Διαβάστε παρακάτω για συμβουλές σχετικά με τον τρόπο σύνταξης μιας επιστολής αναφοράς, καθώς και για τα υλικά που πρέπει να ζητήσετε από τον υποψήφιο και πότε να πείτε όχι (και πώς να πείτε όχι) για να γράψετε μια επιστολή για κάποιον.
Τι είναι μια Επιστολή Αναφοράς;
Μια επιστολή αναφοράς, επίσης γνωστή ως συστατική επιστολή, είναι μια επιστολή που μιλάει για την εργασιακή εμπειρία, τις δεξιότητες, την τεχνογνωσία, τις προσωπικές ιδιότητες και / ή την ακαδημαϊκή απόδοση κάποιου. Είναι γραμμένο από έναν πρώην εργοδότη, συνάδελφο, πελάτη, δάσκαλο ή κάποιον άλλο που μπορεί να μιλήσει θετικά για το συγκεκριμένο άτομο.
Όταν χρειάζεστε επιστολές αναφοράς
Χρειάζεστε γράμματα αναφοράς, συνήθως περίπου τρεις, όταν ισχύουν για θέσεις εργασίας, πρακτική άσκηση, εθελοντικές θέσεις, κολέγια και μεταπτυχιακά σχολικά προγράμματα. Μια επιστολή αναφοράς είναι μια θετική υποστήριξη των δεξιοτήτων και των χαρακτηριστικών σας, γραμμένη από κάποιον εξοικειωμένο με την εργασία, τον χαρακτήρα και τα επιτεύγματά σας.
Η επιστολή αναφοράς εξηγεί γιατί ο αναγνώστης θα πρέπει να επιλέξει εσάς και τι σας χαρακτηρίζει την ευκαιρία για την οποία υποβάλλετε αίτηση. Οι επιστολές μπορούν να ζητηθούν από τον οργανισμό που εξετάζει το άτομο για εργασία ή αποδοχή σε ένα ίδρυμα ή μπορεί να προσφερθεί από τον αιτούντα εργασία ή από τον αιτούντα.
Τι περιλαμβάνεται σε μια επιστολή αναφοράς
Μια επιστολή αναφοράς είναι μια θετική υποστήριξη των δεξιοτήτων και των χαρακτηριστικών σας. Εξηγεί γιατί ο αναγνώστης θα πρέπει να σας επιλέξει και τι σας χαρακτηρίζει την ευκαιρία για την οποία υποβάλλετε αίτηση.
Μια επαγγελματική επιστολή αναφοράς συνήθως γράφεται από έναν επιβλέποντα, συνάδελφο, πελάτη, δάσκαλο ή καθηγητή που γνωρίζει καλά τα επιτεύγματά σας σε ένα περιβάλλον εργασίας.
Περιλαμβάνει συνήθως μια περιγραφή της θέσης και των αρμοδιοτήτων σας, της διάρκειας του χρόνου σας στην εταιρεία και των ικανοτήτων, των προσόντων και των συνεισφορών σας στον οργανισμό.
Ένας χαρακτήρας ή προσωπική επιστολή αναφοράς μπορεί να γραφτεί από οικογενειακό φίλο, μέντορα ή γείτονα που μπορεί να πιστοποιήσει τα γνωρίσματα που θα σας κάνουν καλό υποψήφιο για τη θέση που αναζητάτε. Εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο ο συγγραφέας σας γνωρίζει και συζητά τα προσωπικά σας χαρακτηριστικά όπως θα εφαρμόζονται σε μια θέση εργασίας.
