Το παρακάτω πρότυπο δείχνει τη μορφή ενός τυπικού γράμματος αναφοράς. Αυτή η μορφή είναι κατάλληλη για αναφορά για την απασχόληση , καθώς και για σύσταση μεταπτυχιακού σχολείου . Υπάρχουν επίσης συμβουλές ανασκόπησης για το τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε κάθε ενότητα μιας επιστολής αναφοράς.
Πρότυπο επιστολής αναφοράς
Χαιρετισμός
Εάν γράφετε μια προσωπική επιστολή αναφοράς όπου γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη, συμπεριλάβετε ένα χαιρετισμό (Αγαπητέ κ. Μαρίνα, Αγαπητέ κα Templeton, κλπ.). Αν γράφετε μια γενική επιστολή, πείτε "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί " ή απλά μην συμπεριλάβετε καθόλου χαιρετισμό.
Παράγραφος 1
Η πρώτη παράγραφος του προτύπου επιστολής αναφοράς εξηγεί τη σύνδεσή σας με το άτομο που συστήνετε, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο γνωρίζετε και γιατί είστε κατάλληλος για να γράψετε μια επιστολή αναφοράς για να τις συστήσετε για απασχόληση ή εγγραφή στο σχολείο. Συνήθως, αυτό το τμήμα της επιστολής θα διευκρινίζει πόσο καιρό έχετε γνωρίσει το άτομο, ή να καθορίσετε τα χρόνια που εργάστηκαν μαζί, δίδαξε το άτομο, ήταν στην ίδια τάξη κλπ.
Παράγραφος 2
Η δεύτερη παράγραφος του προτύπου επιστολής αναφοράς περιέχει συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το άτομο για το οποίο γράφετε, συμπεριλαμβανομένου του λόγου για τον οποίο είναι ειδικευμένοι, τι μπορούν να συνεισφέρουν και γιατί παρέχετε μια επιστολή αναφοράς.
Μπορείτε και θα πρέπει να συμπεριλάβετε εδώ τα σημαντικά ανέκδοτα ή λεπτομέρειες. Αυτά τα σύντομα παραδείγματα θα δημιουργήσουν ένα αξέχαστο πλαίσιο που θα βοηθήσει το άτομο που συστήνετε να ξεχωρίζει από τον ανταγωνισμό.
Εάν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε περισσότερες από μία παραγράφους για να δώσετε λεπτομέρειες.
Παράγραφος 3
Κατά τη σύνταξη συγκεκριμένης επιστολής που αναφέρει έναν υποψήφιο για συγκεκριμένο άνοιγμα θέσεων εργασίας, η επιστολή αναφοράς θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι δεξιότητες του ατόμου αντιστοιχούν στη θέση για την οποία υποβάλλουν αίτηση.
Θυμηθείτε ότι στην πραγματικότητα «εμπορεύεστε» τις δεξιότητες αυτού του ατόμου - και όσο πιο κοντά το σύνολο δεξιοτήτων τους αντικατοπτρίζει την περιγραφή της θέσης εργασίας, τόσο πιο πιθανό είναι ότι θα έλθει σε επαφή για μια συνέντευξη.
Ζητήστε ένα αντίγραφο της απόσπασης εργασίας και ένα αντίγραφο του βιογραφικού του ατόμου ώστε να μπορείτε να στοχεύσετε την επιστολή αναφοράς σας αναλόγως. Στη συνέχεια, μόλις αναθεωρήσετε αυτά τα υλικά, ρωτήστε τον εαυτό σας: "Γιατί νομίζω ότι το [XXX] είναι πολύ κατάλληλο για αυτή τη δουλειά;" Γράψτε μια λίστα με παραδείγματα για το πώς αυτό το άτομο έχει επιδείξει τις δεξιότητες που περιγράφονται στην περιγραφή εργασίας, και στη συνέχεια να τα χρησιμοποιήσετε για να ενισχύσετε αυτή την παράγραφο και να την κάνετε "ποπ".
Περίληψη
Αυτή η ενότητα του προτύπου επιστολής αναφοράς περιέχει μια σύντομη περίληψη του γιατί συστήνετε το άτομο. Δηλώστε ότι "συστήνετε ιδιαίτερα" το άτομο ή εσείς "συστήνετε χωρίς επιφύλαξη" ή κάτι παρόμοιο.
συμπέρασμα
Η τελική παράγραφος του προτύπου επιστολής αναφοράς περιέχει μια προσφορά για την παροχή περισσότερων πληροφοριών. Μπορείτε να συμπεριλάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου μέσα στην παράγραφο ή να ανατρέξετε στον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση επιστροφής της επιστολής σας ("Για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε μαζί μου στον αριθμό τηλεφώνου ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρεται παραπάνω"). Συμπεριλάβετε ένα ευγενικό κλείσιμο και μετά το όνομα και τον τίτλο σας.
Με εκτιμιση,
Όνομα συγγραφέα
Τίτλος
Τι πρέπει να συμπεριλάβετε σε μια επιστολή αναφοράς;
Εάν πρέπει να γράψετε μια επιστολή αναφοράς για κάποιον, ίσως να αναρωτιέστε ποιες λεπτομέρειες πρέπει να συμπεριλάβετε και τι να αφήσετε έξω. Μια επιστολή αναφοράς θα πρέπει να παρέχει ένα πλαίσιο σχετικά με το ποιος είστε και ποια είναι η σύνδεσή σας με το πρόσωπο που συστήνετε.
Είναι επίσης σημαντικό να συμπεριληφθούν πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τους οποίους το άτομο έχει τα προσόντα και τις λεπτομέρειες των ειδικών δεξιοτήτων του . Επίσης, δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε περίπτωση που η εταιρεία ή το σχολείο έχει τυχόν επακόλουθες ερωτήσεις.
Να είστε ειλικρινείς στην επιστολή αναφοράς σας, καθώς αντανακλάται σε εσάς καθώς και στον υποψήφιο - δεν πρέπει να γράψετε μια λαμπερή αναφορά σε κάποιον που δεν γνωρίζετε καλά ή δεν πιστεύετε ότι θα ήταν καλός υπάλληλος. Τούτου λεχθέντος, αποφύγετε να είστε αρνητικοί ή να ανατρέφετε σφάλματα ή αδυναμία.
Εάν έχετε έντονες αμφιβολίες για την υποψηφιότητα ενός ατόμου, να είστε ειλικρινείς και να τους ενημερώσετε ότι δεν είστε ικανοποιημένοι να γράψετε μια αναφορά γι 'αυτούς.
Δείγματα επιστολών αναφοράς
Είναι χρήσιμο να αναθεωρήσετε δείγματα επιστολών αναφοράς για να δείτε πώς άλλοι συγγραφείς αναφοράς έχουν ενσωματώσει τις συστάσεις τους στο πρότυπο επιστολής αναφοράς. επισκεφθείτε τον παραπάνω σύνδεσμο για να δείτε μερικά παραδείγματα.