Όταν υποβάλετε αίτηση για δουλειά, ο τρόπος με τον οποίο διαμορφώνετε τη συνοδευτική επιστολή σας είναι σημαντικός επειδή η επιστολή είναι μία από τις πρώτες εντυπώσεις που θα κάνετε σε έναν εργοδότη. Στην πραγματικότητα, ο τρόπος με τον οποίο διαμορφώνετε την επιστολή σας είναι σχεδόν εξίσου σημαντικός με αυτό που γράφετε σε αυτό. Μια συνοδευτική επιστολή που είναι μορφοποιημένη εσφαλμένα ή είναι δύσκολο να διαβαστεί μπορεί γρήγορα να σας εξαλείψει από την ομάδα υποψηφίων, οπότε είναι σημαντικό να δώσετε προσοχή στη μορφοποίηση της επιστολής σας όσο και στο περιεχόμενο της.
Θυμηθείτε ότι η "μορφοποίηση" περιλαμβάνει παράγοντες όπως περιθώρια σελίδων, τύπο και μέγεθος γραμματοσειράς, απόσταση γραμμής, παραγράφων και διατομών και τύπο εγγράφου. Για παράδειγμα, μια επιστολή χωρίς τη σωστή απόσταση μεταξύ των παραγράφων ή με υπερβολικό κείμενο σε μια σελίδα θα φαίνεται γεμάτη ή ένα γράμμα αποθηκευμένο ως τύπος αρχείου που δεν προορίζεται για ένα έγγραφο κειμένου (όπως ένα .jpg ή ένα .png) μπορεί να εμποδίσει τον αναγνώστη από το άνοιγμα και την προβολή του.
Η τήρηση των τυπικών προτύπων στη μορφοποίηση είναι ιδιαίτερα σημαντική, δεδομένου ότι οι δεξιότητες επικοινωνίας είναι σημαντικές σε σχεδόν όλους τους τομείς και η αποτυχία να συντάξετε μια ευανάγνωστη συνοδευτική επιστολή δεν θα εμπνεύσει σίγουρα την εμπιστοσύνη στις ικανότητές σας. Από την άλλη πλευρά, μια συνοδευτική επιστολή που σωστά αποθηκεύεται και χρησιμοποιεί αρκετό λευκό χώρο, μια απλή λογική μεγέθους γραμματοσειρά και ένα κατάλληλο χαιρετισμό και κλείσιμο θα δημιουργήσει μια θετική εντύπωση στους δυνητικούς εργοδότες σας.
Ακολουθούν οι πληροφορίες σχετικά με τις οδηγίες μορφοποίησης των επιστολών κάλυψης, συμπεριλαμβανομένων των περιθωρίων των σελίδων, της επιλογής στυλ και μεγέθους της γραμματοσειράς, της απόστασης μεταξύ των παραγράφων και των τμημάτων και άλλων συμβουλών για τον τρόπο μορφοποίησης των συνοδευτικών επιστολών για την απασχόληση.
Παράδειγμα φόρμας επιστολής εξόδου
Οι πληροφορίες επικοινωνίας σας
Ονομα
Διεύθυνση
Πόλη, κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Τηλεφωνικό νούμερο
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ημερομηνία
Στοιχεία επικοινωνίας με τον εργοδότη (εάν το έχετε)
Ονομα
Τίτλος
Εταιρία
Διεύθυνση
Πόλη, κράτος, ταχυδρομικός κώδικας
Χαιρετισμός
Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο,
- Επιστολή καλωσορίσματος Παραδείγματα : Σημείωση: Εάν δεν έχετε όνομα επικοινωνίας, μπορείτε να παραλείψετε ολόκληρο το χαιρετισμό. Ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Dear Hiring Manager, τον οποίο μπορεί να ενδιαφέρει ή ένα από τα άλλα παραδείγματα που αναφέρονται στη σύνδεση. Στην ιδανική περίπτωση, θα μπορείτε να απευθύνετε τη συνοδευτική σας επιστολή σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Η διεξαγωγή έρευνας μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε ποιος είναι το καταλληλότερο πρόσωπο για να λάβετε την επιστολή. Σημείωση: Εάν δεν γνωρίζετε το φύλο της επαφής σας, μπορείτε να γράψετε το πλήρες όνομα του ατόμου, π.χ. "Αγαπητέ Cory Smith" ή "Αγαπητέ Ιορδανία Ενορία".
