Στάδιο 5: Λίστα ελέγχου διαχείρισης αλλαγών
Το 5ο στάδιο της διαχείρισης της αλλαγής: Εφαρμογή
Σε αυτό το στάδιο, η αλλαγή γίνεται και προχωράει . Ο γενικός στόχος σας σε αυτό το στάδιο υλοποίησης είναι να διατηρήσετε τη σταθερότητα του σκοπού σας.
Θα θέλετε να ελέγξετε για να βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές έχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα.
Θα χρειαστεί να επανασχεδιάσετε τα οργανωτικά σας συστήματα για να υποστηρίξετε τις αλλαγές. Θα χρειαστεί επίσης να δώσετε αναγνώριση και ανταμοιβές (θετικές συνέπειες) σε άτομα που παρουσιάζουν τις αλλαγές συμπεριφοράς.
Τι να προσέξουμε
Κατά τη διάρκεια της φάσης εφαρμογής, ο οργανισμός σας θα αντιμετωπίσει τη μεγαλύτερη ανισορροπία. Η αλλαγή αναπόφευκτα διαταράσσει τις υπάρχουσες δομές που κατανέμουν την ισχύ, την κατάσταση και τον έλεγχο.
Οι αλλαγές που κάνετε δεν θα πάνε ακριβώς όπως είχε προγραμματιστεί. Η αλλαγή συνήθως διαρκεί πολύ περισσότερο από το αναμενόμενο. Οι νέοι άνθρωποι και η νέα τεχνολογία μπορούν να διαρκέσουν έως και 18 μήνες για να εργαστούν αποτελεσματικά.
Τι να κάνω
Οι πράκτορες αλλαγής, τα ανώτερα στελέχη και οι διαχειριστές πρέπει να προετοιμάσουν τους υπαλλήλους για συστήματα που δεν θα παράγουν άμεσα τα επιθυμητά αποτελέσματα. Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, οι ηγέτες των αλλαγών πρέπει να εξασφαλίσουν την ολοκλήρωση των ακόλουθων δραστηριοτήτων.
- Θα θελήσετε να παρέχετε επιπλέον εκπαίδευση όπως απαιτείται:
-Ειδική τεχνική εκπαίδευση που δεν είχε προβλεφθεί νωρίτερα
- Συνέχιση των ικανοτήτων των ανθρώπινων σχέσεων για όλα αυτά που περιλαμβάνουν επίλυση συγκρούσεων, επικοινωνία, ακρόαση και άλλα.
-Διαμόρφωση στην αναγνώριση προβλημάτων και επίλυση προβλημάτων
-Εφαρμογή διαχείρισης στην ηγεσία και στην υλοποίηση της τεχνολογίας, εάν είναι απαραίτητο, και σε άλλους τομείς που σχετίζονται με την καινοτομία και τις αλλαγές που έχετε εισαγάγει.
- Οι ομάδες και οι ομάδες επίλυσης προβλημάτων δημιουργούνται για να αντιμετωπίσουν τυχόν προβλήματα που αντιμετωπίζετε κατά την υλοποίηση.
- Προγραμματίστε περιοδικά τις συνολικές αναθεωρήσεις προσωπικού των αλλαγών και την εξέλιξη της ομάδας.
- Βοηθήστε όλα τα μέλη του προσωπικού να εγγραφούν και να αποκτήσουν τις αλλαγές μέσω της συμμετοχής τους , ενθαρρύνοντας τη συμμετοχή τους στον προγραμματισμό και κάνοντας προσωπικές δεσμεύσεις για τη συμβολή που χρειάζεστε από αυτούς για να επιτύχουν τα νέα συστήματα.
Βεβαιωθείτε ότι τα πράγματα κινούνται προς το σχεδιασμό
Κατά τη διάρκεια της φάσης εφαρμογής, κατά τη διαχείριση της αλλαγής, ο οργανισμός πρέπει να χρησιμοποιεί τεχνικές επίλυσης προβλημάτων για να καθορίσει εάν η αλλαγή έχει τα επιθυμητά αποτελέσματα. Οι ηγέτες της προσπάθειας αλλαγής πρέπει να λάβουν τα ακόλουθα βήματα για να διασφαλίσουν ότι οι αλλαγές είναι επιτυχείς.
