Η σύνταξη ενός αποτελεσματικού, στιλβωμένου επιχειρησιακού γράμματος μπορεί να είναι ένα εύκολο στη συνέχεια έργο, αρκεί να συμμορφώνεστε με τους καθιερωμένους κανόνες για τη διάταξη και τη γλώσσα. Συνειδητοποιήστε ότι ο παραλήπτης σας διαβάζει ένα σημαντικό ποσό αλληλογραφίας σε τακτική βάση και θα ευνοήσει καλά εκτελούμενα γράμματα που είναι απαλλαγμένα από τυπογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη. Ένας καλός κανόνας είναι να το διορθώσετε δύο φορές και έπειτα να το κάνετε ένας συνάδελφος να το αναθεωρήσει για να εξασφαλίσει ότι δεν χάθηκε τίποτα.
Τμήματα μιας επιχειρησιακής επιστολής
Κάθε τμήμα της επιστολής σας θα πρέπει να συμμορφώνεται με την κατάλληλη μορφή, ξεκινώντας από τα στοιχεία επικοινωνίας σας και εκείνα του παραλήπτη σας. χαιρετισμός; το σώμα της επιστολής. κλείσιμο; και τέλος, την υπογραφή σας.
Μορφή επιχειρησιακής επιστολής
Παρακάτω είναι η παραδοσιακή μορφή επιστολών επιχειρήσεων, με συμβουλές για το πώς να το πλαισιώσετε με βάση τη σχέση σας με τον αναγνώστη και ποιο είναι το επιθυμητό αποτέλεσμα.
Στοιχεία επικοινωνίας σας :
Το όνομα σου
Η διεύθυνση σου
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση
Ημερομηνία
Στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη:
Το ονομα τους
Ο τίτλος τους
Η Εταιρεία τους
Η Διεύθυνση της Εταιρείας
- Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί ", αν δεν είστε σίγουροι σε ποιους απευθύνεστε.
- Χρησιμοποιήστε το επίσημο χαιρετισμό "Αγαπητέ κύριε / Μ./ρ. [Last Name], "αν δεν γνωρίζετε τον παραλήπτη.
- Χρησιμοποιήστε το "Αγαπητέ [Όνομα]," μόνο εάν έχετε άτυπη σχέση με τον παραλήπτη.
Το σώμα
Βασικά στοιχεία μορφοποίησης:
- Χρησιμοποιήστε γραμμές με απλή απόκλιση, με ένα πρόσθετο διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου, μετά το χαιρετισμό και πάνω από το κλείσιμο.
- Αριστερά δικαιολογεί την επιστολή σας (προς το αριστερό περιθώριο).
Απελευθερώστε τον σωστό τόνο:
Ο σκοπός της επιστολής σας να είναι σαφής μέσω μιας απλής και στοχευμένης γλώσσας, διατηρώντας την σύντομη παράγραφο της αρχικής παραγράφου. Μπορείτε να ξεκινήσετε με "γράφω σε σχέση με ..." και από εκεί, να επικοινωνήσετε μόνο ό, τι πρέπει να πείτε.
Οι επόμενες παραγράφους πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες που δίνουν στον αναγνώστη σας πλήρη κατανόηση του αντικειμενικού σας στόχου, αλλά αποφεύγουν τις επικριτικές προτάσεις και τις άσκοπα μακρές λέξεις. Και πάλι, κρατήστε το συνοπτικό για να κρατήσει την προσοχή τους.
Αν η πρόθεσή σας είναι να πείσετε τον παραλήπτη - να επενδύσετε χρήματα, να σας δώσετε μια αναφορά, να σας προσλάβετε, να συνεργαστείτε μαζί σας ή να διορθώσετε ένα πρόβλημα - δημιουργήστε μια αναγκαστική υπόθεση για την αιτία. Εάν, για παράδειγμα, θέλετε ο αναγνώστης να υποστηρίξει ένα φιλανθρωπικό γεγονός, εντοπίστε οποιαδήποτε επικάλυψη με τους φιλανθρωπικούς στόχους της εταιρείας. Πείστε τον αναγνώστη ότι η βοήθεια σας θα είναι αμοιβαία επωφελής και θα αυξήσετε τις πιθανότητες να κερδίσετε την υποστήριξή σας.
Κρατήστε την παράγραφο κλεισίματος σε δύο προτάσεις. Απλά επαναλάβετε το λόγο για το οποίο γράφετε και ευχαριστήστε τον αναγνώστη για την εξέταση του αιτήματός σας.
Δωρεάν Κλείσιμο :
Μερικές καλές επιλογές για το κλείσιμό σας περιλαμβάνουν:
- Με εκτίμηση,
- Με εκτίμηση,
- Εγκάρδια,
- Με σεβασμό,
Εάν η επιστολή σας είναι λιγότερο επίσημη, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε:
- Τα καλύτερα,
- Καλύτερος,
- Ευχαριστώ,
- Χαιρετισμοί,
Η υπογραφή:
Γράψτε την υπογραφή σας ακριβώς κάτω από το κλείσιμό σας και αφήστε τέσσερις ξεχωριστούς χώρους μεταξύ του κλεισίματος και του πλήρους ονόματος, του τίτλου, του αριθμού τηλεφώνου, της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όλων των άλλων στοιχείων επικοινωνίας που θέλετε να συμπεριλάβετε. Χρησιμοποιήστε την παρακάτω φόρμα:
Η χειρόγραφη υπογραφή σας
Πληκτρολογήσατε το πλήρες όνομα
Τίτλος
Αποστολή επιχειρηματικής επιστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Εάν στέλνετε μια επιστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η υπογραφή σας θα είναι ελαφρώς διαφορετική . Αντί να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην επικεφαλίδα της επιστολής, παραθέστε την κάτω από την υπογραφή σας. Για παράδειγμα:
Με εκτίμηση,
Ονομα επίθετο
Τίτλος
Η διεύθυνση σου
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση
Συμπεριλάβετε το θέμα που γράφετε περίπου στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε ο αναγνώστης είναι σαφής ως προς τον λόγο για τον οποίο στέλνετε το μήνυμα.
Επιχειρηματικές συμβουλές γραφής
Μπορείτε να βρείτε πιο λεπτομερείς συμβουλές σε αυτές τις οδηγίες για να γράψετε μια επιστολή επιχειρήσεων , συμπεριλαμβανομένης της επιλογής γραμματοσειράς, της επιλογής περιθωρίων και της κατάλληλης μορφοποίησης της επιστολής σας.
Είναι πάντα χρήσιμο να εξετάσετε παραδείγματα για να λάβετε ιδέες για τη δική σας αλληλογραφία. Ελέγξτε τα δείγματα επιστολών, συμπεριλαμβανομένων των επιστολών συνοδευτικών επιστολών, των συνεντεύξεων σας ευχαριστώ επιστολές, τις επιστολές παρακολούθησης, την αποδοχή εργασίας και τις επιστολές απόρριψης, επιστολές παραίτησης, επιστολές εκτίμησης και περισσότερα δείγματα επιστολών που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις και την απασχόληση.