Σώμα της συνοδευτικής επιστολής
Το σώμα της συνοδευτικής επιστολής σας επιτρέπει στον εργοδότη να γνωρίζει σε ποια θέση υποβάλλετε αίτηση, γιατί ο εργοδότης πρέπει να σας επιλέξει για συνέντευξη και πώς θα ακολουθήσετε. Οργανώστε το σώμα της συνοδευτικής επιστολής σας στις ακόλουθες παραγράφους:
- Πρώτη παράγραφος
Η πρώτη παράγραφος της επιστολής σας πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες για το λόγο που γράφετε. Αναφέρετε τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση και όπου βρήκατε τη λίστα εργασίας. Συμπεριλάβετε το όνομα μιας αμοιβαίας επαφής, αν έχετε ένα.
- Μέση παράγραφος (ες)
Το επόμενο τμήμα της συνοδευτικής επιστολής σας θα πρέπει να περιγράφει τι πρέπει να προσφέρετε στον εργοδότη. Αναφέρετε ειδικά πώς τα προσόντα σας ταιριάζουν με την εργασία για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Σκεφτείτε αυτό το τμήμα της συνοδευτικής επιστολής, όπως εκείνο που κάνετε ένα βήμα για να ταιριάζει ως υπάλληλος και να δείξετε τι σας κάνει σπουδαίο υποψήφιο. Λάβετε υπόψη ότι οι εργοδότες θα ενδιαφέρονται περισσότερο για το τι μπορείτε να κάνετε για αυτούς, παρά για μια λίστα με την εργασιακή εμπειρία σας. Κάντε σαφή τη σύνδεση μεταξύ των προσόντων σας και των απαιτήσεων εργασίας . Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να ερμηνεύσετε το βιογραφικό σας σημείωμα - μην το επαναλαμβάνετε από αυτό.
- Τελική παράγραφος
Συμπληρώστε τη συνοδευτική επιστολή σας, ευχαριστώντας τον εργοδότη για το γεγονός ότι σας εξέτασε τη θέση. Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με το πώς θα ακολουθήσετε. Προαιρετικά, μπορείτε να επαναλάβετε σύντομα γιατί θα ήταν κατάλληλη για τη θέση.
Δωρεάν Κλείσιμο
Με εκτίμηση,
Υπογραφή
Χειρόγραφη υπογραφή (για έντυπο αντίγραφο)
Υπογεγραμμένη υπογραφή
Ο ευκολότερος τρόπος να μορφοποιήσετε μια συνοδευτική επιστολή
Ο ευκολότερος τρόπος για να μορφοποιήσετε ένα γράμμα είναι να γράψετε πρώτα το γράμμα και στη συνέχεια να το διαμορφώσετε. Αφού έχετε στη διάθεσή σας όλο το περιεχόμενο (πληροφορίες επικοινωνίας, γιατί υποβάλετε αίτηση και προσόντα, υπογραφή κ.λπ.) στη σελίδα, μπορείτε να προσαρμόσετε εύκολα τα περιθώρια, τη γραμματοσειρά και την ευθυγράμμιση. Ακολουθεί μια επισκόπηση κάθε τμήματος.
- Τμήμα επαφής : Ο τρόπος με τον οποίο θα συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα διαφέρει ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο στέλνετε τη συνοδευτική επιστολή σας. Αν ανεβάζετε ή αποστέλλετε ένα γράμμα, τοποθετήστε τις πληροφορίες στο επάνω μέρος της σελίδας. Με μια συνοδευτική επιστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα πρέπει να βρίσκονται κάτω από την υπογραφή σας.
- Διεύθυνση Εργοδοτούμενου : Πώς αντιμετωπίζετε τη συνοδευτική επιστολή θα εξαρτηθεί από την ποσότητα των πληροφοριών που έχετε σχετικά με τον εργοδότη.
