Πριν γράψετε ή οριστικοποιήσετε την επόμενη επιχειρηματική σας επιστολή, αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξετάσετε τον τρόπο μορφοποίησης της επιστολής, από την επιλογή γραμματοσειράς ως το στυλ, μαζί με τις κατάλληλες χαιρετισμοί και υπογραφές.
Διαφορετικές μορφές για επιχειρηματικές επιστολές
Μια σημείωση σχετικά με τις μορφές των επιστολών επιχειρήσεων. Υπάρχουν τρεις βασικές μορφές επιχειρηματικών επιστολών:
- Μορφή αποκλεισμού: Σε αυτό το στυλ, όλο το κείμενο είναι αριστερό αιτιολογημένο. Περάστε μια γραμμή μεταξύ κάθε τμήματος.
- Τροποποιημένη μορφή μπλοκ: Το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου αφήνεται δικαιολογημένο σε αυτό το στυλ, όπως και στο γράμμα μορφής μπλοκ. Ακολουθούν οι εξαιρέσεις: για τα στοιχεία επικοινωνίας και το συμπληρωματικό κλείσιμο, κάντε κλικ στο κέντρο της σελίδας και γράψτε πληροφορίες εκεί.
- Μορφή ημι-μπλοκ: Επίσης, μερικές φορές αναφέρεται ως μορφοποιημένη μορφή μπλοκ, αυτό το στυλ είναι το ίδιο με το τροποποιημένο σχήμα μπλοκ, με την εξαίρεση ότι έχει κάθε παραγράφου εσοχή.
Οποιοδήποτε από αυτά τα στυλ είναι αποδεκτό για χρήση σε μια επιχειρησιακή επιστολή, αλλά επειδή οι κανόνες για τη μορφή μπλοκ είναι τόσο σαφείς, μπορεί να είναι η ευκολότερη επιλογή επιλογής.
Πολλά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου θα έχουν διαθέσιμα πρότυπα για να σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε σωστά την επιστολή σας. Όποια και αν είναι η μορφή που επιλέγετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει το γράμμα και απλά διαγράψτε ένα διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου και ενότητας.
Επαγγελματική εμφάνιση
Οι εμφανίσεις έχουν σημασία! Μια επιχειρησιακή επιστολή είναι ένα επαγγελματικό κομμάτι αλληλογραφίας, αλλά δεν θα το αντιληφθείτε αυτόν τον τρόπο εάν επιλέγετε μια εκκεντρική γραμματοσειρά ή έχετε πολλά λάθη.
Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε:
- Επιλέξτε την κατάλληλη γραμματοσειρά και μέγεθος γραμματοσειράς.
- Αποφύγετε την απλή γλώσσα ή αργκό.
- Αποφύγετε τυπογραφικά και γραμματικά λάθη με προσεκτική διόρθωση .
- Αν εκτυπώνετε το γράμμα, εξετάστε την επιλογή χαρτιού υψηλής ποιότητας. Ανεξάρτητα από το χαρτί που επιλέγετε, διπλώστε το γράμμα προσεκτικά πριν το τοποθετήσετε στο φάκελο. Εάν μπορείτε, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη στον φάκελο. αν αυτό δεν είναι δυνατό, χρησιμοποιήστε το χειρότερο χειρόγραφό σας.
Το ακόλουθο πρότυπο επιχειρηματικών επιστολών παραθέτει τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια επιχειρησιακή επιστολή.
Πρότυπο επιστολής επιχειρήσεων
Στοιχεία επικοινωνίας: Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας με την ακόλουθη σειρά.
Εάν χρησιμοποιείτε εξατομικευμένο επιστολόχαρτο που περιλαμβάνει αυτές τις πληροφορίες, αφήστε εκτός αυτής της ενότητας.
Το όνομα σου
Η διεύθυνση σου
Η πόλη, η πολιτεία, ο ταχυδρομικός σας κώδικας
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση
Ημερομηνία: Στις Ηνωμένες Πολιτείες, η μορφή για τη σύνταξη της ημερομηνίας είναι μήνα, ημερομηνία και έτος. Για παράδειγμα, 3 Σεπτεμβρίου 2017 . Μην συντομεύσετε τον μήνα.
Στοιχεία επικοινωνίας: Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου με το οποίο γράφετε. Εάν δεν έχετε συγκεκριμένο όνομα, αφήστε το μακριά.
Ονομα
Τίτλος
Εταιρία
Διεύθυνση
Πόλη, κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Χαιρετισμός: Ξεκινήστε την επιστολή με χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ", ακολουθούμενο από τον τίτλο και το όνομα.
Δείτε περισσότερα παραδείγματα κατάλληλων χαιρετισμών για χρήση σε μια επιχειρηματική επιστολή , καθώς και συμβουλές σχετικά με το τι πρέπει να κάνετε αν δεν έχετε συγκεκριμένο άτομο επικοινωνίας. Ακολουθήστε το όνομα του ατόμου με ένα παχύ έντερο.
Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο:
Σώμα Επιχειρηματικής Επιστολής
Κρατήστε την επιστολή σας απλή και εστιασμένη, οπότε ο σκοπός της επιστολής σας είναι σαφής.
Η πρώτη παράγραφος της επιστολής της επιχείρησής σας πρέπει να παρέχει μια εισαγωγή για το λόγο που γράφετε. Στη συνέχεια, στις ακόλουθες παραγράφους παρέχετε περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες σχετικά με το αίτημά σας. Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει να επαναλάβει το λόγο που γράφετε και να ευχαριστήσω τον αναγνώστη για την εξέταση του αιτήματός σας.
Απλώστε το γράμμα σας και αιτιολογήστε την επιστολή σας προς τα αριστερά. Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ κάθε παραγράφου.
Με εκτίμηση,
Υπογραφή:
Χειρόγραφη υπογραφή (για επιστολή με επιστολή)
Υπογεγραμμένη υπογραφή
Εάν δεν είστε σίγουροι για το τι να γράψετε το σώμα μιας επιχειρησιακής επιστολής, ανατρέξτε σε αυτές τις δειγματοληπτικές αναζητήσεις εργασίας και επιστολές απασχόλησης για έμπνευση.
Εξετάστε τη χρήση ενός προτύπου
Κατακρημνισμένη από όλα τα βήματα που σχετίζονται με τη μορφοποίηση της αλληλογραφίας επιστολών επιχειρήσεων; Ένα πρότυπο μπορεί να βοηθήσει. Τα πρότυπα επιστολών της Microsoft είναι διαθέσιμα ως δωρεάν λήψη για χρήστες του Microsoft Word ή είναι διαθέσιμα στο πρόγραμμα Word, για να δημιουργήσετε μια ποικιλία επιστολών για τις επιχειρήσεις και την απασχόληση.