Κατά τη σύνταξη μιας επιχειρηματικής επιστολής, η διάταξη της επιστολής σας είναι σημαντική, έτσι ώστε να είναι εύκολη στην ανάγνωση και να φαίνεται επαγγελματική. Έτσι είναι η χρήση του κατάλληλου χαιρετισμού και κλεισίματος, η ορθογραφία και η γραμματική σας, και ο τόνος που χρησιμοποιείτε.
Εδώ είναι οι πληροφορίες σχετικά με τις επιχειρησιακές επιστολές, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής γραμματοσειράς, διαστήματος παραγράφων, μορφοποίησης, περιθωρίων, τι να συμπεριλάβετε σε κάθε παράγραφο, πώς να κλείσετε το γράμμα και ένα παράδειγμα της κατάλληλης διάταξης για μια επιχειρησιακή επιστολή.
Γραμματοσειρά γράμματος και διαχωρισμός
- Τοποθετήστε σωστά τη διάταξη των επιχειρησιακών γραμμάτων που γράφετε, με χώρο ανάμεσα στην επικεφαλίδα, τον χαιρετισμό, την κάθε παράγραφο, το κλείσιμο και την υπογραφή σας.
- Απλώστε το γράμμα σας και αφήστε ένα διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου. Όταν στέλνετε δακτυλογραφημένα γράμματα, αφήστε δύο κενά πριν και μετά τη γραπτή υπογραφή σας.
- Αριστερά δικαιολογεί την επιστολή σας, έτσι ώστε τα στοιχεία επικοινωνίας, η ημερομηνία, το γράμμα και η υπογραφή σας να ευθυγραμμίζονται προς τα αριστερά.
- Χρησιμοποιήστε μια απλή γραμματοσειρά όπως Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri ή Verdana. Βεβαιωθείτε ότι το μέγεθος της γραμματοσειράς που χρησιμοποιείτε είναι αρκετά μεγάλο που ο αναγνώστης δεν θα χρειαστεί να φτάσει στα γυαλιά του - το τυπικό μέγεθος γραμματοσειράς για αυτές τις γραμματοσειρές είναι 10 ή 12 μονάδες. Εάν υποβάλλετε την επιστολή της επιχείρησής σας σε μια πολύ συντηρητική οργάνωση, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε την παραδοσιακή γραμματοσειρά Times New Roman 12 point. Σε καμία περίπτωση, μην χρησιμοποιείτε φανταχτερά γραμματοσειρές όπως Comic Sans ή γραμματοσειρές χειρογράφου όπως η Lucida για επαγγελματική αλληλογραφία.
Επαγγελματική επιστολή εθιμοτυπίας και τόνου
- Χαιρετισμός : Είναι ακόμη κανονικό να χρησιμοποιείτε τον τίτλο του παραλήπτη (κύριε, κυρία, κυρία, δρ, καθηγητής, δικαστής) πριν από τα επώνυμά τους στην πρόσκληση επίσημης επαγγελματικής αλληλογραφίας (Παράδειγμα: "Αγαπητέ κ. Smith"). Η λέξη "Αγαπητέ" πρέπει πάντα να προηγείται του ονόματος του παραλήπτη. μην χρησιμοποιείτε απλώς το όνομά τους από μόνη της, όπως μπορείτε να κάνετε στην απλή αλληλογραφία. Με τον ίδιο τρόπο, αποφύγετε να αρχίσετε επαγγελματική αλληλογραφία με ανοίγματα όπως "Γεια σας", "Γεια σου" ή "Καλημέρα" - οι επιχειρηματικές επιστολές θα πρέπει πάντα να αρχίζουν με "Αγαπητέ [τίτλο και όνομα του παραλήπτη]" εκτός αν χρησιμοποιείτε το χαιρετισμό "Σε ποιον May Concern "(σε περιπτώσεις που δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη).
