Η επιλογή που επιλέγετε εξαρτάται από το άτομο με το οποίο επικοινωνείτε και τον σκοπό της αλληλογραφίας σας. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πιο γρήγορο και ευκολότερο, αλλά κάποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν ανοίγουν ποτέ και, ανάλογα με το ποιος γράφετε και γιατί γράφετε, ίσως χρειαστεί να στείλετε μια επιστολή που γράψατε και υπογράψατε ή να την ανεβάσετε ηλεκτρονικά.
Επαγγελματικές επιστολές και οδηγίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ανεξάρτητα από το πώς επικοινωνείτε, καλά γράφονται επιστολές περιλαμβάνουν διάφορες ενότητες, αυτό που θα συμπεριλάβετε σε κάθε ενότητα και πώς διαμορφώνεται το έγγραφο θα εξαρτηθεί από το εάν στέλνετε μια πληκτρολογημένη επιστολή ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ακολουθούν οδηγίες για τη σύνταξη επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου γραφής, μορφοποίησης και διόρθωσης των επιστολών σας, με παραδείγματα διαφόρων τύπων επιχειρηματικών επιστολών.
Τι να συμπεριλάβετε σε μια επιστολή ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αυτός ο οδηγός για τη σύνταξη επιστολών περιλαμβάνει τα στοιχεία που πρέπει να αναγράφονται σε κάθε τμήμα της επιστολής, τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε και να υπογράψετε τις πληκτρολογούμενες και ηλεκτρονικές επικοινωνίες, τις μορφές επιστολών και τις διατάξεις, καθώς και παραδείγματα και πρότυπα.
Τμήματα επιστολής
- Στοιχεία επικοινωνίας
- Χαιρετισμός (χαιρετισμός)
- Σώμα της επιστολής
- Κλείσιμο
- Υπογραφή
Στοιχεία επικοινωνίας
Ο τρόπος με τον οποίο συμπεριλαμβάνετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα είναι διαφορετικός με βάση τον τρόπο με τον οποίο στέλνετε την επιστολή σας. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα βρίσκονται στο τέλος του μηνύματος αντί του επάνω μέρους της σελίδας.
Εδώ είναι τι να συμπεριλάβετε και δείγματα τόσο για δακτυλογραφημένα γράμματα όσο και για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Παραδείγματα εξομοίωσης
Ο χαιρετισμός είναι το τμήμα χαιρετισμού της επιστολής σας. Ακολουθεί μια λίστα με παραδείγματα ευχετήριων γραμμάτων που λειτουργούν καλά για επαγγελματική αλληλογραφία.
Σώμα της επιστολής
Το σώμα της επιστολής σας θα περιλαμβάνει αρκετές παραγράφους.
Η πρώτη παράγραφος πρέπει να περιλαμβάνει μια εισαγωγή και μια σύντομη επεξήγηση του λόγου για τον οποίο γράφετε. Η δεύτερη παράγραφος (και οι επόμενες παράγραφοι) πρέπει να εξηγούν περαιτέρω τους λόγους για τους οποίους γράφετε. Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει είτε να ζητήσει ενέργεια από τον αναγνώστη, εάν ζητάτε κάτι, είτε να δηλώσετε πώς θα ακολουθήσετε.
Βεβαιωθείτε ότι ο σκοπός της επιστολής σας είναι σαφής. Ο αναγνώστης θα πρέπει να γνωρίζει τι ζητάτε και πώς μπορούν να σας βοηθήσουν. Ή, εάν προσφέρετε υπηρεσίες ή βοήθεια, τι μπορείτε να παρέχετε στον αναγνώστη.
Κλείσιμο
Μια επιστολή είναι κλειστή με έναν όρο όπως "Καλώς ήλθατε" ή "Με ειλικρίνεια", που ακολουθείται από ένα κόμμα, στη συνέχεια την υπογραφή σας εάν στέλνετε μια πληκτρολογημένη επιστολή. Αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε το όνομά σας μετά το κλείσιμο. Ακολουθεί ένας κατάλογος με παραδείγματα κλεισίματος επιστολών που είναι κατάλληλα για την αλληλογραφία που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις και την απασχόληση.
