Χρειάζεται να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή; Δεν είστε σίγουροι για την καλύτερη διάταξη που θα χρησιμοποιήσετε ή τι θα συμπεριλάβετε στην επιστολή σας; Είναι σημαντικό όλα τα επιχειρησιακά γράμματα που γράφετε να είναι κατάλληλα διαμορφωμένα και επαγγελματικά σε εμφάνιση.
Όταν γράφετε σε μελλοντικούς εργοδότες, συναδέλφους, επαγγελματικές και επιχειρηματικές συνδέσεις, η διάταξη της επιστολής σας είναι σχεδόν εξίσου σημαντική με αυτή που γράφετε.
Αν το γράμμα δεν έχει διαμορφωθεί σωστά, δεν έχει αρκετό χώρο μεταξύ των παραγράφων και χρησιμοποιεί ένα μη παραδοσιακό στυλ γραμματοσειράς ή μέγεθος, μπορεί να αντικατοπτρίζει εσφαλμένα σε σας.
Κατευθυντήριες γραμμές για τη σύνταξη επιστολών επιχειρήσεων
Ακολουθούν οδηγίες για τη σύνταξη μιας επιχειρηματικής επιστολής, έτσι ώστε όλη η αλληλογραφία σας να κάνει την καλύτερη εντύπωση.
Περιθώρια
Τα περιθώρια επιχειρησιακών επιστολών θα πρέπει να είναι περίπου 1 "όλα γύρω.Αυτό δίνει επαγγελματική επιστολή σας μια ξεκάθαρη ματιά.Θα πρέπει να ευθυγραμμίσετε το κείμενό σας προς τα αριστερά αυτό είναι το πώς τα περισσότερα έγγραφα είναι ευθυγραμμισμένα, έτσι θα κάνει το γράμμα σας αναγνώσιμο.
Επιστολή διαστήματος
Εάν αφήσετε χώρο στην επιστολή σας, δημιουργείται μια σαφής, ξεκάθαρη και εύκολη στην ανάγνωση εμφάνιση που ο αναγνώστης θα εκτιμήσει. Η επιστολή σας θα πρέπει να είναι σε μορφή μπλοκ: ολόκληρο το γράμμα θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται προς τα αριστερά και με ενιαία απόσταση, εκτός από ένα διπλό διάστημα μεταξύ των παραγράφων.
Μέγεθος γραμματοσειράς
Το παραδοσιακό μέγεθος γραμματοσειράς για μια επαγγελματική επιστολή είναι 12. Η γραμματοσειρά πρέπει να είναι Times New Roman ή Arial. Ωστόσο, αν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο, το επιστολόχαρτο ενδέχεται να έχει διαφορετικό μέγεθος γραμματοσειράς και στυλ.
Στυλ γραμματοσειράς
Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε διαφορετικά στυλ μέσα σε μια επαγγελματική επιστολή.
Χρησιμοποιήστε μια ομοιόμορφη γραμματοσειρά (μια γραμματοσειρά βιβλίου όπως Times New Roman ή Arial) και αποφύγετε την υπογράμμιση, την πλάγια γραφή ή την έντονη γραφή. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο, το επιστολόχαρτο ενδέχεται να έχει διαφορετικό στυλ γραμματοσειράς.
Κείμενο επιστολής
Το κείμενο επιχειρησιακού γράμματος πρέπει να είναι καθαρό και ευανάγνωστο. Αποφύγετε να γράφετε την επιστολή σας σε ένα μεγάλο μπλοκ κειμένου.
Διαγράψτε το κείμενό σας σε διάφορες συνοπτικές παραγράφους. Οι παράγραφοι αυτές πρέπει να ευθυγραμμιστούν προς τα αριστερά. αυτό επιτρέπει ευκολότερη ανάγνωση. Όταν ολοκληρώσετε την επιστολή σας, ζητήστε από κάποιον άλλο να το διαβάσει. Ας δούμε σύντομα την επιστολή. Υπάρχει υπερβολικό κείμενο στη σελίδα; Είναι εύκολο να δείτε τις ξεχωριστές παραγράφους;
Στοιχεία επικοινωνίας
Το πρώτο τμήμα της επιστολής σας πρέπει να περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου που γράφετε. Επίσης, συμπεριλάβετε την ημερομηνία που γράφετε στην κορυφή της επιστολής σας.
Επιστολή Χαιρετισμός
Αν δεν γνωρίζετε καλά τον αναγνώστη και συνήθως το αντιμετωπίζετε με το πρώτο τους όνομα, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τον προσωπικό τίτλο και το πλήρες όνομα του ατόμου στο χαιρετισμό (δηλ. "Αγαπητέ κ. James Franklin"). Εάν δεν είστε σίγουροι για το όνομα του αναγνώστη, συμπεριλάβετε τον τίτλο του (δηλαδή "Αγαπητέ Εκτελεστικό του Marketing"). Εάν δεν είστε σίγουροι για το φύλο του αναγνώστη, απλά δηλώστε το πλήρες όνομά τους και αποφύγετε τον προσωπικό τίτλο (δηλ. "Αγαπητέ Jamie Smith"). Εάν δεν είστε σίγουροι για το φύλο, το όνομα και τον τίτλο του αναγνώστη, γράψτε απλά: "Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει ". Αφήστε ένα κενό γραμμής μετά το χαιρετισμό.
Οι παράγραφοι της επιστολής
Οι επαγγελματικές παραγράφους επιστολών πρέπει να είναι σχετικά σύντομες.
Η πρώτη παράγραφος μπορεί να περιλαμβάνει ένα σύντομο φιλικό άνοιγμα και μια συνοπτική εξήγηση του λόγου σας για το γράψιμο. Η δεύτερη παράγραφος (και οι τυχόν επόμενες παράγραφοι) θα πρέπει να επεκταθούν στον λόγο σας για τη συγγραφή. Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει να επαναδιατυπώσει το λόγο της γραφής σας και, εάν χρειάζεται, να δηλώσετε το σχέδιο δράσης σας (ή να ζητήσετε κάποιο είδος δράσης να ληφθεί από τον αναγνώστη).
Κλείσιμο
Όταν γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να κλείσετε την επιστολή σας με επαγγελματικό τρόπο, ώστε να είστε επιστολή, στο σύνολό της, είναι καλά γραπτή και επαγγελματική.
Υπογραφή
Όταν στέλνετε ένα χαρτί, συμπληρώστε το γράμμα με την υπογραφή σας, με το χέρι, ακολουθούμενο από το πληκτρολόγημά σας. Εάν πρόκειται για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς συμπεριλάβετε το πληκτρολόγημά σας.
Τέλος, μην ξεχάσετε να ελέγξετε ορθογραφικά και να διορθώσετε την επιστολή σας πριν την στείλετε.
Και πάλι, ζητήστε από ένα μέλος της οικογένειας, έναν φίλο ή έναν συνάδελφό σας να το αναθεωρήσει. Είναι πάντα καλό για ένα άλλο ζευγάρι μάτια να ρίξετε μια ματιά γιατί είναι δύσκολο να πιάσουμε τα δικά μας λάθη.
Μορφή επιχειρησιακής επιστολής
Ελέγξτε μια μορφοποιημένη επιστολή επιχειρήσεων με πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε κάθε τμήμα της επιστολής σας.
Παραδείγματα επιχειρηματικών επιστολών
Παραδείγματα επιχειρησιακών επιστολών για μια ποικιλία επαγγελματικών, επαγγελματικών και αλληλογραφίας που σχετίζονται με την απασχόληση, συμπεριλαμβανομένων δειγμάτων και προτύπων μηνυμάτων επιστολών και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.