- Κλείσιμο : Το κλείσιμο σας πρέπει να σφάλλει στο πλάι του συντηρητικού. Τα αποδεκτά κλεισίματα χρήσης περιλαμβάνουν: "Ειλικρινά", "Ειλικρινά δικά σας", "Καλώς ήλθατε", "Χαιρετισμοί", "Ευχαριστώ", "Ευχαριστώ για την εκτίμησή σας", "Με σεβασμό" και "Πολύ με σεβασμό" συντομογραφία "V / R", είναι συνηθισμένη στη στρατιωτική επιχειρησιακή αλληλογραφία). Μην χρησιμοποιείτε casual κλεισίματα όπως: "Αργότερα", "Ευθυμία", "Κορδικά", "Ευχαριστώ!", "TTYL", ή "Θερμό".
- Word Choice και Grammar : Παρόλο που η λέξη της επιλογής σας για επιχειρηματικές επιστολές δεν πρέπει να είναι υπερβολικά αναγλυφοποιημένη, ανθισμένη ή διακοσμημένη, θα πρέπει επίσης να αποφύγετε τη χρήση αργαλειού, συντομογραφιών / συντομογραφιών, emojis ή κειμένου. Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε τα αποσπάσματα προτάσεων που χρησιμοποιούνται συνήθως όταν στέλνετε μηνύματα. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε πλήρεις προτάσεις, προσέχοντας για τις επαφές κόμμα (όπου δύο συνοπτικές προτάσεις συνοδεύονται από κόμμα). Προετοιμαστεί προσεκτικά για ορθογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη.
- Χαρτί : Αν σχεδιάζετε μια επίσημη επιχειρηματική επιστολή προς αποστολή ταχυδρομείου σε αντίθεση με ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το χαρτί που χρησιμοποιείτε πρέπει να είναι ένα τυποποιημένο χαρτί λευκού χαρτιού με ένα αξιοπρεπές βάρος - μην χρησιμοποιείτε το είδος του έγχρωμου ή φανταχτερό χαρτικά που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο μάρκετινγκ "ανεπιθύμητη αλληλογραφία". Είναι καλό να συμπεριλάβετε ένα απλό επιχειρηματικό λογότυπο στην κορυφή του χαρτιού.
Παράδειγμα επιστολής επιχειρηματικής επιστολής
Στοιχεία επικοινωνίας
Το όνομα σου
Η διεύθυνση σου
Η πόλη, η πολιτεία, ο ταχυδρομικός σας κώδικας
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση
(χώρος)
Ημερομηνία
(χώρος)
Στοιχεία επικοινωνίας
Ονομα
Τίτλος
Εταιρία
Διεύθυνση
Πόλη, κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
(χώρος)
Χαιρετισμός
(χώρος)
Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο:
(χώρος)
Σώμα Επιχειρηματικής Επιστολής
Η πρώτη παράγραφος της επιστολής της επιχείρησής σας πρέπει να παρέχει μια εισαγωγή για το λόγο που γράφετε.
(διάστημα μεταξύ παραγράφων)
Στη συνέχεια, στις ακόλουθες παραγράφους παρέχετε περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες σχετικά με το αίτημά σας.
(διάστημα μεταξύ παραγράφων)
Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει να επαναλάβει το λόγο που γράφετε και να ευχαριστήσω τον αναγνώστη για την εξέταση του αιτήματός σας.
Κλείσιμο:
(χώρος)
Με εκτίμηση,
(διπλός ΧΩΡΟΣ)
Υπογραφή:
Χειρόγραφη υπογραφή (για επιστολή με επιστολή)
(διπλός ΧΩΡΟΣ)
Υπογεγραμμένη υπογραφή
Παραδείγματα επιστολών και συμβουλές γραφής
Δείγματα επιστολών
Δείγματα επιστολών για άτομα που αναζητούν εργασία, συμπεριλαμβανομένων των επιστολών συνοδευτικών επιστολών, συνεντεύξεων σας ευχαριστούν επιστολές, επιστολές παρακολούθησης, αποδοχή εργασίας και επιστολές απόρριψης, επιστολές παραίτησης, επιστολές εκτίμησης, και περισσότερα δείγματα επιστολών απασχόλησης.
Επιστολές των επιχειρήσεων
Πώς να γράψετε επιχειρησιακές επιστολές, γενική μορφή επιστολών επιχειρήσεων και πρότυπα, και παραδείγματα επιχειρηματικών επιστολών που σχετίζονται με την απασχόληση.