Υπογραφή
Το τελευταίο άγγιγμα της επιστολής σας είναι η υπογραφή σας, η οποία, σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Πώς να αντιμετωπίσετε μια επιστολή
Είναι σημαντικό να απευθυνθείτε στο άτομο που γράφετε επίσημα, εκτός και αν τα γνωρίζετε πολύ καλά. Δείτε πώς μπορείτε να απευθύνετε μια επιστολή που περιλαμβάνει γενικές πληροφορίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν δεν έχετε πρόσωπο επαφής στην εταιρεία.
Διαμόρφωση της αλληλογραφίας σας
Τώρα που έχετε όλες τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε, ανατρέξτε στην τυποποιημένη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για επιστολές και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
Οδηγίες γραπτής γραφής
Το επόμενο βήμα είναι να γυαλίσετε την επιστολή σας, οπότε υπάρχει αρκετός χώρος μεταξύ των παραγράφων και του επάνω και του κάτω μέρους της σελίδας. Θα θέλετε επίσης να επιλέξετε ένα αναγνώσιμο, επαγγελματικό στυλ και μέγεθος γραμματοσειράς. Αυτό που λέτε θα εξαρτηθεί από το λόγο που γράφετε, οπότε φροντίστε να προσαρμόσετε την επιστολή σας ώστε να ταιριάζει με την προσωπική και επαγγελματική σας κατάσταση.
Ακολουθούν οι οδηγίες βήμα προς βήμα για τη σύνταξη διαφόρων τύπων γραμμάτων, συμπεριλαμβανομένων των περιθωρίων σελίδας, των γραμματοσειρών, των αποστάσεων και των λεπτομερειών του τι πρέπει να συμπεριλάβετε, μαζί με παραδείγματα καθεμιάς από αυτές.
- Πώς να γράψετε ένα επιχειρηματικό γράμμα
- Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή
- Πώς να γράψετε μια επιστολή Εργασίας Εργασίας
- Πώς να γράψετε μια επιστολή αναφοράς
- Πώς να γράψετε ένα γράμμα παραίτησης
- Πώς να γράψετε μια επιστολή ευχαριστιών
- Οδηγίες Μήνυμα και πρόσκληση LinkedIn
- Επαγγελματικές οδηγίες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Παραδείγματα και πρότυπα
Η χρήση ενός προτύπου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεκινήσετε τη δική σας επιστολή ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή αρχίζετε με τη βασική μορφή στη θέση του. Απλά συμπληρώστε τις πληροφορίες σας στην κατάλληλη ενότητα της επιστολής.
Η εξέταση των παραδειγμάτων είναι επίσης χρήσιμη, διότι θα λάβετε ιδέες για το τι να πείτε στη δική σας αλληλογραφία.
Δείγματα επιστολών
Δείγματα επιστολών που περιλαμβάνουν επιστολές επιχειρήσεων, επιστολές συνοδευτικών επιστολών, συνεντεύξεις ευχαριστώ επιστολές, επιστολές παρακολούθησης, αποδοχή εργασίας και επιστολές απόρριψης, επιστολές παραίτησης, επιστολές εκτίμησης, επιστολές επιχειρήσεων και άλλα δείγματα επιστολών και πρότυπα.
Παραδείγματα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Παραδείγματα μηνυμάτων για την απασχόληση, την αναζήτηση εργασίας και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επιχειρήσεων, καθώς και πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μορφοποιημένα παραδείγματα μηνυμάτων και γραμμή θέματος, χαιρετισμούς και παραδείγματα υπογραφής.
Έλεγχος ορθογραφίας και ορθογραφίας
Τέλος, προτού εκτυπώσετε ή ανεβάσετε την επιστολή σας ή στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τον ορθογραφικό έλεγχο, τον έλεγχο γραμματικής και διορθώστε το. Μια συμβουλή για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν λάθη είναι να το διαβάσετε δυνατά. Μπορεί να παρατηρήσετε λάθη που δεν έχετε πιάσει την αναθεώρησή του αναζητώντας.
Σχετικά άρθρα: Χαιρετισμοί και χαιρετισμούς επιστολών