- Σχεδιάστε ένα σύστημα για να μετρήσετε τις επιπτώσεις της αλλαγής ή της βελτίωσης στα συστήματα εργασίας σας, την αλληλεπίδραση των ανθρώπων, την αλληλεπίδραση των πελατών και κάθε στοιχείο του οργανισμού σας που εμπλέκεται ή επηρεάζεται. Ένα παράδειγμα είναι πώς η αλλαγή επηρέασε την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων σας. Πόση πρόσθετη εργασία έχουν οι εργαζόμενοι που επενδύουν στα νέα συστήματα εργασίας που προκλήθηκαν από τις αλλαγές;
- Αντιμετώπιση πηγών συνεχιζόμενης αντίστασης και συγκρούσεων . Αυτό είναι πολλές φορές οι εργαζόμενοι που δεν έχουν εμπλακεί στην εφαρμογή των αλλαγών μέχρι αυτό το σημείο.
- Βεβαιωθείτε ότι τα προβλήματα που προκαλούνται από την εφαρμογή και τη μετάβαση αντιμετωπίζονται το συντομότερο δυνατόν. Δεν θα λύσουν τους εαυτούς τους και, αν παραμείνουν ανεπίλυτα, θα φθαίνουν ακριβώς κάτω από την επιφάνεια. Τα προβληματικά προβλήματα δημιουργούν πίσω τους τα άσχημα κεφάλια τους στις πιο δυσάρεστες στιγμές και υπονομεύουν την επιτυχία των αλλαγών σας.
- Μετρήστε την επιτυχία της αλλαγής. Θα θελήσετε να αποδείξετε ότι η αλλαγή παράγει τα αποτελέσματα για τα οποία προοριζόταν. Ή, αν οι αλλαγές δεν είναι, θα θελήσετε να κάνετε διορθώσεις πορείας στην πορεία.
- Βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές στην πραγματικότητα επιλύουν τα προβλήματα που έχουν σχεδιαστεί για την αντιμετώπιση. Οι προσπάθειές σας για τη μέτρηση των επιπτώσεων των αλλαγών θα σας βοηθήσουν στην πρωτοβουλία αυτή.
- Παρέχετε σχόλια σε όλα τα μέλη του οργανισμού σας σχετικά με την πρόοδο που συμβαίνει και την τρέχουσα κατάσταση των προσπαθειών αλλαγής.
- Απαντήστε γρήγορα σε τυχόν προβλήματα που εντοπίζονται όταν μοιράζεστε ανατροφοδότηση σχετικά με την πρόοδο της αλλαγής. Οι υπάλληλοί σας βρίσκονται στην καλύτερη θέση να εντοπίσουν τα προβλήματα και τα σημεία πόνου που μπορεί να υπονομεύσουν την επιτυχία της εφαρμογής των αλλαγών σας.
- Πλήρης και λεπτομερής συντονισμός των αλλαγών και των συστημάτων που χρησιμοποιείτε για τη μέτρηση των επιπτώσεων της αλλαγής στον οργανισμό σας και στους υπαλλήλους σας.
Η κατώτατη γραμμή
Εάν ενσωματώσετε αυτά τα μέτρα όταν βρίσκεστε στο στάδιο υλοποίησης των προσπαθειών αλλαγής, θα αυξήσετε την πιθανότητα να εφαρμόσετε αποτελεσματικά τις αλλαγές στο εσωτερικό του οργανισμού σας. Δεν έχει καλύτερη από αυτή. Η απουσία οποιουδήποτε από αυτούς τους παράγοντες επιτυχίας υπονομεύει τις πιθανότητές σας για ένα θετικό αποτέλεσμα.