Τι πρέπει να κάνετε πριν γράψετε μια επιστολή αναφοράς
Σκεφτείτε πριν λέτε «Ναι». Πριν συμφωνήσετε να γράψετε την επιστολή, βεβαιωθείτε ότι αισθάνεστε ότι μπορείτε να γράψετε μια θετική επιστολή αναφοράς για αυτό το άτομο. Αν δεν γνωρίζετε καλά το άτομο ή δεν νομίζετε ότι μπορείτε να μιλήσετε ιδιαίτερα για τις δεξιότητες ή τις ικανότητες του ατόμου, καλό είναι να απορρίψετε το αίτημα για σύσταση . Στην πραγματικότητα, είναι καλύτερο να πείτε όχι στη σύνταξη μιας σύστασης αντί να γράψετε μια αρνητική αναφορά για το άτομο. Μπορείτε να είστε ασαφής όταν απορρίπτετε το αίτημα, απλά λέγοντας "Δεν αισθάνομαι ότι θα ήταν το καλύτερο άτομο να σας γράψω μια σύσταση." Εάν είναι δυνατόν, προτείνετε κάποιον άλλο που θα μπορούσε να ζητήσει.
Ζητήστε πληροφορίες. Είναι μια καλή ιδέα να ζητήσετε από το άτομο αντίγραφο του βιογραφικού σημειώματος ή του βιογραφικού σημειώματος, ακόμα και αν τα έχετε γνωρίσει για πολύ καιρό.
Μπορεί να έχουν νέα διαπίστευση ή επιτεύγματα και θέλετε να δώσετε όσο το δυνατόν περισσότερες τρέχουσες πληροφορίες. Αυτό θα σας βοηθήσει επίσης να δώσετε οδηγίες που θα χρησιμοποιηθούν κατά τη σύνταξη της επιστολής.
Εάν η επιστολή αναφοράς είναι για μια συγκεκριμένη ευκαιρία απασχόλησης, ζητήστε επίσης αντίγραφο της απόσπασης εργασίας. Ομοίως, εάν η επιστολή αναφοράς είναι για ένα συγκεκριμένο σχολείο ή πρόγραμμα, ζητήστε μερικές πληροφορίες σχετικά με το σχολείο. Όσο περισσότερες πληροφορίες έχετε, τόσο πιο εύκολο θα είναι να γράψετε το γράμμα.
Δείτε όλες τις λεπτομέρειες. Μαζί με την αίτηση για πληροφορίες σχετικά με τον υποψήφιο, πάρτε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για το πώς να υποβάλετε την επιστολή. Ρωτήστε με ποιον πρέπει να στείλετε την επιστολή, πότε είναι η προθεσμία και ποια μορφή πρέπει να είναι η επιστολή. Ζητήστε επίσης να μάθετε αν υπάρχουν κάποια στοιχεία που το σχολείο ή ο εργοδότης θέλει να συμπεριλάβετε στην επιστολή σας.
Τι να συμπεριλάβετε σε μια επιστολή αναφοράς
Εάν ο υποψήφιος δεν σας δώσει μια φόρμα για να γράψετε τη σύστασή σας, θα πρέπει να γράψετε την αναφορά ως επίσημη επιστολή. Μια επιστολή αναφοράς θα πρέπει να ξεκινά από εσάς και από τα στοιχεία επικοινωνίας του εργοδότη (όνομα, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) που ακολουθείται από την ημερομηνία. Αν πρόκειται για μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί για πραγματική επιστολή, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο τέλος της επιστολής, μετά την υπογραφή σας .
Πληροφορίες επικοινωνίας και χαιρετισμός: Εάν γράφετε την επιστολή σε ένα άτομο ή μια επιτροπή ενοικίασης, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας που βρίσκονται στην κορυφή της επιστολής και στο χαιρετισμό σας. Εάν γράφετε μια γενική επιστολή, θα μπορούσατε να γράψετε στο " ποιον μπορεί να αφορά " ή απλά να ξεκινήσετε την επιστολή σας με την πρώτη παράγραφο.
