλλήλους. Επικοινωνήστε με τον πληρεξούσιό σας για να διασφαλίσετε ότι η πολιτική σας συμμορφώνεται με όλους τους νόμους.
Ομοσπονδιακός νόμος, για παράδειγμα, απαιτεί τα αρχεία που σχετίζονται με τον νόμο Αμερικανών με Αναπηρίες να διατηρούνται ξεχωριστά από τα αρχεία προσωπικού. Εάν η εταιρεία σας υπόκειται σε HIPAA, βεβαιωθείτε ότι η τήρηση ιατρικών αρχείων είναι σύμφωνη και με αυτό.
Μπορεί να έχετε μεγάλο περιθώριο ελιγμών σε αυτό που επιτρέπετε στους εργαζόμενους να δουν στο αρχείο τους. Λάβετε όμως υπόψη ότι ακόμη και αν διαπιστώσετε ότι ένας υπάλληλος δεν μπορεί να έχει πρόσβαση σε ορισμένες πληροφορίες, όπως έλεγχοι αναφοράς, ότι σε περίπτωση αγωγής, οι πληροφορίες είναι εντοπίσιμες.
Συνεπώς, δώστε εντολή στο προσωπικό σας να καταγράφει τα πράγματα με ακρίβεια και να ακολουθεί το νόμο ανά πάσα στιγμή. Τα αρχεία υπαλλήλων δεν είναι ο χώρος για εσωτερικά ανέκδοτα ή σχόλια.
Αυτά δεν πάνε καλά σε ένα δικαστήριο.
Κατά γενικό κανόνα, η ύπαρξη ενός gatekeeper στα αρχεία διασφαλίζει ότι ακολουθούνται και ακολουθούνται οι διαδικασίες. Δεν θέλετε ένας διευθυντής HR να επιτρέπει στους ανθρώπους να κάνουν τα αρχεία τους πίσω στα γραφεία τους ενώ ένας άλλος αρνείται την πρόσβαση σε όλα.
Η απαίτηση από τον καθένα να περάσει από μία μόνο πηγή βοηθά να διατηρούνται τα πράγματα συνεπή και νόμιμα.
Οι νόμοι σχετικά με την αρχειοθέτηση και την καταγραφή αρχείων και την πρόσβαση είναι δύσκολοι. Βεβαιωθείτε ότι είστε ενημερωμένοι.
Η παρακάτω πολιτική είναι ένα καλό ξεκίνημα για την επιχείρησή σας , αλλά έχετε κατά νου ότι οι πολιτειακές και τοπικές σας νομοθεσίες μπορεί να διαφέρουν.
Δείγμα Πολιτικής Πρόσβασης αρχείων υπαλλήλων
Όλοι οι εργαζόμενοι, οι πρώην υπάλληλοι και οι εκπρόσωποι των εργαζομένων μπορούν να βλέπουν ορισμένα περιεχόμενα του προσωπικού τους αρχείου με προειδοποίηση στο προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού. Μπορούν να προβληθούν έγγραφα που σχετίζονται με τα προσόντα του μισθωτού, όπως η αίτηση, η προώθηση , η πειθαρχική ενέργεια και η μεταφορά. Επιπλέον, ο υπάλληλος μπορεί να αναθεωρήσει τα έντυπα υπογραφής πολιτικών και τα αρχεία κατάρτισης.
Έγγραφα που ο εργαζόμενος δεν μπορεί να ελέγξει περιλαμβάνουν αναφορές ή ελέγχους αναφοράς, αρχεία οποιασδήποτε έρευνας που διεξάγεται από τη διοίκηση, ιατρικά αρχεία, έγγραφα που σχετίζονται με δικαστική διαδικασία, οποιοδήποτε έγγραφο που παραβιάζει την εμπιστευτικότητα άλλου υπαλλήλου και έγγραφα που χρησιμοποιούνται για προγραμματισμό εργαζομένων.
Διαδικασία
Ένας υπάλληλος που επιθυμεί να αναθεωρήσει τα επιτρεπόμενα περιεχόμενα του αρχείου προσωπικού πρέπει να επικοινωνήσει με το Human Resources με προειδοποίηση 24 ωρών (εξαιρούνται τα Σαββατοκύριακα). Οι πρώην υπάλληλοι ή άτομα άγνωστα στο προσωπικό του Ανθρώπινου Δυναμικού πρέπει να προσκομίσουν ταυτότητα ή / και απόδειξη της άδειας πρόσβασης στο φάκελο προσωπικού.
Οι εργαζόμενοι πρέπει να επανεξετάσουν τα αρχεία προσωπικού τους παρουσία προσωπικού προσωπικού ανθρώπινου δυναμικού.
Οι υπάλληλοι δεν μπορούν να αφαιρέσουν από το γραφείο κανένα μέρος του αρχείου προσωπικού .
Ο εργαζόμενος μπορεί να ζητήσει φωτοαντίγραφα του φακέλου ή τμημάτων του αρχείου. Σε λογική βάση, το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού θα παράσχει φωτοτυπίες. Για εκτεταμένη αντιγραφή, ο εργαζόμενος θα χρειαστεί να πληρώσει για τα φωτοαντίγραφα.
Αν ο εργαζόμενος δεν είναι ικανοποιημένος με ένα έγγραφο στο αρχείο του προσωπικού του, παρουσία του προσωπικού του ανθρώπινου δυναμικού, ο εργαζόμενος μπορεί να γράψει μια εξήγηση ή διευκρίνιση και να το επισυνάψει στο αμφισβητούμενο έγγραφο. Σε καμία περίπτωση το προσωπικό του προσωπικού ή ο υπάλληλος δεν θα τροποποιήσει το πραγματικό έγγραφο.
Ο υπάλληλος μπορεί επίσης να ζητήσει να αφαιρεθεί ένα έγγραφο από το αρχείο προσωπικού. Αν το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού συμφωνήσει, το έγγραφο μπορεί να καταργηθεί.
Εάν το προσωπικό του ανθρώπινου δυναμικού διαφωνεί, το θέμα μπορεί να προσβληθεί με τον τρόπο που προδιαγράφεται στην Πολιτική Ανοιχτής Πόρτας της Εταιρείας.