Το ίδιο ισχύει και για την επίσημη επιχειρησιακή αλληλογραφία από τη στιγμή που εργάζεστε. Διευθύνετε τις επιστολές σας με τον σωστό τρόπο και ποτέ δεν θα πρέπει να ανησυχείτε ότι ξεκινάτε την αλληλεπίδραση με λάθος πόδι, προτού ο παραλήπτης πάρει ακόμα την ευκαιρία να διαβάσει το μήνυμά σας.
Πρώτα απ 'όλα, γνωρίζετε ότι όταν γράφετε μια επιστολή ή αποστέλλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επαγγελματικούς ή επαγγελματικούς σκοπούς, είναι σημαντικό να απευθυνθείτε στο άτομο που γράφετε επίσημα, εκτός αν τα γνωρίζετε εξαιρετικά καλά. Εάν δεν είστε βέβαιοι όταν αποφασίζετε μεταξύ μιας επίσημης και μιας περιστασιακής (επωνυμίας) διεύθυνσης, σφάλμα από την πλευρά της ασφάλειας και χρησιμοποιήστε την επίσημη ονομασία.
Πώς να απευθύνετε μια επίσημη επιστολή: Κύριε, Δρ, κα, ή κα.
Ο κατάλληλος τίτλος για το γράψιμο σε ένα αρσενικό είναι ο κ. Για ένα θηλυκό, χρησιμοποιήστε την κυρία κα είναι πιο επαγγελματική από την κα. Ακόμα κι αν γνωρίζετε το πρόσωπο στο οποίο γράφετε είναι παντρεμένο. Για έναν γιατρό ή κάποιον με PhD, χρησιμοποιήστε το Dr. Alternatively, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το "Professor" εάν γράφετε σε ένα πανεπιστημιακό ή κολέγιο μέλος ΔΕΠ.
Εάν δεν γνωρίζετε την ταυτότητα φύλου του προσώπου στο οποίο απευθυνθείτε, χρησιμοποιήστε ένα χαιρετισμό ουδέτερο για το φύλο και απλά συμπεριλάβετε το όνομα και το επώνυμό του, π.χ. "Αγαπητέ Τριστάν Ντόλαν". Παρακάτω παρατίθεται ένας κατάλογος με παραδείγματα ευχετήριων γραμμάτων που είναι κατάλληλα για την αλληλογραφία των επιχειρήσεων και της απασχόλησης.
Παραδείγματα ευχετήριας επιστολής
- Αγαπητέ κύριε Σμιθ
- Αγαπητέ κ. Τζόουνς
- Αγαπητέ κα Markham
- Αγαπητέ Kiley Doe
- Αγαπητέ Δρ Haven
- Αγαπητέ καθηγητή Jones
Ακολουθήστε τον χαιρετισμό με ένα τελεία ή κόμμα, ένα κενό και στη συνέχεια ξεκινήστε την πρώτη παράγραφο της επιστολής σας.
Για παράδειγμα:
Αγαπητέ κύριε Σμιθ:
Πρώτο εδάφιο της επιστολής.
Εύρεση ενός ατόμου επαφής
Δεν χρειάζεται απολύτως να γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο απευθυνθείτε - και θα φτάσουμε σε αυτή την κατάσταση σε μια στιγμή - αλλά δεν βλάπτει, ειδικά αν προσπαθείτε να πετύχετε μια συνέντευξη εργασίας. Μερικές φορές οι εργοδότες δεν παρέχουν ένα όνομα επικοινωνίας σε μια διαφήμιση θέσεων εργασίας. Εάν αφιερώσετε χρόνο για να ανακαλύψετε ποια είναι η επαφή σας, αυτό δείχνει προσωπική πρωτοβουλία και προσοχή στη λεπτομέρεια που θα σας μιλήσει καλά όταν επανεξετάζεται το βιογραφικό σας σημείωμα.
Ο καλύτερος τρόπος για να βρείτε το όνομα μιας επαφής στην εταιρεία είναι να ρωτήσετε. Εάν συνδέετε το δρόμο σας σε μια θέση, αυτό είναι πολύ εύκολο - σημειώστε μόνο για να ρωτήσετε τον φίλο ή τον συνάδελφό σας για το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του καλύτερου προσώπου για να μιλήσετε. Αποκλείοντας αυτό, καλέστε τον κύριο αριθμό της εταιρείας και ρωτήστε τον ρεσεψιονίστ για το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του διευθυντή ανθρώπινων πόρων (HR) που είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη (ή του επικεφαλής αυτού του τμήματος κ.λπ.).
Εάν καμία από αυτές τις μεθόδους δεν λειτουργεί, μπορείτε συχνά να αποκαλύψετε τις πληροφορίες που αναζητάτε κάνοντας ένα μικρό internet chat. Ξεκινήστε από την ιστοσελίδα της εταιρείας και ανατρέξτε στο εγκεκριμένο προσωπικό. Θα βλέπετε συχνά μια επαφή με το προσωπικό.
Αν αυτό δεν αποφέρει αποτελέσματα, ήρθε η ώρα να χτυπήσετε το LinkedIn και να κάνετε μια σύνθετη αναζήτηση για τίτλους εργασίας και ονόματα εταιρειών. Στη διαδικασία, ίσως βρείτε ακόμη μια άλλη σύνδεση με το πρόσωπο που ψάχνετε - ποτέ δεν είναι κακό, όταν προσπαθείτε να πάρετε έναν άνθρωπο να εξετάσει το βιογραφικό σας.
Όταν δεν έχετε πρόσωπο επαφής
Εάν δεν έχετε πρόσωπο επαφής στην εταιρεία, είτε αφήστε το χαιρετισμό από τη συνοδευτική επιστολή σας και ξεκινήστε με την πρώτη παράγραφο της επιστολής σας είτε χρησιμοποιήστε ένα γενικό χαιρετισμό .
Γενικά χαιρετισμούς
- Προς κάθε ενδιαφερόμενο
- Αγαπητέ διευθυντή προσλήψεων
- Αγαπητοί διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού
- Αγαπητέ κύριε ή κυρία
Για παράδειγμα:
Προς κάθε ενδιαφερόμενο:
Πρώτο εδάφιο της επιστολής.