Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε το ίδιο βασικό πρότυπο κάθε φορά για να μοιράζεστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας - δεν είναι καιρός να γίνετε δημιουργικοί. Δεν θέλετε να κάνετε τον παραλήπτη να κάνει οποιαδήποτε εργασία για να μάθετε πώς να έρθετε σε επαφή μαζί σας, αλλά ο τρόπος με τον οποίο θα συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα διαφέρει ανάλογα με τη μέθοδο που χρησιμοποιείτε για να στείλετε τη συνοδευτική σας επιστολή.
Παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τον καλύτερο τρόπο επικοινωνίας με εσάς
Στη συνοδευτική επιστολή σας, ανεξάρτητα από τις πληροφορίες επικοινωνίας που συμπεριλαμβάνετε - τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο - υποδείξτε στον παραλήπτη τον πιο γρήγορο τρόπο επικοινωνίας μαζί σας. Εάν στέλνετε μια επιστολή συνοδευτικής επιστολής, για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας στον αριθμό τηλεφώνου παραπάνω".
Ή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα μπορούσατε να πείτε: "Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς - η ηλεκτρονική μου διεύθυνση και ο αριθμός τηλεφώνου μου είναι στην υπογραφή μου παρακάτω." Μια απλή φράση στο συμπέρασμα της συνοδευτικής επιστολής σας θα καταστήσει σαφές στους εργοδότες τόσο το πού θα βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας όσο και τον καλύτερο τρόπο για να έρθετε σε επαφή.
Τμήμα επαφής: Έγγραφο επιστολής
Όταν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή προς αποστολή αλληλογραφίας ή για να ανεβάσετε σε μια πλατφόρμα εργασίας ή μια ιστοσελίδα της εταιρείας, το πρώτο τμήμα της συνοδευτικής επιστολής σας θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες για τον τρόπο με τον οποίο ο εργοδότης μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας. Αν έχετε στοιχεία επικοινωνίας για τον εργοδότη, συμπεριλάβετε το, αλλιώς, απλά καταγράψτε τις πληροφορίες σας.
Για ένα συνοδευτικό επιστολόχαρτο που είναι τυπωμένο σε χαρτί, τοποθετήστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας επάνω αριστερά. Χρησιμοποιήστε ένα μεμονωμένο διάστημα και μια συνεπή γραμματοσειρά και διαμορφώστε την ως μπλοκ πληροφοριών που ανήκουν μαζί.
Σε χαρτί, θα συμπεριλαμβάνετε πάντα την πλήρη ταχυδρομική σας διεύθυνση (μετά από όλα, συμπεριλαμβάνετε την πλήρη διεύθυνση του παραλήπτη, καθώς αποστέλλετε την επιστολή).
Τα πρόσθετα στοιχεία επικοινωνίας πρέπει να περιλαμβάνουν τον αριθμό τηλεφώνου σας και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αφήστε ένα κενό, προσθέστε την ημερομηνία και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη, με απλή απόσταξη. Συμπεριλάβετε τόσο το όνομα του ατόμου στο οποίο στέλνετε την επιστολή και τον τίτλο αυτού καθώς και το όνομα του οργανισμού.
Οι ειδικοί συστήνουν έντονα την έρευνά σας, ώστε να γνωρίζετε το όνομα του ατόμου που λαμβάνει την επιστολή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ιστοσελίδα της εταιρείας ή το LinkedIn για να προσπαθήσετε να προσδιορίσετε το όνομα του διαχειριστή προσλήψεων. Ή, καλέστε την κύρια γραμμή της εταιρείας και δείτε αν μπορεί να βοηθήσει ο ρεσεψιονίστ.
Αν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε το όνομα μιας επαφής, απλώς αφήστε το "όνομα" και "τίτλο" στο τμήμα πληροφοριών για τον εργοδότη. Αντ 'αυτού, μπορείτε να βάλετε ένα τμήμα. Για παράδειγμα, "Τμήμα σύνταξης" ή "Ανθρώπινο δυναμικό".
Εδώ θα πρέπει να φαίνεται η αρχή της επιστολής σας:
Οι πληροφορίες επικοινωνίας σας
Το όνομα σου
Η διεύθυνση σου
Η πόλη, η πολιτεία, ο ταχυδρομικός σας κώδικας
Τον αριθμό του τηλεφώνου σας
Η ηλεκτρονική σου διεύθυνση
Ημερομηνία
Στοιχεία επικοινωνίας με τον εργοδότη
Ονομα
Τίτλος
Εταιρία
Διεύθυνση
Πόλη, κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Εάν συμπεριλάβετε τις πληροφορίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε μια γραπτή συνοδευτική επιστολή, φροντίστε να ελέγχετε συχνά το μήνυμά σας, ώστε να μην χάσετε τυχόν πιθανά μηνύματα, ακόμη και αν δεν χρησιμοποιείτε πολύ συχνά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Τμήμα επαφών: Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια διαφορετική ιστορία και δεν είναι καθόλου όπως μια επιστολή συνοδευτικών εγγράφων. Όταν στέλνετε μια συνοδευτική επιστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , δεν πρέπει να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας του εργοδότη. Και αντί να καταχωρίσετε τα δικά σας στοιχεία επικοινωνίας στην κορυφή του μηνύματος, συμπεριλάβετε την υπογραφή σας, μετά το όνομά σας.
Η υπογραφή σας μπορεί να περιλαμβάνει τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως η διεύθυνση του δρόμου ή μόνο το όνομά σας, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο αριθμός τηλεφώνου σας. Ενδέχεται επίσης να συμπεριλάβετε σχετικούς συνδέσμους στο κοινωνικό σας αποτύπωμα, όπως το προφίλ LinkedIn ή την επαγγελματική ιστοσελίδα σας, αν αυτό θα παρέχει πρόσθετες χρήσιμες πληροφορίες ή θα προσθέσει το ανάστημα σας στο επάγγελμα που εργάζεστε.
Ακολουθούν παραδείγματα υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
Παράδειγμα υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ονομα επίθετο
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τηλέφωνο
Υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πλήρες παράδειγμα διεύθυνσης
Ονομα επίθετο
Δρόμος
Πόλη, Πολιτεία, Zip
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τηλέφωνο
Υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με παράδειγμα LinkedIn
Ονομα επίθετο
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τηλέφωνο
Προφίλ LinkedIn
Ενώ ένα μικρό γραφικό μπορεί να είναι αποδεκτό στην υπογραφή σας, μην παρασυρθείτε με πολύ μεγάλες εικόνες της γραπτής υπογραφής σας ή του λογότυπου της εταιρείας σας. Κρατήστε το απλό και επαγγελματικό.