Χαιρετισμός: Ξεκινήστε την επιστολή σας με το "Αγαπητέ κ. / Μ. Επώνυμο." Αν δεν γνωρίζετε το επώνυμο του εργοδότη, απλά γράψτε, "Αγαπητέ Υπεύθυνος Μίσθωσης". Εάν ο υποψήφιος υποβάλλει αίτηση σε ακαδημαϊκό πρόγραμμα, μπορείτε να γράψετε την "Αγαπητέ Επιτροπή Εισαγωγής".
Εισαγωγή: Εξηγήστε τη σχέση σας με το πρόσωπο για το οποίο γράφετε την επιστολή. Μπορείτε να συμπεριλάβετε πόσο καιρό γνωρίζετε το άτομο. Τότε εξηγήστε γιατί γράφετε την επιστολή. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει το όνομα της εταιρείας, την εργασία, το σχολείο ή την ευκαιρία για την οποία υποβάλλει αίτηση. Για παράδειγμα, "Είμαι ο προϊστάμενος του James Smith στην εταιρεία XYZ για τα τελευταία πέντε χρόνια. Είμαι στην ευχάριστη θέση να τον συστήσω για τη θέση του διευθυντή της ABC Company.
Επισκόπηση σώματος: Στο σώμα της επιστολής, περιλαμβάνουν συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τα προσωπικά χαρακτηριστικά του υποψηφίου (δημιουργικότητα, υπομονή, εμπιστοσύνη κ.λπ.), ειδικές δεξιότητες (άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, οργανωτικές ικανότητες κλπ.). Να είστε όσο πιο συγκεκριμένοι γίνεται.
Πρώτη παράγραφος: Στην πρώτη παράγραφο της επιστολής αναφοράς εξηγείται η σύνδεσή σας με το άτομο που συστήνετε, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο γνωρίζετε και γιατί είστε κατάλληλος για να γράψετε μια επιστολή αναφοράς για να συστήσετε απασχόληση ή μεταπτυχιακό σχολείο. Αναφέρετε τη σχέση (προσωπική ή επαγγελματική) που έχετε με το άτομο που συστήνετε.
Δεύτερη παράγραφος (και τρίτη και τέταρτη)
Οι μεσαίες παραγράφους της επιστολής αναφοράς περιέχουν πληροφορίες σχετικά με το πρόσωπο που γράφετε, συμπεριλαμβανομένου του λόγου για τον οποίο είναι ειδικευμένοι και τι μπορούν να συνεισφέρουν. Εάν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε περισσότερες από μία παραγράφους για να δώσετε λεπτομέρειες. Να είστε συγκεκριμένοι και να μοιράζεστε παραδείγματα για τους οποίους το συγκεκριμένο άτομο είναι υποψήφιος με τα προσόντα Αν μπορείτε, αναφέρετε συγκεκριμένες περιπτώσεις όπου παρατηρήσατε ότι το άτομο χρησιμοποιεί επιτυχώς τις δεξιότητες που απαιτούνται για τη θέση.
Προσπαθήστε να περιγράψετε τις ιδιότητες και τις δεξιότητες που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη εργασία , το σχολείο ή την ευκαιρία. Για παράδειγμα, εάν το άτομο υποβάλλει αίτηση για δουλειά ως διευθυντής, εστιάστε στην ηγεσία και τις δεξιότητες επικοινωνίας του ατόμου.
Επιστολή Κλείσιμο
Στην παράγραφο κλεισίματος, προσφέρετε περισσότερες πληροφορίες και συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας (τηλέφωνο και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) ώστε να είστε διαθέσιμος για να δώσετε μια προφορική σύσταση ή να απαντήσετε σε άλλες ερωτήσεις εάν χρειάζεται. Μπορείτε επίσης να επαναλάβετε ότι συστήνετε αυτό το άτομο "ολόψυχα" ή "χωρίς επιφύλαξη".
Υπογραφή: Τερματίστε το γράμμα με την υπογραφή σας, με το χέρι, ακολουθούμενο από το πληκτρολόγημά σας. Εάν πρόκειται για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλά συμπεριλάβετε το πληκτρολόγημά σας, ακολουθούμενο από τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Εδώ είναι πώς να τερματίσετε μια επιστολή με παραδείγματα κλείσιμο επιχειρήσεων.