- Χαιρετισμός : Ένα χαιρετισμό είναι ο χαιρετισμός που συμπεριλαμβάνετε στην αρχή μιας συνοδευτικής επιστολής. Δείτε πώς μπορείτε να γράψετε ένα χαιρετισμό, συμπεριλαμβανομένου του τι θα χρησιμοποιήσετε εάν δεν έχετε το όνομα ενός ατόμου επικοινωνίας που θα καταχωρηθεί.
- Σώμα : Το σώμα μιας συνοδευτικής επιστολής περιλαμβάνει τις ενότητες στις οποίες εξηγείτε γιατί σας ενδιαφέρει και έχετε τα προσόντα για την εργασία για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Δείτε τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε κάθε ενότητα ή την επιστολή σας.
- Παράγραφοι και λίστες με κουκκίδες : Μια πιο παραδοσιακή συνοδευτική επιστολή περιέχει γραπτές παραγράφους που περιγράφουν τα προσόντα σας. Μια άλλη επιλογή είναι να συμπεριλάβετε έναν κατάλογο των ειδικών προσόντων που έχετε για την εργασία.
- Κλείσιμο : Όταν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή ή αποστέλλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να υποβάλετε αίτηση για μια εργασία, είναι σημαντικό να κλείσετε την συνοδευτική σας επιστολή με επαγγελματικό τρόπο. Δείτε πώς μπορείτε να κλείσετε την επιστολή σας με την τάξη.
Επιλογές μορφοποίησης για τα συνοδευτικά γράμματα
Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές μορφοποίησης που πρέπει να έχετε κατά νου όταν γράφετε την επιστολή σας:
- Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έναντι σκληρού αντιγράφου: Το παραπάνω επιστολότυπο μορφοποιείται για ένα εκτυπωμένο έντυπο αντίγραφο. Εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη συνοδευτική επιστολή σας, θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στη γραμμή θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Δείτε περισσότερες συμβουλές για τη μορφοποίηση της συνοδευτικής επιστολής σας .
- Επιλογές γραμματοσειράς: Οι λεπτομέρειες μετρώνται όταν πρόκειται για συνοδευτικά γράμματα, οπότε επιλέξτε μια επαγγελματική γραμματοσειρά μεγέθους 10 ή 12 σημείων. Δεν είναι καιρός να ξεσπάσουν emoticons ή emojis!
- Διαχωρισμός: Η επιστολή σας πρέπει να είναι μεμονωμένη. Συμπεριλάβετε ένα διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου και, γενικά, ένα διάστημα μεταξύ κάθε τμήματος του γράμματος. (Δηλαδή, πρέπει να υπάρχει ένα διάστημα μεταξύ της διεύθυνσης και της ημερομηνίας και στη συνέχεια μεταξύ της ημερομηνίας και του χαιρετισμού.) Σε μια συνοδευτική επιστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στην οποία έχουν απομείνει πολλά τμήματα, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ένα διάστημα μεταξύ της πρόσκλησης και μεταξύ κάθε παραγράφου και άλλου χώρου πριν από το δωρεάν κλείσιμο.
- Διόρθωση: Να θυμάστε ότι η σημείωση σχετικά με τις λεπτομέρειες με τις συνοδευτικές επιστολές; Βεβαιωθείτε ότι αποφύγετε λάθη με προσεκτική διόρθωση της επιστολής σας. Χρησιμοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο του επεξεργαστή κειμένου για να εντοπίσετε κοινά σφάλματα και, στη συνέχεια, σκεφτείτε να διαβάσετε την επιστολή σας με δόλωμα - ή να την αναθέσετε σε έναν φίλο, για να εντοπίσετε επιπλέον σφάλματα. Ακολουθούν οι οδηγίες για τη διόρθωση της συνοδευτικής σας επιστολής .
Εξετάστε τα δείγματα της επιστολής κάλυψης
Παραδείγματα συνοδευτικών επιστολών για ποικίλους τύπους θέσεων εργασίας , τύπους ατόμων που αναζητούν εργασία και είδη αιτήσεων εργασίας. Στη συνέχεια, αρχίστε να γράφετε τη συνοδευτική επιστολή σας σε πέντε εύκολα βήματα .