Διαφορετικοί τύποι γραμμάτων με παραδείγματα κάθε ενός

by Άλισον Ντόιλ

Χρειάζεται να γράψετε μια επιστολή για επαγγελματικούς ή επαγγελματικούς λόγους; Το περιεχόμενο και η μορφή της επιστολής που γράφετε εξαρτάται από τις περιστάσεις. Μπορεί να χρειαστεί να γράψετε ένα γράμμα ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να υποβάλετε αίτηση για μια εργασία ή να επικοινωνήσετε με έναν πελάτη. Ή ίσως πρέπει να στείλετε μια επιστολή εκτίμησης, μια επιχειρηματική ανακοίνωση ή μια παραίτηση ή επιστολή συνταξιοδότησης.

Διαβάστε παρακάτω για να δείτε μια λίστα τύπων γραμμάτων, καθώς και παραδείγματα για κάθε ένα.

Επίσης, αναθεωρήστε μια λίστα με στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε σε οποιαδήποτε επιστολή ή ηλεκτρονική αλληλογραφία.

Τι να συμπεριλάβετε σε μια επιχειρησιακή επιστολή ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό που συμπεριλαμβάνετε, πώς γράφετε την αλληλογραφία και η μορφή της επιστολής θα διαφέρουν. Ωστόσο, μια βασική επαγγελματική επιστολή θα περιλαμβάνει τα εξής:

Θέμα: Εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλάβετε μια σαφή γραμμή θέματος που εξηγεί με ακρίβεια το σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Για παράδειγμα, μπορεί να διαβάσει, "Θέμα: Συγχαρητήρια για την προώθηση."
Στοιχεία επικοινωνίας: Συμπεριλάβετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας - πλήρες όνομα, διεύθυνση, αριθμό τηλεφώνου και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - έτσι είναι εύκολο για το άτομο που επικοινωνείτε να σας απαντήσει. Σε μια επιστολή, θα συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο επάνω μέρος της σελίδας (στη συνέχεια θα ακολουθήσετε αυτές τις πληροφορίες με την ημερομηνία και τα στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου με τον οποίο γράφετε). Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στην υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, κάτω από το όνομά σας.

Χαιρετισμός: Συμπεριλάβετε ένα χαιρετισμό στην αρχή της επιστολής σας. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το κατάλληλο όνομα και τίτλο για το άτομο.
Μια σύντομη εισαγωγή: Μετά το χαιρετισμό σας, συμπεριλάβετε μια σύντομη εισαγωγή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μια σύντομη, "Ελπίζω ότι είστε καλά", ή κάποια άλλη φιλική εισαγωγική φράση. Στη συνέχεια, καταδύστε δεξιά εξηγώντας γιατί γράφετε.

Ο κύριος σκοπός της επιστολής σας: Το κύριο μέρος της επιστολής σας θα επικεντρωθεί στον σκοπό σας. Κατά τη σύνταξη της επιστολής, να είναι συνοπτική. Δύο ή τρεις παράγραφοι είναι άφθονοι. Η επιστολή σας δεν πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα. Αν πρόκειται για μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να είναι ακόμη μικρότερη. Εάν έχετε περισσότερες πληροφορίες για να μοιραστείτε με τον αναγνώστη, προσφέρετε να το συζητήσετε κατά τη διάρκεια μιας κλήσης ή να δώσετε ένα συνημμένο ή ένα περίβλημα με τις λεπτομέρειες.
Κλείσιμο: Τερματίστε την επιστολή σας με ένα επαγγελματικό κλείσιμο που μεταφέρει τις ευχαριστίες και το σεβασμό σας. Κλείσματα όπως "Ειλικρινά", "Καλύτερα" και "Χαιρετισμοί" λειτουργούν καλά.
Υπογραφή: Εάν στέλνετε ένα έντυπο αντίγραφο της επιστολής, συμπεριλάβετε τη χειρόγραφη υπογραφή σας πάνω από την υπογεγραμμένη υπογραφή σας. Εάν στέλνετε μήνυμα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, συμπεριλάβετε μόνο την υπογεγραμμένη υπογραφή σας .

Πώς να χρησιμοποιήσετε τα παραδείγματα επιστολών

Είναι καλή ιδέα να αναθεωρήσετε παραδείγματα επιστολών και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού γράψετε τη δική σας. Παραδείγματα σάς επιτρέπουν να δείτε τι είδους περιεχόμενο θα πρέπει να συμπεριλάβετε στην επιστολή σας. Μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν με τη διάταξη και τη μορφή της επιστολής σας.

Ενώ τα παραδείγματα, τα πρότυπα και οι οδηγίες είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης για την επιστολή σας, πρέπει πάντα να είστε ευέλικτοι. Φροντίστε να αφιερώσετε χρόνο για να προσαρμόσετε την επιστολή σας, τη σημείωση ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να αντικατοπτρίζει το συγκεκριμένο λόγο για τον οποίο γράφετε.

Τύποι γραμμάτων με δείγματα

Ανατρέξτε σε αυτόν τον κατάλογο διαφόρων τύπων επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με παραδείγματα εκάστου, συμπεριλαμβανομένων των επιστολών εκτίμησης, των συνοδευτικών επιστολών, των επιστολών για τις θέσεις εργασίας, των επιστολών υπαλλήλων, των επιστολών αναφοράς και παραπομπής, των ευχαριστιών σας, των επιστολών κ.λπ.

Χρησιμοποιήστε τα δείγματα ως σημείο εκκίνησης για τα δικά σας γράμματα, κατόπιν προσαρμόστε τις επιστολές σας ώστε να ταιριάζουν στις προσωπικές και επαγγελματικές σας συνθήκες και τους λόγους για τους οποίους γράφετε. Ακολουθεί μια λίστα γραμμάτων με πολλά παραδείγματα και πρότυπα για κάθε τύπο επιστολής.

Επιστολές των επιχειρήσεων

Εγγράφων Εργαζομένων