Μήκος επιστολής σύστασης, μορφοποίηση και γραμματοσειρά
Πριν ξεκινήσετε τη σύνταξη της επιστολής: Ζητήστε από τον υποψήφιο να σας στείλει το βιογραφικό του, το αντίγραφο, το βιογραφικό του ή οποιοδήποτε άλλο υλικό που θα σας βοηθήσει να περιγράψετε με ακρίβεια το άτομο. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε μια περιγραφή της θέσης για την οποία υποβάλλει αίτηση και πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία. Όσο περισσότερες πληροφορίες έχετε, τόσο πιο εύκολο θα είναι να γράψετε μια ισχυρή σύσταση.
Διάρκεια: Μια συστατική επιστολή πρέπει να είναι περισσότερες από μία ή δύο παραγράφους. μια επιστολή αυτή η σύντομη υποδηλώνει ότι είτε δεν γνωρίζετε καλά το άτομο είτε δεν το υποστηρίζετε πλήρως. Ωστόσο, θέλετε να κρατήσετε το γράμμα συνοπτικό και να επικεντρωθείτε σε μερικά βασικά σημεία, ώστε να αποφύγετε τη σύνταξη περισσότερων σελίδων. Τρεις ή τέσσερις παράγραφοι που εξηγούν πώς γνωρίζετε το άτομο και γιατί τους συστήνετε είναι ένα κατάλληλο μήκος.
Μορφή: Μια συσταλτική επιστολή πρέπει να είναι ενιαία με ένα κενό μεταξύ κάθε παραγράφου. Χρησιμοποιήστε περίπου 1 "περιθώρια για τα επάνω, κάτω, αριστερά και δεξιά της σελίδας και ευθυγραμμίστε το κείμενό σας προς τα αριστερά (την ευθυγράμμιση για τα περισσότερα έγγραφα).
Γραμματοσειρά: Χρησιμοποιήστε μια παραδοσιακή γραμματοσειρά όπως Times New Roman, Arial ή Calibri. Το μέγεθος της γραμματοσειράς πρέπει να είναι μεταξύ 10 και 12 μονάδων, επομένως είναι εύκολο να το διαβάσετε. Η ρύθμιση του μεγέθους της γραμματοσειράς είναι ένας καλός τρόπος για να διατηρήσετε την επιστολή σας σε μία σελίδα.
Επεξεργασία: Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει την επιστολή σας πριν την στείλετε. Μπορείτε να έχετε κάποιον άλλο να επεξεργαστεί την επιστολή, αλλά να αποκρύψει το όνομα του υποψηφίου για να διατηρήσει την ιδιωτικότητά του.
Ανατρέξτε σε ένα παράδειγμα
Αγαπητέ κα Johnson,
Είμαι ενθουσιασμένος να συστήσω τη Sarah Jones για τη θέση του διευθυντή ψηφιακού μάρκετινγκ στο Saber Marketing & PR. Ως διευθυντής μάρκετινγκ της A & B Media, είχα την ευχαρίστηση να δουλέψω ως προϊστάμενος της Sarah, όταν ήταν εδώ ως συνεργάτης μάρκετινγκ. Υπεύθυνη, έγκαιρη και εξαιρετικά φωτεινή, η Sarah ήταν από τα καλύτερα ταλέντα της A & B Media, και υποστηρίζω απόλυτα τα προσόντα της και το σύνολο δεξιοτήτων της.
Έμεινα συνεχώς εντυπωσιασμένος από τη γνώση που έφερε στο τραπέζι και την αφοσίωσή της να παραμείνει στην κορυφή των τελευταίων στον τομέα. Η Sarah συνδυάζει τις έντονες δεξιότητες ανάλυσης με μια ισχυρή διαίσθηση και πάντα ήξερα ότι θα μπορούσα να την επικαλεστώ για να τηρήσω τις προθεσμίες και να υπερβούμε τις προσδοκίες μας. Κατά τη διάρκεια των δύο ετών μαζί της, επιτύχαμε πολλά επιτεύγματα, από την αύξηση της εμπιστοσύνης των κοινωνικών μέσων μας κατά 20%, στη μείωση του ποσοστού εγκατάλειψης του ιστότοπού μας κατά 10%, στην αύξηση της απόδοσης επένδυσής μας στις ψηφιακές καμπάνιες κατά 15%.
Ενώ η επαγγελματική αίσθηση της Sarah ήταν εξαιρετικά πολύτιμη για την A & B Media, ήταν επίσης ένας θαυμάσιος παίκτης της ομάδας. Αισιόδοξος, αφοσιωμένος και εύκολος στην επικοινωνία, η Sarah ήταν μια αληθινή χαρά που είχε στο γραφείο και προώθησε πολλές θετικές σχέσεις τόσο στο τμήμα μας όσο και σε όλη την εταιρεία.
Με αυτό είπε, είμαι πολύ σίγουρος για τη σύστασή μου και πιστεύω ότι η Sarah θα είναι μια μεγάλη καταλληλότητα για Saber Marketing & PR. Εάν θέλετε να μιλήσετε περισσότερο για την εμπειρία μου που εργάζεται με τη Sarah, παρακαλώ στείλτε μου email στο melissa@abmedia.com ή τηλεφωνήστε μου στο 555-555-5555.
Με εκτιμιση,
Μελίσσα Μπράντλεϊ
Διευθυντής μάρκετινγκ
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Διαμόρφωση της επιστολής σας
Εάν αποστέλλετε την επιστολή σε έναν εργοδότη ή ένα σχολείο, φροντίστε να ακολουθήσετε την κατάλληλη μορφή επιστολών επιχειρήσεων . Αυτό περιλαμβάνει την καταχώριση των στοιχείων επαφής σας, της ημερομηνίας και των στοιχείων επικοινωνίας του ατόμου που λαμβάνει την επιστολή σας (συνήθως, του διαχειριστή προσλήψεων) στο επάνω μέρος της επιστολής. Επίσης, συμπεριλάβετε τη χειρόγραφη υπογραφή σας στο κάτω μέρος μιας φυσικής επιστολής.
Ωστόσο, εάν στέλνετε μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτήν την επιστολή, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε οποιαδήποτε στοιχεία επικοινωνίας ή την ημερομηνία που βρίσκεται στην κορυφή της επιστολής. Αντ 'αυτού, καταγράψτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας μετά την υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου . Επίσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σαφή, συνοπτική γραμμή θέματος που αναφέρει το όνομα του υποψηφίου, τη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση (εάν ισχύει) και τον σκοπό της επιστολής σας. Για παράδειγμα, μια γραμμή θέματος μπορεί να διαβάσει: "Σύσταση για όνομα επώνυμου - εργασία βοηθού ανθρωπίνων πόρων".
Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο επιστολής αναφοράς
Εάν δεν είστε βέβαιοι για το τι να γράψετε, χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο επιστολής αναφοράς και προσαρμόστε το ώστε να περιλαμβάνει τις πληροφορίες σας. Ένα πρότυπο είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να δείτε πώς να μορφοποιήσετε την επιστολή σας και τι να συμπεριλάβετε στην επιστολή.
Μπορείτε επίσης να προβάλετε παραδείγματα επιστολών αναφοράς για ιδέες σχετικά με το τι να συμπεριλάβετε στη δική σας επιστολή. Ωστόσο, θυμηθείτε να αλλάξετε την επιστολή έτσι ώστε να ισχύει για το συγκεκριμένο πρόσωπο για το οποίο γράφετε το γράμμα για.
Περισσότερα δείγματα: Παραδείγματα επιστολών αναφοράς